Jakich procedur trzeba dopełnić, by zarejestrować spółkę jawną

Spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, w wydziale gospodarczym sądu rejonowego właściwego miejscowo dla tworzonej firmy. Po zawiązaniu spółki, czyli po podpisaniu umowy, ale przed wpisaniem jej do rejestru, za przyszłego przedsiębiorcę działają wspólnicy. Za zobowiązania wynikające z tej aktywności odpowiadają oni solidarnie, całymi swoimi majątkami.

Spółka jawna nie ma osobowości prawnej jak spółki kapitałowe (sp. z o.o. i akcyjna), posiada natomiast podmiotowość prawną. Znaczy to, że ona sama, a nie wspólnicy, jest podmiotem praw i obowiązków. Może być właścicielką technologii, znaków towarowych, maszyn czy nieruchomości. Wolno jej być powódką i pozwaną.

Da się w tej formie prowadzić wszelką działalność handlową, usługową i wytwórczą, byle nie była sprzeczna z prawem. Majątek spółki stanowią wkłady wspólników i rzeczy oraz prawa nabyte przez spółkę w czasie jej trwania.

Zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie spółek handlowych - umowa spółki jawnej musi być pod rygorem nieważności zawarta na piśmie. Gdyby zaś - co się zdarza - wspólnicy umówili się najpierw tylko ustnie i nawet określili między sobą zasady tej współpracy (np. związane z podziałem zysku ze wspólnego przedsięwzięcia), to do czasu spisania umowy spółki jawnej i wpisania jej do rejestru przedsiębiorców można mówić w najlepszym razie o wiążącej ich umowie spółki cywilnej.

Przy spisywaniu umowy spółki jawnej w zasadzie nie ma sensu powtarzać treści przepisów k.s.h., które i tak wiążą dlatego, że zostały przez ustawodawcę pomyślane jako bezwzględnie obowiązujące (np. że wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem, solidarnie z pozostałymi i ze spółką, chociaż subsydiarnie). Wystarcza zapisanie postanowień, które mają w szczególny sposób wiązać strony z ich wyboru. Niemniej doświadczenie uczy, że jeśli strony umowy chcą coś podkreślić, by w czasie działania spółki nikt nie miał wątpliwości, jak ma funkcjonować, to warto zapisać nawet takie oczywistości, wynikające z mocy samego prawa, jak to, że ewentualne zmiany pisemnej umowy muszą być dokonywane pod rygorem nieważności na piśmie.

Umowa spółki jawnej powinna zawierać m.in. firmę, czyli jej nazwę. Ta musi zawierać nazwiska lub firmy wszystkich wspólników albo nazwisko, względnie firmę jednego czy kilku wspólników, a także dodatkowe oznaczenie "spółka jawna". Dodatki fantazyjne - np. Józef Omega zakład pogrzebowy Znicz spółka jawna - nie są konieczne, choć możliwe (czasem dobrze informują, czym zajmuje się przedsiębiorstwo spółki). Warto też zapisać, że w obrocie dopuszczalne będzie używanie skrótu "sp. j.". Poza tym umowa spółki musi określać siedzibę przedsiębiorcy. Tu praktycznie jest wpisać tylko miejscowość. Określenie adresu powodowałoby bowiem konieczność zmiany umowy spółki przy każdej przeprowadzce. Niezbędne jest natomiast dokładne określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość (np. prawo użytkowania maszyn oraz know-how o wartości dwustu tysięcy złotych).

Nie wolno również pominąć w umowie przedmiotu działalności, który można sprecyzować, używając symboli Polskiej Klasyfikacji Działalności ani czasu jej trwania, o ile jest oznaczony. I nawet jeśli umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony, to także warto dla rozwiania wszelkich wątpliwości o tym wspomnieć. Można również zapisać wiele innych postanowień, które nie kłócą się z uregulowaniem spółki jawnej w k.s.h., ale nie są obowiązkowe. Bywa to ważne, jeżeli wspólnicy przewidują, że niezapisana zasada budziłaby spory. Może to dotyczyć podziału i wypłaty zysku z końcem każdego roku obrachunkowego, prawa wspólnika do corocznego żądania odsetek od jego udziału kapitałowego (może to być nawet 5 proc., i to także wtedy, kiedy spółka poniosłaby stratę). Warto jednak pamiętać, że każde tego rodzaju postanowienie odbija się na sytuacji przedsiębiorstwa, a zmiana umowy spółki w trakcie jej funkcjonowania nie zawsze jest łatwa. Wówczas zaczną się bowiem różnicować interesy wspólników i może okazać się, że łatwiej jest rozwiązać spółkę niż zmienić zasady jej działania.

Prawo i obowiązek zgłoszenia spółki do rejestru ma każdy wspólnik. Może więc to uczynić jeden spośród nich lub kilku. Pozostali mają obowiązek współdziałania. Polega to m.in. na konieczności sprawnego przygotowania poświadczonych przez notariusza podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki, uzgodnieniu danych (np. adresu spółki), które nie zostały przewidziane w umowie, a także na poniesieniu kosztów rejestracji, skoro spółka jeszcze nie ma własnego majątku.

Zgłoszenie do KRS powinno zawierać firmę, siedzibę i adres spółki, przedmiot jej działalności, nazwiska i imiona albo firmy, czyli nazwy wspólników (jeżeli niektórzy są osobami fizycznymi, a inni przedsiębiorcami, czyli np. innymi spółkami) oraz adresy wspólników lub ich adresy do doręczeń. Poza tym należy podać nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki. Trzeba przy tym określić sposób jej reprezentacji. Warto przy tym pamiętać, że wszelkie zmiany, które wspólnicy zechcą zapisać po zarejestrowaniu spółki w aneksach do umowy spółki, które wiązałyby się ze zmianą danych uwidocznionych w KRS, także będą musiały zostać zgłoszone sądowi. Kosztuje to 250 zł.

Do zgłoszenia należy dołączyć złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki.

Każdy ze wspólników, a nawet ich małżonkowie, mogą też żądać wpisania do rejestru wzmianki o małżeńskiej umowie majątkowej. Ma to takie znaczenie, że w razie podpisania przed notariuszem intercyzy znoszącej majątkową wspólność ustawową i ujawnienia jej w KRS wierzyciel spółki, a więc i małżonka - wspólnika spółki jawnej nie może nawet myśleć o zaspokojeniu się, powiedzmy z domu, w którym mieszka rodzina prowadzącego działalność w spółce, jeżeli należy on do majątku żony lub męża dłużnika. W takich sytuacjach wierzyciel nie może zasłaniać się nieznajomością rzeczy. Rejestr (prowadzony w systemie informatycznym) jest bowiem jawny. Oznacza to, że każdy ma prawo dostępu do zamieszczanych w nim informacji za pośrednictwem Centralnej Informacji. Każdemu wolno też uzyskać z rejestru (również drogą elektroniczną) poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje.

Wniosek o wpis spółki do rejestru wspólnicy składają na urzędowym formularzu KRS-W1. Muszą go wypełnić poprawnie, czytelnie i zgodnie z umową spółki. Dołączają do niego formularze załączników: KRS-WB określający dane wspólników, KRS-WM klasyfikujący przedmiot działalności spółki i KRS-WK wskazujący wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki. Czasem niezbędne są dodatkowe formularze, związane np. z utworzeniem oddziałów spółki (KRS-WA) czy z powołaniem prokurentów (KRS-WL). Zawsze jednak wspólnicy muszą - i to bez wezwania przez sąd rejestrowy - dołączyć do wniosku o rejestrację dowód uiszczenia opłaty sądowej w kwocie 500 zł. Pierwsze ogłoszenie w Monitorze Sądowym i gospodarczym kosztuje tyle samo. Wraz z formularzami należy też przekazać sądowi egzemplarz umowy spółki (w oryginale), nazwiska i imiona albo nazwy wspólników oraz adresy (choćby dla doręczeń) i poświadczone urzędowo wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki oraz dokument potwierdzający prawo do korzystania z lokalu lub nieruchomości, gdzie ma być prowadzone przedsiębiorstwo spółki.

Co roku wspólnicy będą też składać formularze KRS-ZN towarzyszące sprawozdaniom finansowym i innym dokumentom. Formularze można znaleźć w formie papierowej w siedzibach sądów rejestrowych i w wersji elektronicznej na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości www.ms.gov.pl (do zgłoszenia wolno bowiem użyć także wydruku lub kserokopii urzędowego formularza). Możliwe jest również złożenie dokumentów drogą elektroniczną.

Wraz z wnioskiem o wpis trzeba złożyć wniosek o wpis lub zmianę wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), zgłoszenie płatnika składek do ZUS i zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne NIP-2, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego (bez tej informacji dokument zostanie zwrócony). KRS przesyła - z urzędu - wnioski i zgłoszenia niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dokonania wpisu (odpowiednio do urzędu statystycznego województwa, na terenie którego przedsiębiorca ma siedzibę, oraz do wskazanego naczelnika urzędu skarbowego). Dołącza odpisy postanowienia o wpisie i zaświadczenie o dokonaniu wpisu.

Sp.j. musi założyć firmowe konto bankowe. Przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej VAT należy zgłosić spółkę jako podatnika na deklaracji VAT-R uiściwszy 170 zł opłaty rejestracyjnej. Potem konieczne jest zgłoszenie wspólników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego na wniosku ZUS ZUA lub ZUS ZZA, zgłoszenie do inspekcji pracy i inspekcji sanitarnej oraz przeszkolenie w zakresie BHP.

Wniosek o wpis do KRS nieprawidłowo wypełniony sąd zwraca. Wspólnikom wolno go ponownie złożyć w ciągu 7 dni od doręczenia zarządzenia o zwrocie. I jeśli wówczas nie będzie miał braków, to wywoła skutek od daty pierwszego złożenia.

Spółka jawna - przy wszystkich swoich zaletach - niestety nie najlepiej chroni wspólników przed odpowiedzialnością za zobowiązania spółki. Każdy wspólnik odpowiada całym swoim majątkiem, solidarnie z pozostałymi udziałowcami i ze spółką. Jest to jednak odpowiedzialność subsydiarna, co teoretycznie stanowi niewielkie ograniczenie możliwości wierzyciela. Istotą subsydiarności jest możliwość prowadzenia przez tego, komu spółka jest winna pieniądze egzekucji z majątku wspólnika dopiero wtedy, kiedy majątek spółki okaże się niewystarczający. Nie ma jednak przeszkód do wniesienia powództwa przeciwko wspólnikowi zanim egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Jest to więc w praktyce ochrona iluzoryczna. Z orzecznictwa wynika, że nawet kiedy pozew został wniesiony wyłącznie przeciwko spółce, nie jest konieczne wytaczanie osobnego procesu przeciwko wspólnikom. Kodeks postępowania cywilnego pozwala bowiem na nadanie klauzuli wykonalności przeciwko wspólnikom spółki jawnej, choćby tytuł egzekucyjny był wystawiony wyłącznie przeciwko spółce. I mimo że zasadą jest, iż wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki powstałe wtedy, kiedy byli już wspólnikami, to osoba przystępująca do spółki odpowiada za jej zobowiązania sprzed tej daty.

Wspólnicy, którzy przyjmą do swego grona jednoosobowego przedsiębiorcę wnoszącego do spółki swoje przedsiębiorstwo, odpowiadają również za zobowiązania powstałe przy prowadzeniu tejże firmy przed utworzeniem spółki jawnej w nowym składzie. Odpowiedzialność ta jest ograniczona do wartości przedsiębiorstwa-wkładu, którą oblicza się na moment wniesienia do spółki, lecz według cen z daty zaspokojenia wierzyciela, co zazwyczaj następuje kilka miesięcy lub nawet lat później.

Warto także pamiętać, że choć wspólnicy mogą dość swobodnie kształtować stosunki między sobą, to jednak postanowienia umowy (zarówno umowy spółki, jak i kontraktów późniejszych), które byłyby sprzeczne np. z zasadą subsydiarnej odpowiedzialności wspólników nie wywierają skutków wobec osób trzecich. Ta sama zasada dotyczy zakazu zwolnienia z odpowiedzialności nowego wspólnika za stare zobowiązania spółki albo modyfikacji odpowiedzialności spółki za zobowiązania zaciągnięte przez przedsiębiorstwo wniesione aportem przez jednoosobowego przedsiębiorcę. Wspólnik pozwany z tytułu odpowiedzialności za zobowiązania spółki może jednak przedstawić wierzycielowi zarzuty przysługujące spółce wobec wierzyciela. Co więcej, gdy zarzut wymaga złożenia oświadczenia woli przez spółkę po to, by było możliwe, powiedzmy potrącenie, wspólnik może odmówić zaspokojenia wierzyciela dopóty, dopóki spółka nie złoży takiego oświadczenia.

W czasie trwania spółki wspólnik nie może jednak żądać od dłużnika zapłaty przypadającego na niego udziału w wierzytelności spółki. Nie wolno mu też przedstawić do potrącenia wierzytelności spółki swojemu wierzycielowi.

Każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę jawną. Dotyczy to wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. I w zasadzie nie można ograniczyć tego prawa ze skutkiem wobec osób trzecich. Niemniej umowa spółki może przewidywać, że wspólnik będzie pozbawiony prawa reprezentowania spółki, albo że będzie mógł reprezentować ją tylko łącznie z innym wspólnikiem lub z prokurentem (specjalnie ustanowionym pełnomocnikiem handlowym przedsiębiorcy). Pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów, na mocy prawomocnego orzeczenia sądu.

Nie można powierzyć prowadzenia spraw spółki osobom trzecim z wyłączeniem wspólników. Jest to skutek tego, że spółki osobowe nie mają organów (np. zarządu, jak spółki kapitałowe) i ich działanie opiera się na wzajemnym zaufaniu i osobistym zaangażowaniu wspólników, którzy prowadząc przedsiębiorstwo ryzykują wszystkim, co stanowi ich własność. Z tych samych powodów nie wolno ograniczyć prawa wspólnika do osobistego zasięgania informacji o stanie majątku i interesów spółki, ani odebrać w umowie któremukolwiek wspólnikowi prawa do osobistego przeglądania ksiąg czy dokumentów spółki. Jeżeli jednak wspólnicy nie umówią się inaczej, prowadzenie spraw spółki może być powierzone jednemu lub kilku wspólnikom (i to zarówno na mocy umowy spółki, jak i na podstawie późniejszej uchwały wspólników). Wówczas pozostali wspólnicy są wyłączeni od prowadzenia spraw spółki. I jeśli prowadzenie spraw spółki powierzono kilku wspólnikom, to do prowadzenia przez nich spraw spółki stosuje się przepisy dotyczące prowadzenia spółki przez wszystkich wspólników. Oznacza to np. że uchwałę wszystkich wspólników zastępuje uchwała wspólników prowadzących sprawy spółki. I jeśli w sprawach nieprzekraczających zwykłych czynności spółki wymagana jest uchwała wspólników, to konieczna jest jednomyślność wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki.

Warto również pamiętać, by od początku jasno postawić problem działalności konkurencyjnej. Można więc zapisać już w umowie spółki, że każdy wspólnik nie ma prawa prowadzić działalności sprzecznej z interesami zawiązywanej spółki. Nie wolno mu więc - bez wyraźnej albo domniemanej zgody pozostałych udziałowców - zajmować się interesami konkurencyjnymi. W szczególności nie powinien uczestniczyć w spółce konkurencyjnej ani w roli wspólnika, ani członka jej organu. Gdyby natomiast dopuścił się takiego działania, to każdy inny wspólnik jego macierzystej spółki jawnej może żądać wydania tej spółce korzyści, jakie osiągnął nielojalny wspólnik. lub wolno członkom poszkodowanej spółki domagać się naprawienia wyrządzonej jej szkody.

Trzeba jednak brać pod uwagę, że roszczenia związane z naruszeniem zakazu konkurencji przedawniają się z upływem sześciu miesięcy od daty, w której wszyscy wspólnicy dowiedzieli się o naruszeniu, nie później jednak niż z upływem trzech lat od powzięcia tej informacji.

Wszystkie spółki jawne, zarówno te, których wspólnikami są osoby prawne, jak i te zawiązane przez osoby fizyczne muszą sporządzać sprawozdanie finansowe. Dzieje się tak wtedy, kiedy przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły w złotych co najmniej równowartość 1200 tys. euro. Jeszcze dalej idą obowiązki spółek jawnych, które w roku poprzedzającym rok obrotowy, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z trzech warunków:

● zatrudniały co najmniej 50 osób,

● suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość co najmniej 2 500 tys. euro,

● przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

@RY1@i02/2011/148/i02.2011.148.210.0004.001.jpg@RY2@

Ile kosztuje założenie spółki jawnej

@RY1@i02/2011/148/i02.2011.148.210.0004.002.jpg@RY2@

Wzór

ABC spółka z o.o. wniosła powództwo przeciwko byłym wspólniczkom spółki DEF spółka jawna o wydanie nakazu zapłaty. Chodziło o nieopłaconą fakturę za towary kupione przez pozwaną spółkę od spółki - powódki. Postępowanie egzekucyjne prowadzone na podstawie nakazu zostało jednak umorzone przez komornika, Egzekucja okazała się bowiem bezskuteczna. Spółka DEF upadła, a w KRS znalazł się wpis o otwarciu jej likwidacji. W związku z tym spółka ABC - powódka wystąpiła o nadanie nakazowi zapłaty klauzuli wykonalności w stosunku do wspólniczek upadłej spółki. Sąd - mimo sprzeciwu zainteresowanych - uznał, że istnieją podstawy do przejęcia odpowiedzialności za długi spółki przez jej dawne wspólniczki. Dlatego oddalił apelację i obciążył pozwane kosztami tego postępowania. Podkreślił przy tym, że wierzyciel prawidłowo sięgnął do majątku wspólniczek dopiero gdy egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna.

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.).

Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.).