Jak biuro rachunkowe zawiera umowę obowiązkowego OC

Zgodnie z art. 76h ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości przedsiębiorcy uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg obowiązani są zawrzeć umowę odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2 - 6 tej ustawy działalność biura rachunkowego obejmuje świadczenie usług w zakresie:

● prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

● wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

● sporządzania sprawozdań finansowych,

● gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Ponadto podmioty uprawnione do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych są uprawnione, na mocy art. 76a ust. 2 ustawy o rachunkowości, do wykonywania określonych czynności doradztwa podatkowego, tj. działań wymienionych w art. 2 ust. 1 ustawy z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym, w postaci:

● prowadzenia, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielania im pomocy w tym zakresie,

● sporządzania, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielania im pomocy w tym zakresie,

● udzielania podatnikom, płatnikom i inkasentom porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych.

Ekspert Jakub Klein, menedżer BDO sp. z o.o., podkreśla, że przedmiot działalności danej jednostki wynika z faktycznie prowadzonych przez tę jednostkę czynności, które powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji statutowej danego podmiotu, tj. stosownych wpisach odpowiednio w ewidencji działalności gospodarczej albo krajowym rejestrze sądowym i potwierdzonych w wyniku działań rejestracyjnych albo aktualizacyjnych przez Główny Urząd Statystyczny, który poświadcza prowadzenie danej działalności z jednoczesnym podaniem stosownych kodów działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności 2007. Wszelkie zmiany w zakresie rodzaju prowadzonej działalności należy zgłaszać organowi prowadzącemu ewidencje przedsiębiorców albo sądowi rejestrowemu. W niektórych przypadkach, w zależności od treści umowy spółki, niezbędna bywa zmiana umowy spółki w części dotyczącej przedmiotu działalności.

- W związku z powyższym art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości nie znajduje zastosowania do będących przedsiębiorcami biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych, jeżeli ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg i wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do których są uprawnieni. Kwestie obowiązkowego ubezpieczenia tych podmiotów określa ustawa o doradztwie podatkowym, ustawa o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym, a także akty wykonawcze wydane na ich podstawie - mówi ekspert.

Jak podkreśla Jakub Klein, obowiązek ubezpieczenia biura rachunkowego powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg. Fakt posiadania ochrony ubezpieczeniowej, jej zakres oraz sumy ubezpieczeniowe są jawne dla klientów biur rachunkowych i mogą stanowić element umowy o usługowe prowadzenie ksiąg. Zaleca się wręcz przed zawarciem umowy o świadczenie usług aby żądać przedstawienia dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy ubezpieczenia oraz sporządzenia jego kopii.

Ochroną ubezpieczeniową z reguły objęta jest odpowiedzialność cywilna ubezpieczonego biura rachunkowego za szkody spowodowane nienależytym wykonaniem umowy o prowadzenie ksiąg oraz za szkody będące następstwem utraty lub zniszczenia z przyczyn losowych dokumentów, ksiąg rachunkowych albo innej dokumentacji, lub odpowiedzialność cywilną ubezpieczonego biura rachunkowego za szkody spowodowane nienależytym wykonaniem doradztwa księgowo-finansowego - wymienia Jakub Klein.

Ponadto ochroną obejmuje się odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim czynem niedozwolonym w związku z wykonywaniem umowy o prowadzenie rachunkowości oraz o doradztwo księgowo-finansowe. Ochroną objęte są szkody spowodowane błędem lub zaniedbaniem biura, które powstają z momentem wystąpienia uszczerbku majątkowego po stronie podmiotu korzystającego z usług biura. Szkody na osobie mogą polegać na uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci. Ich skutkiem może być doraźnie ból i cierpienie, a w dalszej perspektywie koszty leczenia, niezdolność do pracy lub szkoda związana z utratą przez najbliższych zmarłego środków utrzymania, których im dostarczał. Szkoda na mieniu polegać może na zniszczeniu lub utracie w lokalu biura przedmiotów należących do osób korzystających z usług biura. Odpowiedzialność za szkody na mieniu i osobie także opiera się na zasadzie winy. Dla oceny, czy biuro za taką szkodę odpowiada, istotne są zapisy umowy o najem lokalu i indywidualne okoliczności danego przypadku.

Pomocna w ustaleniu zakresu ubezpieczenia jest nie tylko ustawa o rachunkowości. Należy przy tym stosować rozporządzenie ministra finansów z 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ogólne zasady związane z tym rodzajem ubezpieczeń reguluje również kodeks cywilny (k.c.) oraz ustawa z 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (dalej: ustawa o obowiązkowym ubezpieczeniu OC).

Przepisy wskazują, że omawiany rodzaj ubezpieczenia nie obejmuje szkód związanych z prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych czy wykonywaniem rozliczeń z ZUS. W związku z tym ubezpieczenie, o którym mowa, nie obejmuje działań związanych np. obliczaniem wynagrodzeń za pracę, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wpłat na PFRON oraz przekazywania związanych z tym dokumentów.

Ubezpieczenie OC biur rachunkowych nie obejmuje szkód:

1) polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;

2) wyrządzonych przez ubezpieczonego po utracie uprawnień do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego, chyba że szkoda jest następstwem wykonywania działalności przed utratą tych uprawnień;

3) polegających na zapłacie kar umownych;

4) powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Zgodnie z treścią art. 822 par. 1 k.c. w umowie ubezpieczenia obowiązkowego odpowiedzialności cywilnej biur rachunkowych występują dwie zasadnicze strony. Są to ubezpieczyciel (zakład ubezpieczeń) i ubezpieczony (biuro rachunkowe). Krajowy lub zagraniczny ubezpieczyciel to taki podmiot, który zajmuje się profesjonalnie działalnością ubezpieczeniową. Polega ona, zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej, na wykonywaniu czynności ubezpieczeniowych związanych z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych, w zakresie poszczególnych grup ubezpieczeń.

Ubezpieczający to podmiot, który na podstawie umowy ubezpieczenia zobowiązuje się do zapłaty składki ubezpieczeniowej w zamian za wypłatę przez ubezpieczyciela odszkodowania w razie zaistnienia zdarzenia. Ubezpieczony z kolei to osoba (fizyczna lub prawna), której odpowiedzialności cywilnej dotyczy wypadek ubezpieczeniowy. Z reguły w przypadku ubezpieczeń biur rachunkowych ubezpieczający i ubezpieczony to ten sam podmiot.

Umowa obowiązkowego ubezpieczenia OC biur rachunkowych ma charakter akcesoryjny, tj. uzupełniający lub dodatkowy. Akcesoryjność tego ubezpieczenia oznacza w praktyce, że powstanie obowiązku zapłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela zależy od tego, czy do zapłaty odszkodowania był zobowiązany sam ubezpieczony (biuro rachunkowe). Umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej jest przecież zdefiniowana w przywołanym przepisie art. 822 par. 1 k.c. jako umowa, przez którą ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapłacenia określonego w umowie odszkodowania za szkody wyrządzone osobom trzecim, względem których odpowiedzialność za szkodę ponosi ubezpieczający albo osoba, na rzecz której została zawarta umowa ubezpieczenia.

Omawiana zasada akcesoryjności ubezpieczenia ma doniosłe skutki na przykład w sytuacji, gdy poszkodowany klient biura przyczynił się do powstania lub zwiększenia szkody, wówczas zgodnie z art. 362 k.c. obowiązek jej naprawienia po stronie ubezpieczyciela ulega odpowiedniemu zmniejszeniu stosownie do okoliczności, a zwłaszcza do stopnia winy obu stron.

Jednym z podstawowych obowiązków ubezpieczonego w związku z umową jest zapłata składki. Składka obliczana jest za czas trwania odpowiedzialności ubezpieczyciela. W zasadzie składka powinna być zapłacona jednocześnie z zawarciem umowy ubezpieczenia, a w sytuacji gdy umowa doszła do skutku przed doręczeniem dokumentu ubezpieczenia - w ciągu 14 dni od jego doręczenia. Przepisy nie wykluczają jednak, aby strony mogły umówić się w ten sposób, że składki będą uiszczane ratalnie. W umowie należy wówczas sprecyzować termin, w jakim składki będą uiszczane. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu obowiązkowym OC, w razie niedotrzymania oznaczonego terminu i nieziszczenia składki zgodnie z planem przez zakład ubezpieczeń, nie ustaje odpowiedzialność zakładu ubezpieczeń. Wybierając najkorzystniejszą ofertę, warto pamiętać, że ubezpieczyciele zazwyczaj przewidują zniżkę z tytułu kontynuacji ubezpieczenia. Są również oferty, które obejmują wyraźne zniżki za bezszkodowość sięgające nawet kilkudziesięciu procent. Uzależnione są one od liczby lat trwania ubezpieczenia, w trakcie których nie były zgłaszane szkody.

Oprócz oferty cenowej ubezpieczenia w związku z jego zawarciem warto zapoznać się z jego ogólnymi i szczegółowymi warunkami. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku wystąpienia zdarzenia, które skutkuje odpowiedzialnością cywilną biura rachunkowego, ubezpieczyciel może wymagać dochowania ustalonej przez niego procedury informowania i zgłaszania takich przypadków. Ubezpieczyciel może np. zastrzec, że wszystkie działania w zakresie odpowiedzialności, jak również zawierania ugody lub porozumienia były prowadzone wyłącznie za każdorazową zgodą ubezpieczyciela.

W tym miejscu warto nadmienić, że zakład ubezpieczeń nie może odmówić zawarcia umowy ubezpieczenia obowiązkowego. Zgodnie z art. 5a ustawy o obowiązkowym ubezpieczeniu OC, jeżeli ubezpieczyciel dostanie ofertę zawarcia ubezpieczenia obowiązkowego i nie odpowie na nią w ciągu 14 dni, to uznaje się umowę za zawartą.

W związku z zawarciem umowy ubezpieczenia należy zwrócić uwagę na kolejną istotną kwestię, tj. ustalenie sumy ubezpieczenia. Suma ubezpieczenia jest to kwota pieniężna, na jaką zawarto umowę ubezpieczenia i która określa górną granicę odpowiedzialności ubezpieczyciela. W tym zakresie biuro rachunkowe nie ma pełnej dowolności. Wysokość minimalnej sumy ubezpieczenia jest szczegółowo uregulowana we wspomnianym rozporządzeniu ministra finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W tym miejscu wskazać należy, że możliwe jest również zawarcie umowy ubezpieczenia na sumę dodatkową, tj. przekraczającą sumę minimalną. W jej ramach rozszerzony zostaje zakres ubezpieczenia w zależności od wyboru ubezpieczonego. Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia w odniesieniu do zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, uzależniona jest od przedmiotu działalności przedsiębiorcy. Jak wskazuje

Wskazane wyżej kwoty ustala się przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia została zawarta. W odniesieniu do umów zawartych w 2011 roku kwoty należy przeliczyć kursem średnim NBP z 3 stycznia 2011 r. wynoszącym 3,9622 zł /euro, zgodnie z tabelą 1/A/NBP/2011.

Przeanalizujmy przykład. Załóżmy, że prowadzący biuro rachunkowe wykonuje działalność tylko w zakresie czynności doradztwa podatkowego (np. prowadzi wyłącznie podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz wypełnia deklaracje podatkowe). W takim przypadku zgodnie z opinią Ministerstwa Finansów, jaką otrzymaliśmy, minimalna suma gwarancyjna, na jaką podmiot prowadzący biuro jest zobowiązany zawrzeć umowę ubezpieczenia OC, powinna być wyznaczona na poziomie co najmniej 5000 euro.

Zgodnie z treścią rozporządzenia podane w rozporządzeniu kwoty sum gwarancyjnych są minimalne. Jak podkreśla Jakub Klein, podmiot prowadzący biuro rachunkowe może zawrzeć umowę ubezpieczenia obowiązkowego przewidującą wyższą sumę gwarancyjną, co spowoduje wzrost składki ubezpieczeniowej. Może to jednak uchronić biuro przed koniecznością wypłaty odszkodowania przewyższającego wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej z własnych środków. Warto podkreślić, iż suma gwarancyjna stanowi ograniczenie odpowiedzialności ubezpieczyciela, ale nie stanowi ograniczenia odpowiedzialności ubezpieczonego. Ubezpieczyciele mogą oferować ubezpieczenie obowiązkowe na sumę wyższą niż minimalna. Jeżeli opcja taka nie jest oferowana przez ubezpieczyciela, biuro może zawrzeć obok ubezpieczenia obowiązkowego umowę ubezpieczenia dobrowolnego. W ubezpieczeniu dobrowolnym suma ubezpieczenia jest sumą na wszystkie zdarzenia. Oznacza to, że ubezpieczyciel odpowiada do kwoty sumy ubezpieczenia łącznie za skutki wszystkich błędów, które wystąpiły w okresie ubezpieczenia.

Procedurę zawarcia umowy ubezpieczenia rozpoczyna pisemny wniosek o zawarcie umowy wypełniany na standardowym formularzu ubezpieczyciela.

Jak mówi Agnieszka Rosa z PZU SA, we wniosku klient (biuro rachunkowe) wskazuje zakres czynności biura. To on również wybiera odpowiednią sumę gwarancyjną i odpowiadający mu przedmiot działalności objęty ochroną ubezpieczeniową.

Także z informacji posiadanych przez resort finansów wynika, że obowiązkowe umowy ubezpieczenia OC zawierane są w oparciu o oświadczenia poszczególnych przedsiębiorców co do zakresu wykonywanej przez nich działalności.

Łukasz Dajnowicz z Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) podkreśla, że zakład ubezpieczeń przed zawarciem umowy ubezpieczenia pozyskuje od biura rachunkowego informacje niezbędne do dokonania oceny ryzyka i ustalenia wysokości składki ubezpieczeniowej. Biuro jest zobowiązane podać wszystkie znane sobie okoliczności dotyczące tych kwestii.

UKNF wskazuje, że zgodnie z przepisem art. 5 ust. 2 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych zakład ubezpieczeń posiadający zezwolenie na wykonywanie działalności ubezpieczeniowej w grupach obejmujących ubezpieczenia obowiązkowe nie może odmówić zawarcia umowy ubezpieczenia obowiązkowego, jeżeli w ramach prowadzonej działalności ubezpieczeniowej zawiera takie umowy ubezpieczenia.

- Z drugiej strony - mówi Łukasz Dajnowicz - ubezpieczyciel przed zawarciem umowy ubezpieczenia pozyskuje od klienta informacje niezbędne do dokonania oceny ryzyka i ustalenia wysokości składki ubezpieczeniowej, a ubezpieczający (tu: biuro rachunkowe) zgodnie z treścią art. 815 par. 1 k.c., obowiązany jest podać do wiadomości ubezpieczyciela wszystkie znane sobie okoliczności, o które ubezpieczyciel zapytywał przed zawarciem umowy. Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz ustawy o krajowym rejestrze sądowym (por. art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz art. 40 pkt 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) przedmiot działalności przedsiębiorcy podlega wpisowi odpowiednio do ewidencji działalności gospodarczej (dotyczy przedsiębiorców będących osobami fizycznymi) oraz do rejestru przedsiębiorców w ramach Krajowego Rejestru Sądowego (w przypadku przedsiębiorców będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi, którym przepisy prawa przyznają zdolność prawną). Dlatego też trudno oczekiwać od zakładów ubezpieczeń, że będą przyjmować od zainteresowanych oświadczenia sprzeczne z treścią ewidencji działalności gospodarczej lub rejestru przedsiębiorców.

Sytuacje sporne mogą również wyłaniać się w razie zmiany przedmiotu działalności biura już po zawarciu umowy ubezpieczenia. To, czy wystarczająca będzie dotychczasowa umowa ubezpieczenia, zależy od tego, na jaką sumę minimalną została zawarta. Przeanalizujmy przykład: prowadzący biuro rachunkowe w związku z wykonywaniem czynności doradztwa podatkowego ma ważną umowę ubezpieczenia na sumę 5000 euro. W czasie trwania umowy zmienia zakres czynności na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Zdaniem ministerstwa w przypadku zmiany przedmiotu działalności przez uprawnionego przedsiębiorcę, np. z wykonywanych czynności doradztwa podatkowego na wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, przedsiębiorca taki jest zobowiązany do posiadania ochrony ubezpieczeniowej z minimalną sumą gwarancyjną wyznaczoną na poziomie minimum 10 000 euro. Przedmiotowy przypadek dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca zaprzestał wykonywania czynności doradztwa podatkowego i rozpoczął wykonywanie czynności wyłącznie z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednocześnie w przypadku gdy przedmiotem działalności uprawnionego przedsiębiorcy jest jednoczesne wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego, minimalna suma gwarancyjna wynosi 15 000 euro.

Należy wskazać, iż obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia faktycznego wykonywania działalności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych czy też działalności z zakresu czynności doradztwa podatkowego. Z kolei przepis art. 79 ww. ustawy wskazuje na konsekwencje niespełnienia obowiązku zawarcia umowy przedmiotowego ubezpieczenia OC. Zgodnie z jego brzmieniem, kto wbrew przepisom ustawy prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami - bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o której mowa w art. 76h ust. 1 - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Należy wskazać, iż niezbędnymi elementami każdej umowy ubezpieczenia obowiązkowego OC określonej grupy podmiotów są: szczegółowy zakres ubezpieczenia, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalna suma gwarancyjna.

Powyższe - jak podkreśla ministerstwo - wynika z art. 22 ust. 2 ustawy z 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych, zgodnie z którym w odniesieniu do obowiązkowych umów ubezpieczeń OC biur rachunkowych, szczegółowy zakres ubezpieczenia, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną określają odrębne przepisy (w tym przypadku ustawa o rachunkowości).

Ministerstwo Finansów podkreśla, że w związku z powyższym umowa ubezpieczenia OC powinna odpowiadać faktycznemu zakresowi wykonywanej działalności przez ww. przedsiębiorcę, by mogła zostać uznana za umowę zawartą zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i wspomnianym rozporządzeniem ministra finansów.

Interesująca dla biur rachunkowych może być możliwość zawarcia umowy ubezpieczenia z datą wsteczną. Jak podpowiada Jakub Klein, możliwe jest objęcie ubezpieczeniem okresu poprzedzającego datę zawarcia ubezpieczenia, pod warunkiem uzyskania akceptacji ubezpieczyciela. Warto wspomnieć, że zgodnie z art. 806 par. 2 k.c. objęcie ubezpieczeniem okresu poprzedzającego zawarcie umowy jest bezskuteczne, jeżeli w chwili zawarcia umowy którakolwiek ze stron wiedziała albo przy zachowaniu należytej staranności mogła się dowiedzieć, że wypadek zaszedł lub że odpadła możliwość jego zajścia w tym okresie. - Mamy wówczas do czynienia z retroaktywną ochroną ubezpieczeniową. Warto wspomnieć, że objęcie ubezpieczeniem okresu poprzedzającego zawarcie umowy jest bezskuteczne, jeżeli w chwili zawarcia umowy którakolwiek ze stron wiedziała albo przy zachowaniu należytej staranności mogła się dowiedzieć, że wypadek zaszedł lub że odpadła możliwość jego zajścia w tym okresie - mówi ekspert.

Również kwestia upływu okresu, na jaki umowa została zawarta, może stwarzać problemy. W odróżnieniu od niektórych innych ubezpieczeń umowa obowiązkowego ubezpieczenia biur rachunkowych nie ulega automatycznemu przedłużeniu. W związku z rocznym okresem ubezpieczenia w każdym kolejnym roku współpracy należy upomnieć się o potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia - ostrzega Jakub Klein i przypomina, że prowadzącemu biuro rachunkowe bez posiadania ważnej polisy grozi kara.

Pozbycie się polisy po upływie okresu ubezpieczenia nie jest dobrym pomysłem. Jak podkreśla ekspert, możemy mieć przecież do czynienia z sytuacją, gdy kontrola wykaże błąd biura sprzed lat. Dla likwidacji szkody powstałej na skutek takiego błędu właściwa będzie polisa obowiązująca w okresie, w którym popełniono błąd. W zgłoszeniu szkody należy powołać się na polisę, której okres ubezpieczenia obejmuje datę błędu.

Zgodnie z art. 361, 415 i 471 k.c. łącznymi przesłankami odpowiedzialności biura rachunkowego są:

● powstanie szkody,

● zawinione działanie lub zaniechanie biura oraz

● związek przyczynowy pomiędzy szkodą a zawinionym działaniem lub zaniechaniem biura.

Przypisanie odpowiedzialności jest zatem możliwe, gdy zostaną łącznie spełnione ww. warunki. W razie wystąpienia zdarzenia, które warunkuje odpowiedzialność ubezpieczyciela, ubezpieczony ma obowiązek podjęcia wszystkich dostępnych mu środków w celu ratowania przedmiotu ubezpieczenia oraz zapobieżenia szkodzie lub zmniejszenia jej rozmiarów.

Obowiązkowi temu towarzyszą również prawa biura rachunkowego. W takim przypadku ma ono prawo do zwrotu od ubezpieczyciela kosztów poniesionych w celu zapobieżenia zwiększeniu szkody. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych w granicach sumy gwarancyjnej ubezpieczenia obowiązkowego odpowiedzialności cywilnej lub w granicach sumy ubezpieczenia obowiązkowego ubezpieczenia mienia zakład ubezpieczeń jest obowiązany zwrócić ubezpieczającemu, uzasadnione okolicznościami zdarzenia, koszty poniesione w celu zapobieżenia zwiększeniu szkody.

Po zgłoszeniu szkody ubezpieczyciel rozpoczyna postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie faktycznego powstania szkody, odpowiedzialności biura rachunkowego za jej powstanie, objęcie szkody umową ubezpieczenia oraz wysokość szkody.

Podstawowym dokumentem, w świetle którego ubezpieczyciel będzie oceniać odpowiedzialność biura, jest umowa o świadczenie usług rachunkowych określająca zakres obowiązków biura. Zakres zadań powierzonych przez klienta biuru rachunkowemu winien być ustalony zawsze na piśmie w umowie o świadczenie usług księgowych lub aneksach.

- Ustawa o działalności ubezpieczeniowej uprawnia ubezpieczyciela do żądania od każdej instytucji informacji i dokumentów niezbędnych dla oceny jego odpowiedzialności z tytułu szkody - mówi ekspert.

Po otrzymaniu zgłoszenia szkody ubezpieczyciel powinien w terminie 7 dni wystosować do osoby zgłaszającej informację o przyjęciu zgłoszenia oraz wskazać listę dokumentów i wyjaśnień niezbędnych do rozpoznania sprawy. Jeśli szkodę zgłasza klient biura rachunkowego, ubezpieczyciel jest zobowiązany także w ciągu 7 dni poinformować o tym biuro. Postępowanie u ubezpieczyciela powinno być zakończone w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia szkody. Warunkiem jest, aby ubezpieczyciel posiadał dokumentację niezbędną do ustalenia, czy w ramach umowy ubezpieczenia odpowiada za szkodę, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości. Jeśli ostatni dokument/wyjaśnienie niezbędne do takiego ustalenia ubezpieczyciel otrzymał po upływie 30 dni od zgłoszenia, postępowanie powinno być zakończone w ciągu 14 dni od daty otrzymania tego dokumentu/wyjaśnienia.

Jeśli ubezpieczyciel nie może zakończyć postępowania w terminie 30 dni, powinien zawiadomić o tym osobę występującą z roszczeniem, podając przyczyny tego stanu rzeczy. Jeśli ubezpieczyciel ustalił, że za szkodę odpowiada, a ma wątpliwości co do wysokości szkody, powinien wypłacić tzw. bezsporną część odszkodowania.

Postępowanie może być zakończone:

● decyzją o wypłacie odszkodowania,

● decyzją o odmowie wypłaty odszkodowania lub

● jeśli biuro lub jego klient określili w zgłoszeniu szkody roszczenie - decyzją o częściowym uznaniu roszczenia, a zarazem częściowej odmowie wypłaty odszkodowania.

Decyzja o wypłacie odszkodowania, odmowie wypłaty odszkodowania lub o częściowej wypłacie odszkodowania powinna zapaść w ciągu 90 dni od dnia zgłoszenia szkody. Zgodnie jednak z ogólną zasadą dowodową wynikającą z art. 6 k.c. ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Jeśli więc klient biura uważa, że biuro odpowiada za szkodę, musi udowodnić, że istnieją opisane wcześniej przesłanki odpowiedzialności, którymi są szkoda, wina i związek przyczynowy.

W przypadku gdy ubezpieczyciel nie otrzyma w ciągu 90 dni od dnia zgłoszenia wymaganej przez niego dokumentacji, zakończy postępowanie w tym terminie, wydając decyzję o odmowie wypłaty odszkodowania ze względu na nieudowodnienie szkody lub jej wysokości. Podkreślić należy, że zarówno na ubezpieczonym, jak i na poszkodowanym ciąży obowiązek współpracy z ubezpieczycielem w zakresie dostarczenia dowodów i wyjaśnień dotyczących sprawy. W przypadku zwłoki, czyli zawinionego przez ubezpieczyciela wydłużenia postępowania likwidacyjnego, poszkodowany ma prawo domagać się odsetek za okres zwłoki.

Agnieszka Rosa wskazuje, że roszczenia do ubezpieczyciela może zgłosić oprócz biura rachunkowego (ubezpieczonego) także klient biura (poszkodowany).

Zdaniem Jakuba Kleina zgłoszenie szkody powinno nastąpić już na etapie zauważenia błędu, którego konsekwencją może być powstanie uszczerbku majątkowego. Równolegle ze zgłoszeniem zdarzenia ubezpieczycielowi biuro powinno dokonać odpowiednich korekt i złożyć odpowiednie deklaracje do urzędu skarbowego w celu doprowadzenia danych w dokumentacji księgowej do stanu zgodnego z prawem. Biuro powinno zgłosić szkodę zawsze wtedy, gdy jego klient występuje z roszczeniem, nawet jeśli biuro uważa je za niezasadne.

Do zgłoszenia szkód ubezpieczyciele stosują z reguły własne druki zgłoszenia. Biuro rachunkowe może jednak dokonać zgłoszenia także w formie opisowej. Zgłoszenia można dokonać w dowolnej formie. Ubezpieczyciel nie ma prawa odmówić przyjęcia zgłoszenia z powodu jego formy. Musi także przyjąć zgłoszenie niezależnie od tego, któremu przedstawicielowi ubezpieczyciela jest składane. Niezależnie od formy i osoby, której zgłaszana jest szkoda, należy pamiętać o zachowaniu potwierdzenia, aby można było w przyszłości okazać dowód zgłoszenia i jego datę.

Do zgłoszenia należy dołączyć odpowiednie dokumenty. Agnieszka Rosa zapewnia, że nie ma zamkniętego ich katalogu. Jak podkreśla PZU, do standardowo wymaganych dokumentów należą:

1) umowa z przedsiębiorcą wykonującym działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych dotycząca wykonywania obsługi księgowej,

2) decyzja urzędu skarbowego lub protokół kontroli podatkowej wskazujące na powstanie szkody (np. odsetek od zaległości podatkowych) bądź - jeśli do ujawnienia błędu ubezpieczonego nie doszło w wyniku kontroli (np. samodzielne działania sprawdzające) - innych dowodów na popełnienie błędu przez ubezpieczonego,

3) dowody wskazujące na poniesienie szkody w żądanej do naprawienia wysokości,

4) od ubezpieczonego - świadectwo kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bądź certyfikat Ministerstwa Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dlatego, jak podkreśla Jakub Klein, zakres zadań powierzonych przez klienta biuru rachunkowemu powinien być zawsze ustalony w formie pisemnej w umowie o świadczenie usług księgowych lub w aneksach.

Po otrzymaniu zgłoszenia ubezpieczyciel powinien w terminie 7 dni poinformować zgłaszającego o jego przyjęciu oraz wskazać listę dokumentów (wyjaśnień) niezbędnych do rozpoznania sprawy.

Agnieszka Rosa podkreśla, że zakres niezbędnych informacji oraz dokumentów jest każdorazowo wskazywany ubezpieczonemu pisemnie lub inną drogą, na którą wyraził zgodę (np. pocztą elektroniczną).

- Możliwość uzyskania odszkodowania nie jest bezterminowa. Zgodnie z brzmieniem art. 442¹ par. 1 k.c. roszczenia z tytułu czynów niedozwolonych przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się o szkodzie i osobie zobowiązanej do jej naprawienia, nie później jednak niż 10 lat od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wyrządzające szkodę. W związku z tym roszczenia z tytułu umowy ubezpieczenia przedawniają się z upływem trzech lat. Po tym terminie najwcześniej przedawniają się roszczenia z tytułu umowy ubezpieczenia - mówi Jakub Klein.

Zgodnie z treścią art. 13 ust. 1 ustawy o obowiązkowych ubezpieczeniach OC odszkodowanie wypłaca się w granicach odpowiedzialności cywilnej podmiotów objętych ubezpieczeniem, nie wyżej jednak niż do wysokości sumy gwarancyjnej ustalonej w umowie. Z tego wynika, że w przypadku gdy umowa została zawarta na sumę ubezpieczenia w wysokości 5000 euro, to wypłacone odszkodowanie nie będzie wyższe od 19 811 zł.

Jak podkreśla Jakub Klein, celem postępowania wyjaśniającego jest ustalenie przesłanek odpowiedzialności biura, tj.: czy powstała szkoda oraz czy pozostaje ona w związku przyczynowym z zawinionym działaniem (zaniechaniem) biura. Uniwersalną metodą ustalania szkód jest metoda dyferencyjna, zwana także różnicową. Polega ona na badaniu rzeczywistego stanu majątkowego po wyrządzeniu szkody oraz określeniu hipotetycznej sytuacji majątkowej, która mogłaby mieć miejsce, gdyby zdarzenie wywołujące szkodę nie nastąpiło. Jeśli na skutek błędu biura zostanie źle ustalona wysokość podatku i w późniejszym okresie nastąpi konieczność jego zapłaty wraz z odsetkami, szkody nie stanowi kwota podatku, ponieważ podatek ten i tak zostałby zapłacony, gdyby błąd nie został popełniony. Szkodę klienta stanowi natomiast kwota odsetek zapłaconych od zaległości podatkowej.

Podobny pogląd ma również PZU. Agnieszka Rosa wskazuje, że co do zasady konieczność uiszczenia zobowiązania podatkowego nie może zostać uznana za szkodę. Obowiązek podatkowy powstaje niezależnie od błędów popełnionych przez biuro rachunkowe. Innymi słowy, podatek może być szkodą, ale tylko wtedy, gdy zostanie wykazane, że gdyby nie nienależyte wykonanie umowy przez ubezpieczonego, jego klient nie musiałby płacić podatku.

Ubezpieczyciel, badając żądanie naprawienia szkod, rozpatruje je w oparciu o zasady odpowiedzialności wynikające z kodeksu cywilnego w odniesieniu do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania zgodnie z przepisami k.c. - A zatem wtedy, gdy nie zostanie wykazane powstanie szkody lub jej wysokość, jeżeli nie doszło do nienależytego wykonania umowy przez ubezpieczonego, lub nienależyte wykonanie umowy spowodowane jest okolicznościami, za które ubezpieczony nie ponosi odpowiedzialności, wówczas ubezpieczyciel odmówi wypłaty odszkodowania. Badany jest także zakres posiadanej przez przedsiębiorcę wykonującego działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych ochrony wynikającej z tytułu ubezpieczenia OC oraz czy jego zachowanie prowadzące do powstania szkody mieściło się w zakresie zachowań objętych ubezpieczeniem - mówi Agnieszka Rosa.

- Decyzja odmowna jest także wydawana, gdy ubezpieczyciel nie otrzymał w ciągu 90 dni od zgłoszenia wymaganej przez niego dokumentacji - ostrzega Jakub Klein. - Zgodnie z przepisami decyzja odmowna powinna mieć formę pisemną i zawierać uzasadnienie. Ekspert podpowiada, że gdy zgłaszający otrzymał decyzję odmowną, w pierwszej kolejności powinien zweryfikować prawidłowość wydania decyzji. Jeśli nie, należy wnieść do ubezpieczyciela o jej uzupełnienie. Decyzja odmowna powinna mieć formę pisemną i zawierać uzasadnienie. W uzasadnieniu ubezpieczyciel wskazuje podstawę prawną i okoliczności, z których wynika brak odpowiedzialności za szkodę. Decyzja odmowna nie może się ograniczać do informacji, że powodem odmowy jest niestwierdzenie szkody lub niestwierdzenie błędu biura.

Jak wynika z art. 14 ust. 3 ustawy o obowiązkowym ubezpieczeniu OC, jeżeli ubezpieczyciel stwierdza, że odszkodowanie nie przysługuje lub przysługuje w innej wysokości niż określona w zgłoszonym roszczeniu, informuje o tym na piśmie osobę występującą z roszczeniem, wskazując przy tym na okoliczności oraz podstawę prawną uzasadniającą całkowitą lub częściową odmowę wypłaty odszkodowania, jak również na przyczyny, dla których odmówił wiarygodności okolicznościom dowodowym podniesionym przez osobę zgłaszającą roszczenie. Pismo zakładu ubezpieczeń powinno zawierać pouczenie o możliwości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Z reguły decyzja odmowna zawiera dwie klauzule odwoławcze: pierwszą, fakultatywną, informującą o możliwości wewnętrznego odwołania się od decyzji ubezpieczyciela i wskazującą, kto jest właściwy do jej rozpatrzenia, oraz drugą, obligatoryjną. Informuje ona o możliwości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Możliwe jest ponadto złożenie skargi do Komisji Nadzoru Finansowego sprawującej nadzór nad działalnością ubezpieczycieli lub do rzecznika ubezpieczonych reprezentującego interesy osób ubezpieczonych i poszkodowanych. Komisja i rzecznik nie mają prawa nakazać ubezpieczycielowi zmiany decyzji, mogą jednak prosić o udzielenie wyjaśnień dotyczących sposobu prowadzenia i zakończenia postępowania likwidacyjnego. - Komisja może ponadto nałożyć kary na ubezpieczyciela lub członków zarządu firmy z tytułu niedochowania terminów likwidacji szkody. Warto również wspomnieć, że po zakończeniu postępowania likwidacyjnego ubezpieczony i poszkodowany mają prawo żądać od ubezpieczyciela udostępnienia informacji i dokumentów, które są podstawą decyzji. Mogą również żądać wydania ich potwierdzenia lub kopii na ich koszt - mówi ekspert.

Zgodnie z treścią art. 14 ust. 5 ustawy o obowiązkowym ubezpieczeniu OC, zakład ubezpieczeń ma obowiązek udostępnić poszkodowanemu lub uprawnionemu informacje i dokumenty, które miały wpływ na ustalenie odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń i wysokość odszkodowania. Osoby te mogą żądać pisemnego potwierdzenia przez zakład ubezpieczeń przekazanych informacji bądź umożliwienia wykonania i potwierdzenia przez zakład ubezpieczeń kopii udostępnionych dokumentów, przy czym koszty dokonania wymienionych czynności obciążają osobę, która żąda tych czynności.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o obowiązkowym ubezpieczeniu OC poszkodowany w związku ze zdarzeniem objętym umową ubezpieczenia obowiązkowego odpowiedzialności cywilnej może dochodzić roszczeń bezpośrednio od zakładu ubezpieczeń. O zgłoszonym roszczeniu zakład ubezpieczeń powiadamia niezwłocznie ubezpieczonego. W związku z tym uprawnieniem najczęściej poszkodowani dochodzą swoich roszczeń od ubezpieczyciela. Zdarzyć się mogą sytuacje, gdy klienci decydują się na pozwanie wyłącznie biura rachunkowego.

Należy pamiętać, że w takim procesie pozwane biuro nie może kwestionować powództwa, powołując się na zawarcie umowy ubezpieczenia OC i wynikający stąd obowiązek zapłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela. Przypomnijmy, że samo zawarcie umowy ubezpieczenia nie zwalnia biura (które jest przecież odpowiedzialne za szkodę) z obowiązku jej naprawienia.

Z kolei gdy klient biura pozywa biuro rachunkowe o naprawienie wyrządzonej szkody, do procesu należy obowiązkowo przypozwać ubezpieczyciela. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy w postępowaniu sądowym o naprawienie szkody objętej ubezpieczeniem obowiązkowym odpowiedzialności cywilnej jest niezbędne przypozwanie zakładu ubezpieczeń.

Przepisy regulują również właściwość sądu dla wytoczenia powództwa w związku z dochodzonym roszczeniem wynikającym z umowy ubezpieczenia OC biur rachunkowych. Zgodnie z nimi powództwo o roszczenie wynikające z umów ubezpieczeń obowiązkowych lub obejmujące roszczenia z tytułu tych ubezpieczeń można wytoczyć bądź według przepisów o właściwości ogólnej, bądź przed sąd właściwy dla miejsca zamieszkania lub siedziby poszkodowanego. W związku z tym, jeżeli pozwanym jest np. zakład ubezpieczeń, powód (poszkodowany) może wytoczyć powództwo np. w sądzie cywilnym ustalonym według miejsca siedziby ubezpieczyciela.

@RY1@i02/2011/050/i02.2011.050.086.0007.001.jpg@RY2@

Minimalne sumy gwarancyjne obowiązkowego ubezpieczenia OC

W zgłoszeniu szkody powinny się znaleźć podstawowe elementy, takie jak:

● imię, nazwisko, adres poszkodowanego i ewentualne inne dane kontaktowe,

● dane podmiotu, w związku z działaniem bądź zaniechaniem którego dochodzi się odszkodowania,

● numer polisy biura rachunkowego, z której dochodzimy roszczenia,

● wskazanie na uchybienie, które spowodowało szkodę, czas jego powstania oraz jego istotę,

● wskazanie rozmiaru poniesionej szkody,

● numer rachunku bankowego, na który wypłacone ma zostać odszkodowanie.

Anna Rymaszewska

anna.rymaszewska@infor.pl

Art. 4 ust. 3 pkt 2 - 6, art. 79 pkt 6 - 7, art. 80a ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Rozdział 1 ustawy z 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz.U. nr 124, poz. 1152 z późn. zm.).

Art. 455 par. 1, art. 805 - 819 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.).

Art. 40 pkt 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 234, poz. 1576).

Ustawa z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz.U. nr 124, poz. 1151 z późn. zm.).