Co przedsiębiorca sprawdza przed podpisaniem umowy

Znajomość sytuacji prawnej i ekonomicznej lub choćby uprawdopodobnienie na swój użytek stanu finansów kupującego względnie odbiorcy czy możliwości produkcyjnych sprzedawcy albo dostawcy pozwala ocenić, czy w ogóle warto negocjować. Jeśli bowiem umowa zostanie zawarta z firmą niewypłacalną lub stojącą u progu bankructwa, której linie produkcyjne albo magazyny mogą być w każdej chwili zajęte, druga jej strona tylko wpędzi się w kłopoty. Zatory płatnicze zachwiały bowiem kondycją niejednego przedsiębiorstwa, a łatwo do nich doprowadzić, o ile niesolidny partner biznesowy zacznie być winien relatywnie duże kwoty.

Wartość wszelkich umów powinno się porównywać z nieobciążonym (np. hipotekami lub zastawem) majątkiem przedsiębiorcy. Jeżeli bowiem nieznany przedsiębiorcy potencjalny kontrahent nie chce ujawnić, czy ma np. własne nieruchomości i park maszynowy, to jest to znak, że należy go traktować z dużą ostrożnością.

Nie wolno też zapominać, że ważenie proporcji dotyczy w tym samym stopniu rzeczy i praw należących do kontrahenta, jak i własnych. I nie chodzi już o wielkość kapitału zakładowego spółek kapitałowych, ponieważ ten przeważnie nie spełnia dziś roli, jaką przewidziano dla niego pierwotnie. Liczy się prawdopodobną cenę rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych należących do kontrahentów (zarówno przedsiębiorców wpisanych do gminnych ewidencji działalności gospodarczej, jak i spółek akcyjnych). Można więc w skrócie powiedzieć, że wielkość zawieranych kontraktów zawsze warto odnosić do majątku przedsiębiorstwa rozumianego tak, jak je określa art. 551 kodeksu cywilnego. A przepis ten mówi o zorganizowanym zespole składników, m.in. takich jak pieniądze, prawa wynikające z papierów wartościowych (mogą to być zarówno bony skarbowe, obligacje, akcje innych spółek, prawa poboru, jak i konosamenty, weksle, czeki i in.), koncesje, licencje, zezwolenia, patenty i inne prawa własności przemysłowej, podobnie jak majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne. Nie powinno się też zapominać, że przedsiębiorcy wpisani do gminnych ewidencji działalności gospodarczych i wspólnicy spółek cywilnych zawiązywanych przez takich przedsiębiorców odpowiadają całym swoim majątkiem osobistym. Dlatego i on ma znaczenie na wypadek niewykonania zobowiązania przez taką osobę.

Nie wolno też zapominać, że w wypadku kapitałowych spółek handlowych (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej) może być konieczna uchwała wspólników albo zgromadzenia bądź rady nadzorczej. I jeśli czynność prawna zostanie dokonana w ogóle bez wymaganej uchwały, to będzie nieważna. Niemniej zgodę wolno wyrazić przed złożeniem oświadczenia przez spółkę (np. przed podpisaniem umowy) albo po jego złożeniu. Ważne jest, by nie stało się to później niż w terminie dwóch miesięcy od zawarcia kontraktu. Sytuację łagodzi zasada zapisana w art. 17 kodeksu spółek handlowych mówiąca, że potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia przez osoby reprezentujące spółkę ma moc wsteczną - od chwili dokonania czynności prawnej.

Czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki albo przez statut, jest ważna. Nie wyklucza to tylko odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki. Przykładem może być konieczność podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie spółki akcyjnej po to, by możliwe było zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa, względnie jego zorganizowanej części. To samo dotyczy ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego (mówi o tym art. 393 pkt 3 k.s.h.) czy nabycia lub zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego albo udziału w nieruchomości, chyba że statut stanowi inaczej (art. 393 pkt 4 k.s.h.).

Przy umowach na niewielkie kwoty wystarczy zapytać o kondycję przedsiębiorstwa i przyszłego kontrahenta, i innych przedsiębiorców z nim współpracujących - jeżeli mamy do czynienia z osobami wpisanymi do gminnych ewidencji działalności gospodarczej (a więc także gdy kontraktujemy ze spółkami cywilnymi takich przedsiębiorców). Jeśli natomiast kontrakt ma być zawarty ze spółką handlową (jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjną), to należy przyjrzeć się informacjom ujawnionym w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dla kontrahenta może mieć znaczenie również to, że prócz informacji o wspólnikach prowadzących sprawy spółki, zarządach, pełnomocnikach i prokurentach, w KRS powinno być dostępne ostatnie sprawozdanie finansowe spółki.

W sprawach większej wagi, gdy planowany kontrakt jest wieloletni lub znaczącej wartości, warto o przyszłego partnera zapytać wywiadownię gospodarczą. Niemniej żadnego sprawdzenia nie można traktować jako gwarancji sprawnego wykonania umowy, ponieważ kondycja każdego przedsiębiorstwa zmienia się w czasie i przedsiębiorca, który w poprzednim roku nie miał zadłużenia, w kolejnym może je mieć chociażby dlatego, że jego kontrahenci mu nie płacą. W rejestrze Biura Informacji Gospodarczej można się natomiast znaleźć z powodu sporu z kontrahentem i spornych wierzytelności.

Nierzadko jedynym źródłem powszechnie dostępnej informacji o ewentualnym zadłużeniu jednoosobowych przedsiębiorców są biura informacji gospodarczej. Wierzyciele coraz częściej przekazują bowiem do BIG informacje o dłużnikach. A wiadomości z tego źródła bywają przydatne dlatego, że niedoszły kontrahent może być tak zadłużony, że może się zdarzyć, że kolejny raz nie będzie miał z czego pokryć należności. Warto jednak pamiętać, że prawie wszyscy mogą dziś wpisywać do rejestrów prowadzonych przez biura, lecz tylko od konsumentów ustawodawca wymaga udowodnienia wierzytelności sądowym tytułem wykonawczym (w innych wypadkach wystarczy dołączenie wezwania do zapłaty). Tym samym wierzyciele narażeni są na zgłaszanie do rejestru również wtedy, kiedy wierzytelność jest sporna.

Równie ważne jak rozpoznanie kondycji kontrahenta jest dobre umocowanie stron do negocjowania i zawarcia umowy. Warto więc, zanim się ostatecznie dojdzie z kontrahentem do porozumienia, sprawdzić, czy osoba, która występuje jako reprezentant drugiej strony, rzeczywiście jest umocowana do podpisania umowy.

Jeżeli wobec tego przedsiębiorca negocjuje osobiście, to przy firmie wpisanej do gminnej ewidencji na wstępie kontaktów biznesowych powinien przedstawić zaświadczenie wystawione przez stosowny organ administracji. A jeśli działa przez pełnomocnika, to i on musi pokazać dokument pełnomocnictwa, z którego wynika zakres umocowania.

Spółki osobowe (cywilne i handlowe spółki osobowe, czyli jawną, partnerską, komandytową i komandytowo-akcyjną) co do zasady reprezentują wspólnicy. Za spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjną) działają członkowie zarządu. Mogą one mieć również pełnomocników, którymi przeważnie są prokurenci wpisywani do KRS. Takich specjalnych pełnomocników do prowadzenia spraw przedsiębiorcy nie mogą mieć tylko ci, którzy są wpisani do gminnych ewidencji działalności gospodarczej. Niemniej wolno im mieć pełnomocników na zasadach ogólnych.

Pełnomocnictwo jest jednostronną czynnością prawną o charakterze upoważniającym. Dla ważności pełnomocnictwa nie jest wymagane jego przyjęcie. Dlatego na pisemnym pełnomocnictwie wystarczy podpis mocodawcy (pełnomocnika nie jest potrzebny, choć może okazać się przydatny, kiedy trzeba by było dowieść, że pełnomocnictwo przyjął). Żeby więc umocowaniu stało się zadość, przedsiębiorca powinien oświadczyć pełnomocnikowi, że udziela mu umocowania. W ten sposób pełnomocnik uzyskuje kompetencje do podejmowania czynności ze skutkiem bezpośrednio dla dającego upoważnienie. Powinien mu też dokument pełnomocnictwa wręczyć, by ten mógł pokazywać je kontrahentom lub w urzędach.

Pełnomocnictwo ogólne obejmuje czynności zwykłego zarządu. Pełnomocnik uzyskuje więc prawo do normalnego korzystania z powierzonego mu majątku zgodnie z przeznaczeniem rzeczy i praw. Tym samym może zawierać w imieniu przedsiębiorcy wszelkie umowy z tym związane. Jednocześnie pełnomocnictwo ogólne musi być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Gdy jednak dla ważności jakiejś czynności prawnej potrzebna jest forma szczególna, to i pełnomocnictwo do jej dokonania musi być udzielone tak samo (np. zbycie przedsiębiorstwa czy nawet ustanowienie na nim użytkowania wymaga formy pisemnej z podpisami poświadczonymi notarialnie, a sprzedaż nieruchomości nie byłaby skuteczna bez aktu notarialnego (art. 99 par. 2 k.c.).

Ważne jest również, że pełnomocnikowi nie wolno ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników, jeżeli nie wynika to z treści pełnomocnictwa ani ze stosunku prawnego stanowiącego podstawę pełnomocnictwa. Gdyby więc mocodawca nie życzył sobie, by pełnomocnik ustanawiał dalszych pełnomocników, może to wpisać do treści pełnomocnictwa. Jeśli natomiast sam ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, to w razie braku odmiennych postanowień każdy może działać samodzielnie. Zasadą jest również, że pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy (art. 108 k.c.).

W pełnomocnictwie ogólnym zazwyczaj wymienia się możliwie najszerszy zakres działania. Przeważnie umocowuje go m.in. do reprezentowania jego interesów w stosunkach z innymi przedsiębiorcami, toteż pełnomocnik może zazwyczaj za przedsiębiorcę nie tylko zawierać umowy, lecz także windykować należności od kontrahentów.

Poza tym oprócz pełnomocnictwa ogólnego przedsiębiorca może udzielić tej samej osobie lub innej pełnomocnictwa do załatwiania konkretnego rodzaju spraw, czyli pełnomocnictwa rodzajowego (np. do zawierania umów relatywnie wielkiej wartości w stosunku do obrotów i majątku przedsiębiorstwa). Wolno również każdemu przedsiębiorcy umocować pełnomocnika do poszczególnych czynności (np. do sprzedaży części przedsiębiorstwa - wówczas konieczne byłoby pełnomocnictwo pisemne z podpisem poświadczonym notarialnie).

Jeśliby jednak pełnomocnik zawarł umowę przekraczając zakres umocowania, to nie byłaby ona bezwzględnie nieważna. Jej ważność zależałaby od potwierdzenia przez tego, w czyim imieniu została zawarta, choć mocodawca mógłby oczywiście odmówić potwierdzenia, co prowadziłoby do definitywnej jej bezskuteczności. Wówczas ów rzekomy pełnomocnik musiałby zwrócić wszystko, co uzyskał wskutek wykonania takiej umowy. Musiałby też naprawić szkodę, jaką druga strona poniosła zawarłszy umowę nie wiedząc o braku umocowania.

Ważne jest także, że gdyby pełnomocnik po wygaśnięciu pełnomocnictwa dokonał w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania, to gdyby była to umowa, to byłaby ważna, o ile kontrahent odwołanego pełnomocnika nie wiedział o zmianie sytuacji. Jeśliby jednak o wygaśnięciu umocowania wiedział lub z łatwością mógł się dowiedzieć, czynność rzekomego pełnomocnika byłaby nieważna.

Szczególnym rodzajem pełnomocnictwa handlowego jest prokura. Może jej udzielić przedsiębiorca podlegający wpisowi do rejestru przedsiębiorców. Chodzi o umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokury może zatem udzielić każda spółka handlowa - zarówno osobowa, jak i kapitałowa, o ile nie znajduje się w stanie likwidacji. Nie może natomiast mieć prokurenta ani jednoosobowy przedsiębiorca wpisany do gminnej ewidencji działalności gospodarczej, ani spółka cywilna takich przedsiębiorców. W osobowych spółkach handlowych ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo reprezentować spółkę. W kapitałowych konieczna jest akceptacja zarządu (chyba że umowa spółki przewiduje inne uregulowanie tej kwestii).

Prokurentem może zostać tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. W spółkach kapitałowych prokurentami nie powinni być członkowie ich władz (w spółkach z o.o. prokurentem nie może być członek rady nadzorczej ani komisji rewizyjnej, a w akcyjnych członek rady nadzorczej).

Każdy przedsiębiorca wpisany do rejestru może mieć kilku prokurentów. Dane każdego z nich ujawniane są w dziale drugim akt rejestrowych spółki. Zgłoszenie o udzieleniu prokury powinno określać jej rodzaj, a w przypadku prokury łącznej - także sposób jej wykonywania. Każdorazowa zmiana dotycząca tego rodzaju pełnomocników, a więc i ich odwołanie, wymaga zgłoszenia do KRS. Wpisy te mają jednak charakter deklaratoryjny. dlatego i bez nich prokura jest ważna i skuteczna, czyli powołany prokurent ma prawo dokonywać wszelkich czynności w imieniu spółki, a odwołanemu nie wolno reprezentować swego dawnego mocodawcy. Niemniej jawność danych rejestrowych powoduje domniemanie istnienia wpisanej prokury, co z kolei ma znaczenie dla ważności umów zawartych przez ujawnionego prokurenta.

Prokura może być samoistna. Wówczas prokurentowi przysługuje prawo do samodzielnej reprezentacji. W wypadku łącznej do skutecznego występowania w imieniu mocodawcy konieczne jest współdziałanie prokurenta z określoną liczbą innych prokurentów. Jeśli natomiast spółka ustanowi reprezentację mieszaną, to w jej imieniu działa prokurent ze wspólnikiem lub wspólnikami spółki osobowej albo z członkiem czy członkami zarządu w spółkach kapitałowych. Trzeba więc pamiętać, że dokonanie czynności prawnej przez jednego prokurenta przy ustanowionej prokurze łącznej spowoduje nieważność takiej czynności.

Przedsiębiorcy działający w różnych miejscowościach ustanawiają również prokurę oddziałową. Wiąże się to z możliwością prowadzenia spraw związanych z zakresem działalności oddziału przedsiębiorcy.

Ważne jest też, że prokurent zawierając umowę składa podpis zgodny ze wzorem znajdującym się w aktach rejestrowych przedsiębiorcy. I jeśli z treści dokumentu nie wynika, w jakim charakterze działa, to potrzebna jest adnotacja mówiąca, że podpis złożył prokurent. Trzeba również pamiętać, że przyjęcie oświadczenia woli skierowanego do spółki przez jednego z kilku ustanowionych prokurentów jest skuteczne. Prokurentowi wolno również udzielać i odwoływać poręczenia i pełnomocnictwa. Nie może on natomiast udzielać dalszej prokury.

Kiedy przedsiębiorcy są już przekonani, że chcą zawrzeć z określonym kontrahentem umowę i sprawdzili zakres umocowania reprezentantów wszystkich stron, powinni ustalić jej treść, pamiętając o zasadzie swobody kontraktowania i o podwyższonym standardzie oczekiwanej wiedzy przy zawieraniu oraz staranności w czasie wykonywania umów w obrocie profesjonalnym.

Wolność kształtowania treści umowy oznacza, że kontrahenci - określając swoje prawa i obowiązki - mogą przyjąć rozwiązania zapisane w normatywnych typach umów (tylko kodeks cywilny reguluje ich ponad dwadzieścia), zmodyfikować je stosownie do własnych potrzeb, albo całkowicie od nich odstąpić, konstruując umowę w stu procentach szytą na miarę. Trzeba jednak przy tym uważać na ustawowo zakreśloną, a więc nieprzekraczalną granicę swobody umów, którą jest właściwość (natura) stosunku zobowiązaniowego.

Warto także pamiętać, że konstruowanie dobrych umów i zabezpieczanie ich powinno wiązać się z zachowaniem równowagi między prawami i obowiązkami obu albo kilku przedsiębiorców, jeżeli umowa jest wielostronna. Tymczasem nie można na to liczyć w wypadku podpisywania dokumentów i wzorców umów przygotowywanych dla klientów przez banki. W wypadku przygotowywania się do podpisania umowy z którąkolwiek tego rodzaju instytucją finansową nie ma więc sensu sprawdzać bardziej szczegółowo niż pokazują to np. media jej sytuacji finansowej, ponieważ w tego rodzaju wypadkach zagrożenia przeważnie są innego rodzaju niż prawdopodobieństwo upadłości, choć i tego wykluczyć się nie da. O wiele częstsze są problemy wynikające z faktu, że kontrakty te rzadko w wypadu małych i średnich firm są negocjowane. Z reguły zawierane są przez przystąpienie klienta, czyli przez zaakceptowanie warunków podyktowanych przez bank w jego wzorcach (mówimy wówczas o umowie adhezyjnej). Banki jednak dyktują bardziej restrykcyjne warunki niż jest to dopuszczalne. Mają bowiem świadomość, że szczególnie pożądanym dziś na rynku dobrem jest pieniądz, a klient - przedsiębiorca nie może obyć się ani bez rachunku bankowego i związanych z nim usług, ani bez kredytu. Nie da się więc uniknąć podpisania regulaminów i umów, których z żadnym innym przedsiębiorcą (spoza rynku finansowego) nikt rozsądny by nie zawarł. Trzeba jednak - na wszelki wypadek, gdyby miało dojść do procesu przed sądem - pamiętać, co w bankowych wzorcach może być w stosunku do kontrahenta nie fair. Otóż przeważnie są to cztery grupy problemów wynikających z tego, że banki zwracają nie mniejszą uwagę na własne regulaminy niż na powszechnie obowiązujące przepisy prawa, a te pierwsze nie zawsze respektują drugie.

Nagminnie w stosunkach przedsiębiorców z bankami zdarza się, że oświadczenia woli, które nie powinny być narzucane i mogą znajdować się tylko w indywidualnych umowach, zawierane są we wzorcach. Chodzi np. o szczególnie dotkliwe dla przedsiębiorców oświadczenie o ustanowieniu pełnomocnictwa do dysponowania środkami na rachunku bankowym, czyli o zgodę klienta na to, że bank pobierze kwotę rozliczenia z każdego innego jego rachunku w banku. Inna naganna praktyka to wprowadzanie do regulaminów tzw. klauzul fikcji. Warto więc zwrócić uwagę na to, czy w regulaminie jest napisane, że klient potwierdza, iż zapoznał się z wszelkimi zmianami regulaminów. Może się to bowiem rozciągać nawet na wzorce przyszłe. A nie wolno się z góry godzić na nieznaną treść. Nawet w banku.

Instytucje finansowe dopuszczają się nadużycia także wtedy, kiedy czynią odesłania we wzorcach podpisywanych przez klientów do swoich dokumentów wewnętrznych, a więc również do tabel kursowych (możliwe jest odesłanie wyłącznie do tabel Narodowego Banku Polskiego). Z tą kwestią wiąże się również dowolność w ustalaniu wysokości zobowiązań klienta, jeżeli nie zna on kryteriów, jakimi posługuje się bank w ustalaniu wysokości kursów walut (np. wzoru odnoszącego się do tabel NBP). W uchwale składu siedmiu sędziów sprzed dziewięciu lat Sąd Najwyższy stwierdził też, że klauzula umowna dopuszczająca zmianę wzorca w trakcie umowy bez wskazania szczegółowych okoliczności zmiany jest bezskuteczna jako sprzeczna z dwustronną naturą umowy (sygn. akt. III CZP 141/91). Przedsiębiorca powinien się więc w razie czego upierać, że takie blankietowe klauzule modyfikacji są nieważne w związku z naruszeniem zasad współżycia społecznego. I jeśli ani umowa, ani ustawa nie przewidują możliwości wypowiedzenia umowy zawartej na czas oznaczony, to należy przyjąć, że kontrakt podpisany z bankiem nie podlega wypowiedzeniu w czasie, na który został zawarty. Nawet w przypadku umów podpisanych na czas oznaczony należy posługiwać się postanowieniami umownymi na temat wypowiedzenia. W razie ich braku trzeba zaś brać pod uwagę przepisy regulujące dany typ umowy (np. art. 75a ust. 2 prawa bankowego, przewidujący dla klienta trzymiesięczny termin wypowiedzenia umowy kredytu dla umów zawartych na czas oznaczony dłuższy niż rok).

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 72, poz. 665).