Jak zawiązać i prowadzić spółkę jawną

Prowadzenie księgowości w takiej spółce może być prostsze i tańsze niż w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka jawna jest przedsiębiorcą, choć nie ma osobowości prawnej, tak jak spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjna). Posiada jednak podmiotowość prawną. Oznacza to, że sama jest podmiotem praw i obowiązków, a nie jej wspólnicy, jak w wypadku spółki cywilnej. To ona jest np. właścicielką nieruchomości i maszyn, ona może pozywać lub być pozywaną.

Działalność prowadzona przez spółkę jawną może być wszelkiego rodzaju (np. handlowa, usługowa, wytwórcza), byle nie była sprzeczna z prawem. Majątek spółki to wszelkie mienie wniesione jako wkład lub nabyte przez sp.j. w czasie jej istnienia.

Umowa spółki jawnej powinna być zawarta na piśmie. I to pod rygorem nieważności. Oznacza to, że gdyby wspólnicy umówili się jedynie ustnie, że będą razem prowadzili przedsiębiorstwo i nawet określili między sobą parametry tej współpracy, np. związane z podziałem zysku ze wspólnego przedsięwzięcia, to zawarliby w najlepszym razie umowę spółki cywilnej, która nie musi być zawiązana w określonej prawem formie. Niemniej i w jej przypadku w razie braku pisma nie można byłoby dowodzić przy pomocy świadków faktu jej istnienia.

Przy spisywaniu umowy spółki jawnej w zasadzie nie ma sensu powtarzania treści przepisów kodeksu spółek handlowych, które i tak muszą wiązać wspólników dlatego, że zostały przez ustawodawcę pomyślane jako bezwzględnie obowiązujące (np. że wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem, solidarnie z pozostałymi i ze spółką, chociaż subsydiarnie). Wystarcza zapisanie postanowień wynikających z tych przepisów, które z wyboru umawiających się stron mają być dla nich wiążące (wystarczy napisać, że problem zostanie rozwiązany w spółce tak, jak stanowi k.s.h.). Niemniej doświadczenie uczy, że jeśli strony umowy chcą coś podkreślić lub wyartykułować na tyle jasno, by w czasie działania spółki nikt (wspólnicy przeważnie nie są prawnikami) nie miał wątpliwości, jak rzecz ma funkcjonować, to warto zapisać nawet takie oczywistości, wynikające z mocy samego prawa, jak to, że ewentualne zmiany pisemnej umowy muszą być dokonywane pod rygorem nieważności na piśmie.

Umowa minimum spółki jawnej powinna zawierać m.in. firmę, czyli jej nazwę. Ta zaś ma zawierać nazwiska lub firmy wszystkich wspólników albo nazwisko względnie firmę jednego czy kilku wspólników, a także dodatkowe oznaczenie "spółka jawna". Dodatki fantazyjne - Józef Igrekowski Piekarnia Bochenek spółka jawna - nie są konieczne, choć możliwe (czasem dobrze informują, czym zajmuje się przedsiębiorstwo spółki). Warto też zapisać, że w obrocie dopuszczalne będzie używanie skrótu "sp. j.". Poza tym umowa spółki musi określać siedzibę spółki. Tu praktycznie jest wpisać miejscowość, w której przedsiębiorca będzie działał, ponieważ określenie adresu powodowałoby konieczność zmiany umowy spółki w razie każdej przeprowadzki. Niezbędne jest natomiast dokładne określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość (np. prawo użytkowania maszyn i know-how, co stanowi równowartość stu tysięcy złotych). Nie wolno też pominąć przedmiotu działalności spółki, który można sprecyzować, używając symboli Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ani czasu jej trwania, o ile jest oznaczony. I nawet jeśli umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony, to także warto dla rozwiania wszelkich wątpliwości o tym wspomnieć. Można również zapisać wiele innych postanowień, które nie kłócą się z uregulowaniem spółki jawnej w k.s.h., ale nie są obowiązkowe - np. dotyczących podziału i wypłaty zysku z końcem każdego roku obrachunkowego, dotyczące prawa wspólnika do corocznego żądania odsetek od jego udziału kapitałowego (może to być nawet 5 proc., i to także wtedy, kiedy spółka poniosłaby stratę). Niemniej należy pamiętać, że każde tego rodzaju postanowienie będzie odbijało się na sytuacji przedsiębiorstwa, a zmiana umowy spółki w trakcie jej funkcjonowania nie zawsze jest łatwa, gdy zaczną się różnicować interesy wspólników i może okazać się, że łatwiej jest rozwiązać spółkę, niż zmienić zasady jej działania.

Spółka jawna - jak wszystkie spółki handlowe - musi być zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców, który jest częścią Krajowego Rejestru Sądowego, w wydziale gospodarczym sądu rejonowego właściwego miejscowo dla tworzonej firmy. Warto przy tym pamiętać, że ten rodzaj spółek powstaje z chwilą wpisania ich do rejestru. To zaś oznacza, że dopiero od tego momentu rozpoczyna się byt prawny (podmiotowość prawna) spółki jawnej. Wcześniej (po zawiązaniu spółki, czyli po podpisaniu umowy, ale przed wpisaniem jej do rejestru) za przyszłą spółkę działają wspólnicy. I oni też za zobowiązania wynikające z tej aktywności odpowiadają solidarnie, całymi swoimi majątkami.

Co więcej - każdy wspólnik ma prawo i obowiązek zgłoszenia spółki do rejestru, niemniej nie jest konieczne, by zgłoszenia dokonywali wszyscy razem. Jeżeli spółkę zgłasza jeden albo niektórzy wspólnicy, pozostali mają obowiązek współdziałania. Polega to m.in. na konieczności sprawnego przygotowania poświadczonych przez notariusza podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki, uzgodnieniu danych (np. adresu spółki), które nie zostały przewidziane w umowie, a także na poniesieniu kosztów rejestracji, skoro spółka jeszcze nie ma własnego majątku.

Zgłoszenie do KRS powinno zawierać firmę, siedzibę i adres spółki, przedmiot jej działalności, nazwiska i imiona albo firmy, czyli nazwy wspólników (jeżeli niektórzy są osobami fizycznymi a inni przedsiębiorcami, np. innymi spółkami) oraz adresy wspólników lub ich adresy do doręczeń. Poza tym należy podać nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki, i określić sposób jej reprezentacji.

Trzeba także mieć na uwadze, że wszelkie ewentualne zmiany, które wspólnicy zapisaliby po zarejestrowaniu spółki w aneksach do umowy spółki, które wiązałyby się ze zmianą danych uwidocznionych w KRS, także powinny zostać zgłoszone sądowi.

Do zgłoszenia należy dołączyć złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki.

Każdy ze wspólników, a nawet ich małżonkowie, mogą też żądać wpisania do rejestru wzmianki o umowie dotyczącej stosunków majątkowych między małżonkami. Ma to o tyle znaczenie, że w razie podpisania przed notariuszem intercyzy znoszącej majątkową wspólność ustawową wierzyciel spółki, a więc i małżonka- wspólnika sp.j. nie może nawet myśleć o zaspokojeniu się, powiedzmy z domu, w którym mieszka rodzina prowadzącego działalność w spółce, jeżeli należy on odpowiednio długo do majątku żony lub męża dłużnika. I w razie uwidocznienia wzmianki o umowie oraz o jej rodzaju w KRS wierzyciel nie może zasłaniać się nieznajomością rzeczy. Rejestr (prowadzony w systemie informatycznym) jest bowiem jawny. Oznacza to, że każdy ma prawo dostępu do zamieszczanych w nim informacji za pośrednictwem centralnej informacji. Każdemu wolno też uzyskać z rejestru (również drogą elektroniczną) poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje.

Wniosek o wpis spółki do rejestru wspólnicy składają na urzędowym formularzu KRS-W1. Muszą go wypełnić poprawnie, czytelnie i zgodnie z umową spółki. Dołączają do niego formularze załączników: KRS-WB określający dane wspólników, KRS-WM klasyfikujący przedmiot działalności spółki i KRS-WK wskazujący wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki. Czasem niezbędne są dodatkowe formularze, związane np. z utworzeniem oddziałów spółki (KRS-WA) czy z powołaniem prokurentów (KRS-WL). Zawsze jednak wspólnicy muszą - i to bez wezwania przez sąd rejestrowy - dołączyć do wniosku o rejestrację dowód uiszczenia opłaty sądowej w kwocie 750 zł i dowód opłaty 500 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wraz z formularzami należy też przekazać sądowi egzemplarz umowy spółki (w oryginale), nazwiska i imiona albo nazwy wspólników oraz adresy (choćby dla doręczeń) i poświadczone urzędowo wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki oraz dokument potwierdzający prawo do korzystania z lokalu lub nieruchomości, gdzie ma być prowadzone przedsiębiorstwo spółki.

Co roku wspólnicy będą też składać formularze KRS-ZN towarzyszące sprawozdaniom finansowym i innym dokumentom. Formularze można znaleźć w formie papierowej w siedzibach sądów rejestrowych i w wersji elektronicznej na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości www.ms.gov.pl (do zgłoszenia wolno bowiem użyć także wydruku lub kserokopii urzędowego formularza). Możliwe jest również złożenie dokumentów drogą elektroniczną, ale pod warunkiem że wniosek zostanie opatrzony podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Wniosek nieprawidłowo wypełniony sąd zwraca. Wspólnikom wolno go ponownie złożyć w ciągu 7 dni od doręczenia zarządzenia o zwrocie. I jeśli wówczas nie będzie miał braków, to wywoła skutek od daty pierwszego złożenia.

Z uwagi na obowiązywanie regulacji dotyczących tzw. jednego okienka razem z wnioskiem o wpis do KRS wspólnicy sp. j. powinni złożyć na osobnych formularzach wnioski o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, czyli o nadanie numeru statystycznego REGON, i o zgłoszenie płatnika składek do ZUS oraz zgłoszenie identyfikacyjne NIP wraz ze wskazaniem naczelnika właściwego urzędu skarbowego. W ciągu 3 dni roboczych sąd rejestrowy przesyła z urzędu te wnioski i zgłoszenia do urzędu statystycznego województwa, w którym przedsiębiorca ma mieć siedzibę, i do wskazanego naczelnika US. Dołącza do nich odpis postanowienia o wpisie i zaświadczenie o dokonaniu wpisu spółki do KRS. I kiedy uzyska z urzędu skarbowego informację o nadaniu spółce NIP, to przesyła zgłoszenie tegoż płatnika składek do właściwej jednostki terenowej ZUS. Dlatego wspólnicy nie muszą sporządzać dodatkowych wniosków do sądu, by ten przesłał dokumenty dalej. Sąd przesyła również do US odpis umowy spółki i potwierdzenie prawa do korzystania z lokalu lub nieruchomości, gdzie ma być prowadzona działalność, a także inne dokumenty złożone wraz z wnioskiem o wpis. Jeśli natomiast wspólnicy złożyliby wniosek do sądu rejestrowego w formie elektronicznej, to mogą bez pośrednictwa wysłać też stosowne pisma do GUS, ZUS i US.

Wniosek o zarejestrowanie spółki sąd powinien rozpoznać w ciągu 7 dni. Gdyby to jednak wymagało, powiedzmy, słuchania uczestników postępowania, ma na dokonanie wpisu nawet miesiąc.

Przy wszystkich swoich zaletach spółka jawna nie najlepiej chroni wspólników przed odpowiedzialnością za zobowiązania tego rodzaju firmy. Każdy jej wspólnik odpowiada bowiem całym swoim majątkiem, solidarnie z pozostałymi udziałowcami i ze spółką. Jest to jednak odpowiedzialność subsydiarna, co teoretycznie stanowi niewielkie ograniczenie możliwości wierzyciela. Istotą owej subsydiarności jest możliwość prowadzenia przez wierzyciela egzekucji z majątku wspólnika dopiero wtedy, kiedy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Nie ma jednak jednocześnie przeszkód do wniesienia powództwa przeciwko wspólnikowi zanim egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Jest więc to w praktyce ochrona iluzoryczna. Z orzecznictwa wynika przy tym, że nawet kiedy pozew został wniesiony wyłącznie przeciwko spółce, nie jest konieczne wytaczanie osobnego procesu przeciwko wspólnikom, ponieważ kodeks postępowania cywilnego pozwala na nadanie klauzuli wykonalności przeciwko wspólnikom spółki jawnej, choćby tytuł egzekucyjny był wystawiony wyłącznie przeciwko spółce. I choć zasadą jest, że wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki powstałe wtedy, gdy byli już wspólnikami, to jednak osoba przystępująca do spółki odpowiada za jej zobowiązania sprzed tej daty. Wspólnicy zaś, którzy przyjmą do swego grona jednoosobowego przedsiębiorcę wnoszącego do spółki przedsiębiorstwo, odpowiadają również za zobowiązania powstałe przy prowadzeniu tejże firmy przed utworzeniem spółki jawnej w nowym składzie. Odpowiedzialność ta jest jednak ograniczona do wartości przedsiębiorstwa-wkładu, którą oblicza się na moment wniesienia do spółki, ale według cen z daty zaspokojenia wierzyciela co zazwyczaj następuje kilka miesięcy lub nawet lat później.

Warto także pamiętać, że choć wspólnicy mogą dość swobodnie kształtować stosunki między sobą, to jednak postanowienia umowy (zarówno umowy spółki, jak i kontraktów późniejszych), które byłyby sprzeczne z zasadą subsydiarnej odpowiedzialności wspólników, zmieniałyby zasadę odpowiedzialności nowego wspólnika za stare zobowiązania spółki albo modyfikowały odpowiedzialność spółki za zobowiązania zaciągnięte przez przedsiębiorstwo wniesione aportem przez jednoosobowego przedsiębiorcę, nie wywierają skutków wobec osób trzecich. Wspólnik pozwany z tytułu odpowiedzialności za zobowiązania spółki może natomiast przedstawić wierzycielowi zarzuty przysługujące spółce wobec wierzyciela. Co więcej, jeżeli zarzut wymaga złożenia oświadczenia woli przez spółkę po to, by możliwe było np. potrącenie, wspólnik może odmówić zaspokojenia wierzyciela dopóki spółka nie złoży takiego oświadczenia. Natomiast w czasie trwania spółki wspólnik nie może żądać od dłużnika zapłaty przypadającego na niego udziału w wierzytelności spółki.

Każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę jawną. Dotyczy to wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. I w zasadzie nie można ograniczyć tego prawa ze skutkiem wobec osób trzecich. Niemniej umowa spółki może przewidywać, że wspólnik będzie pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że będzie mógł reprezentować ją tylko łącznie z innym wspólnikiem lub z prokurentem (specjalnie ustanowionym pełnomocnikiem handlowym przedsiębiorcy). Pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów, na mocy prawomocnego orzeczenia sądu.

Nie można także powierzyć prowadzenia spraw spółki osobom trzecim z wyłączeniem wspólników. Jest to skutek tego, że spółki osobowe nie mają organów (np. zarządu, jak spółki kapitałowe) i ich działanie opiera się na wzajemnym zaufaniu i osobistym zaangażowaniu wspólników, którzy prowadząc przedsiębiorstwo, ryzykują wszystkim, co stanowi ich własność. Z tych samych powodów nie wolno ograniczyć prawa wspólnika do osobistego zasięgania informacji o stanie majątku i interesów spółki ani odebrać w umowie któremukolwiek wspólnikowi prawa do osobistego przeglądania ksiąg czy dokumentów spółki. Jeżeli jednak wspólnicy nie umówią się inaczej, prowadzenie spraw spółki może być powierzone jednemu lub kilku wspólnikom (i to zarówno na mocy umowy spółki, jak i na podstawie późniejszej uchwały wspólników). Wówczas pozostali wspólnicy są wyłączeni od prowadzenia spraw spółki. I jeśli prowadzenie spraw spółki powierzono kilku wspólnikom, to do prowadzenia przez nich spraw spółki stosuje się przepisy dotyczące prowadzenia spółki przez wszystkich wspólników. Oznacza to np., że uchwałę wszystkich wspólników zastępuje uchwała wspólników prowadzących sprawy spółki. I jeśli w sprawach nieprzekraczających zwykłych czynności spółki wymagana jest uchwała wspólników, to konieczna jest jednomyślność wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki.

Warto też od początku jasno postawić problem działalności konkurencyjnej. Można więc zapisać już w umowie spółki chociażby tyle, że każdy wspólnik nie ma prawa prowadzić działalności sprzecznej z interesami zawiązywanej spółki. Nie wolno mu więc - bez wyraźnej albo domniemanej zgody pozostałych udziałowców - zajmować się interesami konkurencyjnymi. W szczególności nie powinien uczestniczyć w spółce konkurencyjnej ani w roli wspólnika, ani członka jej organu. Gdyby natomiast dopuścił się takiego działania, to każdy inny wspólnik jego macierzystej spółki jawnej może żądać wydania tej spółce korzyści, jakie osiągnął nielojalny wspólnik, lub wolno członkom poszkodowanej spółki domagać się naprawienia wyrządzonej jej szkody.

@RY1@i02/2010/227/i02.2010.227.210.0004.101.jpg@RY2@

Wzór

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.).

Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.).