Założenie spółki z o.o. przez internet nie jest trudne

Od 1 stycznia 2012 r. możliwa jest rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez wychodzenia z domu, bez konieczności składania jakichkolwiek wniosków w formie tradycyjnej, wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Nie trzeba dysponować tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, wystarczy założyć indywidualne konto na platformie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Spółka powstanie w oparciu o jednolity dla wszystkich użytkowników wzorzec umowy. Mankamentem tej procedury jest to, iż ewentualna zmiana tego kontraktu dopuszczalna jest dopiero po zarejestrowaniu spółki i odbywa się w sposób tradycyjny. Dokonując rejestracji przez internet, spotkamy się z kolejnym ograniczeniem, polegającym na niemożliwości pokrycia kapitału zakładowego wkładem niepieniężnym.

Ratio legis wprowadzonych zmian było przyśpieszenie procesu rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, poprzez umożliwienie przeprowadzenia całej procedury rejestracyjnej wyłącznie przy użyciu systemu teleinformatycznego i przy wykorzystaniu urzędowych formularzy udostępnionych w internecie.

Indywidualne konto

Osoba zamierzająca skorzystać z możliwości rejestracji spółki przez internet w pierwszej kolejności powinna założyć indywidualne konto w specjalnie do tego przeznaczonym systemie. Udostępnia go na swych stronach minister sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl/). Konta muszą mieć wszyscy wspólnicy nowo zakładanej spółki oraz członkowie jej organów. Osoby nieposiadające konta nie mogą być założycielami spółki ani członkami jej organów. Jeśli w toku rejestracji okaże się, iż dana osoba nie posiada konta, konieczne będzie przerwanie procesu rejestracji, a wprowadzone wcześniej dane zostaną utracone.

Dla założenia konta konieczne jest podanie następujących danych: imię oraz nazwisko, numer PESEL (o ile użytkownik go otrzymał), miejsce urodzenia, nazwa, seria i numer dowodu tożsamości (względnie inne dane pozwalające na identyfikację). Trzeba też wpisać nazwę organu, który wydał dowód tożsamości, ze wskazaniem jego siedziby. Warunkiem koniecznym jest także podanie adresu poczty elektronicznej, na który wysłane zostanie potwierdzenie założenia konta, oraz adresu do korespondencji.

Podpis elektroniczny

W dalszej kolejności użytkownik dokonujący rejestracji winien podać swoją nazwę (tzw. login) oraz hasło służące do aktywowania konta, logowania do systemu, a także do składania podpisu elektronicznego. Po założeniu konto jest udostępniane po uprzednim uwierzytelnieniu (zalogowaniu). Następuje to przez podanie nazwy użytkownika oraz hasła. To również warunek wystarczający dla złożenia podpisu elektronicznego. Podpis ów nie jest tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Niemniej użytkownik dysponujący bezpiecznym podpisem elektronicznym może wykorzystać go do zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Proceduralne abc

Aby przystąpić do rejestracji, po uprzednim zalogowaniu do systemu, klikamy zakładkę "Rejestracja spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy". Na ekranie monitora pojawi się kilka praktycznych informacji dotyczących procedury składania wniosku. Należy przeczytać je przed kolejnymi czynnościami.

Skuteczne złożenie wniosku wymaga uiszczenia stosownych opłat. Dokonywane są one za pośrednictwem platformy elektronicznej, obsługiwanej przez firmę eCard S.A. Zapoznanie się z treścią "Regulaminu płatności elektronicznych dokonywanych za pośrednictwem operatora płatności eCard S.A." potwierdzone zaznaczeniem odpowiedniego okienka umieszczonego przy interaktywnym łączu odsyłającym do treści Regulaminu. To warunek konieczny. Bez jego spełnienia użytkownik nie będzie w stanie kontynuować rejestracji. Regulamin ten wskazuje m.in. wysokość opłat manipulacyjnych pobieranych przez operatora systemu przy dokonywaniu przelewu oraz banki za pośrednictwem których można dokonać płatności. Z systemu eCard S.A. będą mogli skorzystać także posiadacze kart kredytowych Visa oraz MasterCard. Ewentualny zwrot opłaty, np. w przypadku rezygnacji z rejestracji spółki, jest dopuszczalny wyłącznie po uprzednim stwierdzeniu przez sąd, iż zachodzą podstawy do zwrotu uiszczonej opłaty - zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pamiętać przy tym należy, iż zwrotowi podlega wyłącznie opłata od wniosku, odzyskanie opłaty manipulacyjnej jest wykluczone.

W dalszej kolejności przechodzimy do wyboru sposobu złożenia wniosku. System przewiduje zarówno złożenie wniosku przez zarząd zakładanej spółki, jak i przez jej pełnomocnika procesowego. Osobami działającymi w charakterze pełnomocnika mogą być jedynie podmioty wymienione w art. 87 kodeksu postępowania cywilnego, a więc w szczególności adwokat, radca prawny czy osoba pozostająca w stałym stosunku zlecenia, jeśli rejestracja spółki wchodzi w zakres tego zlecenia. Pełnomocnikiem osoby prawnej, a także jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej może zostać także ich pracownik albo organ nadrzędny. W przypadku, gdy pełnomocnikiem nie jest adwokat lub radca prawny, u dołu formularza należy zaznaczyć opcję "inny", a następnie w sąsiednim okienku opisać, kim jest pełnomocnik. Każdy z nich powinien podać swoje dane osobowe (imię nazwisko, numer PESEL, rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę organu, który go wydał). Podanie tych danych jest obligatoryjne, z tym zastrzeżeniem, iż pełnomocnik niebędący obywatelem polskim nie musi podawać numeru PESEL. Kolejnym krokiem jest wpisanie danych adresowych pełnomocnika składającego wniosek.

Menedżerowie i firma...

Jeśli wniosek składany jest przez członków zarządu, należy wybrać odpowiednią opcję w lewym górnym rogu formularza i przejść do następnej strony, klikając w zakładkę "Następny". W takim wypadku nie wypełniamy pól dotyczących pełnomocnika. System przekieruje nas do strony, gdzie wskazuje się sąd rejestrowy właściwy ze względu na siedzibę spółki, jej firmę i adres siedziby oraz dane wnioskodawcy. Nazwy sądów ze wskazaniem właściwych wydziałów pojawią się po kliknięciu w zakładkę "wybierz" w polu "Nazwa sądu". W polu "Firma" spółki wpisujemy wyłącznie jej nazwę, z pominięciem formy prawnej. Prawidłowe będzie zatem podanie nazwy "Galaktyka", zaś błędem będzie podanie nazwy "Galaktyka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością". Dokonując rejestracji, obligatoryjnie podajemy następujące dane adresowe siedziby spółki: województwo, gmina, miejscowość, kod pocztowy oraz numer domu. Pozostałe informacje nie są niezbędne, tym niemniej, celem ułatwienia kontaktu, można też podać adresy strony internetowej spółki oraz jej poczty elektronicznej. U dołu formularza pozostaje wskazać, czy rejestracji dokonuje spółka, czy też inny wnioskodawca. W tym drugim przypadku konieczne jest podanie jego imienia i nazwiska.

...oraz adres i inne dane

Po wypełnieniu omówionych rubryk przechodzimy dalej, klikając w zakładkę "Następny". Na kolejnej stronie formularza możemy podać adres spółki do korespondencji. Uzupełnienie widocznych pól staje się wykonalne po wybraniu opcji "Inny niż adres siedziby". Można pominąć tę opcję, wówczas system automatycznie zarejestruje adres siedziby jako adres do korespondencji.

W dalszej kolejności należy wybrać właściwy przedmiot działalności spółki (PKD).

W tym celu klikamy w zakładkę "Wybierz PKD", po czym wskazujemy kolejno interesujące nas: sekcję, dział, grupę i klasę klasyfikacji PKD. W zależności od profilu spółki niewykluczone, że operację tę trzeba będzie kilkakrotnie powtarzać. Akceptacja następuje poprzez kliknięcie w odnośnik "dodaj", pojawiający się przy opisie wybranego przedmiotu działalności.

W kolejnym oknie formularza wskazujemy założycieli spółki, klikając we właściwe odsyłacze "Dodaj osobę fizyczną" lub "Dodaj osobę prawną". Każda z tych osób powinna mieć aktywne konto w systemie. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwa rejestracja spółki, którą mają one zawiązać. W przypadku założycieli będących osobami fizycznymi podać należy ich imiona i nazwiska, numery PESEL, nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, a także nazwę organu wydającego. Jeśli założycielem jest osoba prawna, trzeba określić jej pełną nazwę (w tym formę prawną), NIP, REGON, KRS oraz adres siedziby. Jednakże w przypadku, gdy osoba prawna to firma zagraniczna, dla skutecznej rejestracji konieczne jest podanie, poza nazwą firmy i adresem siedziby, nazwy rejestru, w którym spółka jest zarejestrowana, organu go prowadzącego, kraju, gdzie jest on prowadzony oraz numeru spółki w owym rejestrze. W tym przypadku nie podajemy NIP i REGON. Jeśli założycielem jest osoba prawna, zawsze konieczne jest podanie danych osoby, która działa w jej imieniu. Powinna być to osoba umocowana do działania za ten podmiot, a więc w szczególności członek zarządu spółki, jej prokurent lub likwidator. Przekazując numer dokumentu tożsamości, którym legitymuje się osoba fizyczna zakładająca spółkę lub działająca w imieniu osoby prawnej będącej założycielem, nie należy wprowadzać spacji między serią a numerem dowodu tożsamości. System może to potraktować jako błąd, informując, iż wskazana osoba nie posiada aktywnego konta. Powyższą procedurę powtarzamy tyle razy, ilu jest założycieli spółki.

@RY1@i02/2012/191/i02.2012.191.215000400.803.jpg@RY2@

Paweł Sowisło adwokat

Paweł Sowisło

adwokat

Podstawa prawna

Procedura rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet stała się możliwa dzięki zmianom wprowadzonym nowelizacją z 1 kwietnia 2011 r. kodeksu spółek handlowych i niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2011 r. nr 92, poz. 531). Weszła ona w życie 1 stycznia 2012 r. Na jej podstawie w kodeksie spółek handlowych dodano art. 157¹. Jego par. 1 stanowi, iż umowa spółki z o.o. może być zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnianego w systemie teleinformatycznym. Dalsze przepisy tego artykułu precyzują zasady zakładania spółki z o.o. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Paragrafy 5 i 6 zawierają ustawową delegację dla ministra sprawiedliwości do ustalenia w drodze rozporządzenia jednolitego wzorca umowy spółki oraz szczegółowej procedury zakładania spółki. W oparciu o tę delegację minister wydał rozporządzenie z 22 grudnia 2011 r. ws. określenia wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (Dz.U. z 2011 r. nr 299, poz. 1774) oraz rozporządzenie z 29 grudnia 2011 r. ws. trybu zakładania konta w systemie teleinformatycznym, sposobu korzystania z systemu teleinformatycznego i podejmowania w nim czynności związanych z zawiązaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy oraz wymagań dotyczących podpisu elektronicznego (Dz.U. z 2001 r. nr 297, poz. 1762).

Od wzorca umowy do kontraktu krok po kroku

Do rejestracji spółki wykorzystywany jest jednolity dla wszystkich użytkowników wzorzec umowy, udostępniany po zalogowaniu do systemu. W przypadku spółek jednoosobowych wzorzec pełni funkcję aktu założycielskiego. Jego modyfikacja nie jest możliwa, ale część jego postanowień ma charakter opcjonalny i użytkownik rejestrujący spółkę decyduje, którą opcję wybrać. Ewentualna zmiana postanowień umowy spółki stanie się możliwa po jej zarejestrowaniu. Ale i wtedy wyłącznie drogą tradycyjną, tj. w formie aktu notarialnego, składanego wraz z odpowiednim wnioskiem w sądzie rejestrowym. [patrz wzór]

Przechodząc do kolejnych stron formularza, określamy treść postanowień umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W pierwszej kolejności należy wskazać wartość nominalną udziałów, pamiętając przy tym, że wartość nominalna jednego udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być mniejsza niż 50 zł. W dalszej kolejności, edytując dane wspólnika, któremu udziały mają przysługiwać, ustalamy liczbę udziałów przypadających na danego wspólnika. U dołu formularza trzeba nadto zdecydować, czy wpłaty na pokrycie kapitału zakładowego uiszczono w całości. Jeśli zaznaczono opcję, iż wpłaty na kapitał zakładowy zostały dokonane, w dalszej kolejności przechodzimy do okienka, gdzie wskazuje się datę i miejsce złożenia oświadczenia o pokryciu kapitału zakładowego. Oświadczenie to zostanie wygenerowane wraz z innymi dokumentami w końcowym etapie rejestracji.

W następnym kroku ustalamy treść paragrafów 8 - 17 umowy spółki. Paragraf ósmy dotyczy udziałów w spółce, tego czy są one podzielne, czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział, ile głosów przypada na każdy udział oraz czy udziały wolno umarzać. Twórcy systemu przygotowali dwa warianty tego paragrafu, obrazuje je poniższa grafika.

1. Udziały w Spółce są równe i niepodzielne. Każdy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział.

2. Na każdy udział przypada jeden głos.

1. Udziały w Spółce są równe i niepodzielne. Każdy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział.

2. Na każdy udział przypada jeden głos. Udział może być umorzony za zgodą wspólnika w drodze nabycia udziału przez Spółkę.

Kwestie związane ze zbyciem lub zastawieniem udziałów w spółce reguluje paragraf 10. W tym przypadku możliwe jest dokonanie wyboru spośród czerech wariantów:

Zbycie oraz zastawienie udziału wymaga zgody Spółki.

Zbycie oraz zastawienie udziału nie wymaga zgody Spółki.

1. Zbycie oraz zastawienie udziału wymaga zgody Spółki.

2. Zastawnik i użytkownik mogą wykonywać prawo głosu z udziału, na którym ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli przewiduje to czynność prawna ustanawiająca ograniczone prawo rzeczowe oraz gdy w księdze udziałów dokonano wzmianki o jego ustanowieniu i o upoważnieniu do wykonywania prawa głosu.

1. Zbycie oraz zastawienie udziału nie wymaga zgody Spółki

2. Zastawnik i użytkownik mogą wykonywać prawo głosu z udziału, na którym ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli przewiduje to czynność prawna ustanawiająca ograniczone prawo rzeczowe oraz gdy w księdze udziałów dokonano wzmianki o jego ustanowieniu i o upoważnieniu do wykonywania prawa głosu.

Kolejne fragmenty dotyczą tworzenia kapitałów rezerwowego i zapasowego spółki. Z każdej z dwóch dostępnych opcji wynika, że "Spółka może tworzyć kapitały rezerwowy i zapasowy." W drugim wariancie zapis ten jest rozszerzony o postanowienie wskazujące, iż "Zarząd może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli zaistnieją warunki wymagane przepisami prawa, a w szczególności jeżeli spółka posiada wystarczające środki na wypłatę".

W paragrafie 12 należy zdecydować o organach spółki. Mogą być nimi wyłącznie zarząd i zgromadzenie wspólników albo zarząd, zgromadzenie wspólników oraz rada nadzorcza. W tym ostatnim wypadku istnieje opcja rozszerzenia umowy o zapisy dotyczące wykonywania przez wspólników prawa indywidualnej kontroli działalności spółki. W kolejnych paragrafach definiujemy kadencję zarządu, sposób reprezentacji, ewentualną konieczność uzyskania zgody wspólników na rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania o wartości przewyższającej dwukrotnie wysokość kapitału zakładowego. W paragrafie 16 wskazujemy koniec pierwszego roku obrotowego. Mamy do wyboru koniec bieżącego roku kalendarzowego lub, w przypadku gdy rejestracja dokonywana jest w drugiej połowie danego roku kalendarzowego, koniec roku następnego. Formularz nie daje do wyboru daty innej niż koniec roku kalendarzowego.

Zarząd i inne dokumenty

Na kolejnym etapie wpisujemy informacje dotyczące członków zarządu. Są to te same dane, których podanie było konieczne dla zgłoszenia założycieli będących osobami fizycznymi. Pamiętać należy, iż potencjalny członek zarządu winien posiadać aktywne konto w systemie. Jeśli spółka ma mieć oddziały, w kolejnym kroku podajemy dane adresowe oddziału. W przypadku braku oddziałów spółki przechodzimy do kolejnej strony.

Po podaniu wszystkich wymienionych wyżej danych na ekranie monitora pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu dokumentów rejestracyjnych. Każdy z nich tj. umowę spółki, listę wspólników oraz ewentualnie oświadczenie o wniesieniu wkładów możemy edytować w formacie PDF. Poniżej wygenerowane zostaną dalsze dokumenty, tj. wniosek o rejestrację spółki (KRS-W3-S24), formularz - Oddziały terenowe, jednostki organizacyjne (KRS-WA-S24), formularz - Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru (KRS-WE-S24), formularz - Organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentacji (KRS-WK-S24), formularz - Rada nadzorcza (KRS-WK-S24) a także formularz - Przedmiot działalności (KRS-WM-S24).

Jest to ostatni moment na dokonanie ewentualnej korekty w treści dokumentów. W tym celu należy cofnąć się do odpowiedniego etapu rejestracji, posługując się zakładkami "Następny" albo "Poprzedni" u dołu każdej strony. Poruszanie się pomiędzy kolejnymi etapami rejestracji za pomocą klawiszy funkcyjnych używanej przeglądarki internetowej nie jest możliwe. Należy przy tym uważać na zakładkę "Anuluj". Jej kliknięcie, a następnie potwierdzenie dokonanego wyboru spowoduje utratę wszystkich wprowadzonych do tej pory danych, bez możliwości ich odzyskania.

Przekierowanie do podpisu

Po zakończeniu wypełniania formularza następuje przekierowanie do okienka pozwalającego złożyć podpis pod wszystkimi niezbędnymi do rejestracji spółki dokumentami, tj. umową spółki oraz wymienionymi wyżej formularzami. Oczywiście treść przedstawionych do podpisu dokumentów zależy od wcześniej dokonanego wyboru postanowień umowy. I tak np. w spółce, w której nie powołano rady nadzorczej, nie będzie konieczności podpisywania formularza KRS-WK-S24. Po zaznaczeniu okienek widniejących przy poszczególnych dokumentach osoby do tego uprawnione składają pod nimi swoje podpisy przy użyciu podpisu elektronicznego (podając swój login oraz hasło). Osoba składająca podpis w imieniu innego podmiotu zaznacza to w odpowiednim polu formularza, a następnie podaje dane owego podmiotu. Wskazuje również podstawę prawną swego umocowania.

Podkreślmy, iż z chwilą podpisania umowy przez pierwszego użytkownika nie jest już możliwe ponowne edytowanie jej treści. Ewentualna zmiana postanowień umowy będzie dopuszczalna dopiero po rejestracji spółki, z zachowaniem formy aktu notarialnego.

Wkłady i jedno okienko

W przypadku rejestracji spółki przez internet wkłady wnoszone przez wspólników muszą mieć charakter pieniężny. Wnoszenie wkładów w postaci aportu stanie się możliwe dopiero po zarejestrowaniu spółki, na zasadach ogólnych. Z tego też względu, decydując się na rejestrację tym sposobem, musimy dysponować gotówką w kwocie nie mniejszej niż 5 tys. zł. Taka jest bowiem minimalna wysokość kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Konieczność wnoszenia wkładów pieniężnych jest jedną z podstawowych różnic, jakie zachodzą między spółką rejestrowaną przez internet a rejestrowaną drogą tradycyjną. W przypadku tej ostatniej wnoszenie wkładów niepieniężnych jest możliwe już na etapie zakładania spółki. Kolejna różnica dotyczy momentu wniesienia wkładów. O ile wspólnicy spółki rejestrowanej w sposób tradycyjny są zobligowani do pokrycia wkładów najpóźniej w chwili składania wniosku o rejestrację, o tyle wspólnicy tej internetowej mogą wnieść wkłady na pokrycie kapitału zakładowego w terminie 7 dni, licząc od dnia wpisu spółki do rejestru.

Korzystając z omawianego sposobu rejestracji, zgodnie z treścią art. 19b ust. 1c pkt 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.), należy pamiętać, iż nie działa tutaj zasada jednego okienka. Osoba dokonująca rejestracji zobligowana jest złożyć samodzielnie wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), a także dokonać zgłoszenia do ZUS oraz urzędu skarbowego. Może to uczynić drogą elektroniczną.

Kompatybilność systemu

W praktyce okazuje się, iż system udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości pod adresem: https://ems.ms.gov.pl/ nie jest w pełni kompatybilny ze wszystkimi dostępnymi na rynku przeglądarkami internetowymi. W szczególności wskazuje się na problemy pojawiające się podczas procesu rejestracji, w przypadku gdy użytkownik korzysta z przeglądarki Internet Explorer. Z tego też względu zaleca się dokonywanie rejestracji przy użyciu alternatywnego oprogramowania.

@RY1@i02/2012/191/i02.2012.191.215000400.804.gif@RY2@