W jakiej formie uruchomić działalność w Niemczech

Najpowszechniejszymi formami prowadzenia działalności w Niemczech przez zagranicznego przedsiębiorcę są: samodzielny oddział, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz niesamodzielny zakład (filia). Omówimy je poniżej. Niezależnie od wymagań formalnych, które prawo niemieckie przewiduje dla różnych form prowadzenia działalności gospodarczej, należy także pamiętać, że niektóre z tych działalności są reglamentowane i wymagają uzyskania zezwolenia. Dotyczy to w szczególności rzemiosła.

Samodzielny oddział (Zweigniederlassung)

Samodzielny oddział nie posiada własnej osobowości prawnej, lecz stanowi wyodrębnioną pod względem prawnym i organizacyjnym część głównego przedsiębiorstwa. Jednocześnie samodzielnie uczestniczy w obrocie gospodarczym. Jego utworzenie na terytorium Niemiec wymaga aktu notarialnego oraz dokonania wpisu do rejestru handlowego (wpis do rejestru A lub B jest uzależniony od formy prawnej, którą ma przedsiębiorstwo w Polsce). Oddział otrzymuje swój numer w rejestrze przedsiębiorców. Niezależnie od powyższego oddział należy zgłosić w urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeamt) we właściwej gminie. Utworzenie samodzielnego oddziału nie wymaga minimalnego kapitału zakładowego. Za jego zobowiązania odpowiedzialność ponosi spółka, do której on należy. Rachunkowość jest prowadzona według zasad obowiązujących w prawie niemieckim.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialności (GmbH)

Jedną z najbardziej powszechnych form prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Niemiec przez zagranicznych przedsiębiorców jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Minimalny wymagany kapitał zakładowy w jej przypadku wynosi 25 tys. euro, a przynajmniej połowa tej kwoty musi zostać pokryta do dnia jej rejestracji. Podobnie jak Polsce, taka spółka może być jednoosobowa lub też mieć wielu wspólników. Odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do majątku firmowego. Procedura związana z utworzeniem spółki GmbH jest stosunkowo złożona (najważniejsze etapy przedstawiamy w ramce).

Koszty związane z założeniem

Wysokość kosztów związanych z założeniem spółki jest zależna od kilku czynników, jednak przeciętnie w praktyce należy liczyć się z wydatkami na poziomie od 500 do 1000 euro. Na powyższą sumę składają opłaty notarialne i sądowe, a w szczególności koszty:

• notarialne związane z przygotowaniem i zawarciem umowy spółki oraz zgłoszeniem spółki przez notariusza w sądzie (ich wysokość jest zależna m.in. od wysokości kapitału zakładowego spółki, liczby wspólników, rodzaju czynności notarialnych wykonanych przez notariusza, koszty te zaczynają się od 400 euro, jednak przeciętnie wynoszą ok. 800 euro);
• wpisania spółki do rejestru prowadzonego przez sąd rejonowy (150 euro);
• przygotowania bilansu otwarcia spółki (wysokość jest zależna od wysokości honorarium biura księgowego lub doradcy podatkowego).

Do wydatków należy doliczyć także opłaty związane np. ze zgłoszeniem w urzędzie ds. działalności gospodarczej oraz fakultatywnie wynagrodzenie adwokackie za pomoc w opracowaniu umowy spółki.

Umowa spółki GmbH

Umowa spółki powinna zawierać m.in.:

• określenie nazwy spółki, celu przedsiębiorstwa,
• wysokość kapitału zakładowego,
• liczbę oraz wartość netto udziałów, które przypadają na każdego wspólnika.

Przy zawieraniu umowy spółki powołuje się także zarząd spółki oraz sporządza listę wspólników, w której wskazuje się m.in. imiona i nazwiska wspólników, ich daty urodzenia oraz miejsce zamieszkania, kwoty netto przypadających na nich udziałów oraz oznaczenie numerów poszczególnych udziałów.

Założenie spółki z wykorzystaniem Musterprotokoll

Niemiecki ustawodawca przewidział wyjątek od obowiązku sporządzenia umowy spółki GmbH oraz Mini-GmbH w formie notarialnej. Istnieje bowiem możliwość zawarcia umowy spółki z zastosowaniem wzoru (Musterprotokoll), którego treść jest jednak ograniczona wyłącznie do podstawowych ustawowych wymagań dla umowy spółki. W umowie spółki sporządzonej według tego wzoru nie można np. wprowadzić zapisów dotyczących postępowania na wypadek śmierci wspólnika lub wypowiedzenia umowy spółki przez wspólnika czy też odmiennych zasad dotyczących roku obrotowego w spółce. Niemiecka ustawa GmbH – Gesetz przewiduje dwa wzory umowy spółki: jednoosobowej oraz takiej, w której występuje maksymalnie trzech wspólników oraz powoływany jest jeden członek zarządu. Protokół sporządzony według niniejszego wzoru zastępuje jednocześnie listę wspólników. Protokół taki jest zgłaszany przez notariusza do właściwego elektronicznego rejestru. Koszty notarialne i sądowe związane z utworzeniem podmiotu w ten właśnie sposób wynoszą od 200 do 300 euro.

Regulamin zarządu

Popularnym i często stosowanym w Niemczech w spółce GmbH dokumentem jest regulamin zarządu, w którym szczegółowo określa się zadania i obowiązki zarządu oraz przede wszystkim czynności, które wymagają uzyskania przez zarząd zgody wspólników. Nie może on pozostawać w sprzeczności z umową spółki oraz obowiązującym prawem.

Zeznanie roczne

Spółka GmbH zobowiązana jest publikować zeznanie roczne w Bundesanzeiger. Uchwały związane z zamknięciem roku w spółce GmbH powinny być podejmowane w terminie ośmiu miesięcy lub jedenastu miesięcy po zamknięciu roku obrotowego.

UG – Mini-GmbH

Obok klasycznej formy spółki GmbH w Niemczech możemy spotkać się także z mniej popularnymi formami prowadzenia działalności takimi jak: Mini-GmbH (inaczej UG) czy też spółka cywilna. Mini-GmbH jest alternatywną formą prowadzenia działalności w stosunku do spółki GmbH, choć w rzeczywistości stanowi jej szczególną formę. Podstawową zaletą jest bardzo niski wymagany minimalny kapitał zakładowy spółki, który może wynosić nawet 1 euro. Wadą powyższego rozwiązania może być jednak dość szybkie osiągnięcie przez spółkę stanu uzasadniającego jej upadłość w świetle niemieckiego prawa upadłościowego czy też problem z uzyskaniem zewnętrznego finansowania działalności w postaci np. kredytów.

Istotnym ograniczeniem w działalności tej spółki jest zakaz wypłaty zysku do momentu zgromadzenia przez spółkę kapitału zapasowego w kwocie odpowiadającej 25 tys. euro. W tym momencie dochodzi do przekształcenia Mini-GmbH w spółkę GmbH. Założenie Mini-GmbH wymaga, podobnie jak w przypadku GmbH, sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego i zgłoszenia jej do rejestru za pośrednictwem notariusza. Istotną cechą odróżniającą Mini-GmbH od typowej GmbH jest konieczność pokrycia wkładu na kapitał założycielski spółki wyłącznie w formie gotówkowej.

Spółka cywilna (GbR)

Spółka cywilna jest najprostszą formą prowadzenia działalności w Niemczech. Jej podstawowa cecha to odpowiedzialność osobista wspólników spółki za jej zobowiązania oraz znacznie odformalizowany tryb jej założenia. W pierwszej kolejności wspólnicy zawierają bowiem umowę spółki w dowolnie wybranej przez siebie formie (dopuszczalna jest także forma ustna). Każdy wspólnik zobowiązany jest zgłosić swoją działalność w urzędzie Gewerbeamt. Koszt związany ze zgłoszeniem wynosi od 20 do 30 euro. Odpowiedniego zgłoszenia należy dokonać także we właściwej izbie rzemieślniczej lub izbie handlowej.

Niesamodzielny zakład (Betriebsstätte)

Niesamodzielny zakład (Betriebsstätte), który przybiera często formę niesamodzielnej filii, nie ma własnej osobowości prawnej, lecz pełni wyłącznie funkcje pomocnicze (jako np. magazyn, miejsce produkcyjne) w stosunku do głównej działalności przedsiębiorstwa. Utworzenie zakładu nie wymaga wpisu do rejestru handlowego, jednak wymaga zgłoszenia we właściwym urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeanmeldung). W odróżnieniu od samodzielnego oddziału (Zweigniederlassung) zakład nie występuje samodzielnie w obrocie i tym samym nie może wystawiać rachunków (rachunki są wystawiane w imieniu centrali).

Przedstawicielstwo (Represäntanz)

Przedstawicielstwo (Represäntanz) nie ma własnej osobowości prawnej, lecz pełni funkcje wyłącznie reprezentacyjne (np. przedstawicielstwo handlowe). Podobnie jak niesamodzielny zakład wymaga zarejestrowania w urzędzie ds. działalności gospodarczej. Prawo niemieckie wymaga także od przedsiębiorców zgłoszenia ich działalności we właściwym urzędzie ds. ochrony konkurencji i konsumentów (Verbraucherschutzamt). ©℗

4 Etapy zakładania spółki GmbH ©℗

Etap I. Zawarcie umowy spółki oraz rejestracja w sądzie

Utworzenie spółki GmbH w Niemczech zajmuje 3–4 tygodnie. Wymaga bowiem podpisania umowy spółki u notariusza, który następnie przekazuje sporządzony przez siebie notarialny dokument do sądu. W przeciwieństwie do wymogów prawa polskiego przed skierowaniem tych dokumentów do sądu notariusz żąda od stron umowy przedłożenia poświadczenia wpłaty na kapitał zakładowy na konto firmowe spółki. Warunkiem więc zarejestrowania spółki w Niemczech jest opłacenie kapitału zakładowego. Przed rejestracją należy dokonać wpłaty co najmniej połowy jego wysokości, tj. 12 500 euro. Wpłaty na kapitał zakładowy należy dokonać na rachunek bankowy. Sądy niemieckie opracowują wniosek z reguły parę dni.

Etap II. Rejestracja w urzędzie skarbowym

Po zarejestrowaniu spółki we właściwym rejestrze otrzymuje ona od urzędu skarbowego ankietę „Steuerliche Erfassung”. Ta służy do zgłoszenia podmiotu dla celów podatkowych na terytorium Niemiec i uzyskania numeru podatkowego (Steuernummer – ID). Numeru tego, składającego się z 11 znaków, nie należy mylić z numerem związanym z rejestracją dla celów podatku obrotowego, który jest w Niemczech zupełnie odrębnym numerem (nadawanym po zarejestrowaniu przedsiębiorcy dla celów podatku obrotowego).

Zgłoszenie w urzędzie skarbowym wymaga przedłożenia m.in. wyciągu z rejestru handlowego, umowy spółki, bilansu otwarcia, oszacowania planowanych obrotów w roku założenia spółki oraz roku następnym, umowy o zarządzanie spółką czy też umów najmu, jeżeli takie zostały zawarte.

Etap III. Zgłoszenie spółki w Gewerbeamt

Spółka GmbH musi dokonać zgłoszenia także w urzędzie ds. prowadzenia działalności gospodarczej (Gewerbeamt). Zgłoszenia można dokonać także online. Należy w nim wskazać m.in. nazwę i formę prowadzonej działalności gospodarczej, liczbę ustawowych przedstawicieli, rodzaj wykonywanej działalności, miejsce i numer w rejestrze handlowym, adres oraz dane kontaktowe przedsiębiorcy.

Etap IV. Pozostałe zgłoszenia

Spółka GmbH powinna dokonać dalszych zgłoszeń, np. w:

• izbie przemysłowo-handlowej (IHK) lub w izbie rzemieślniczej (HWK),

• federalnej agencji pracy (Bundesagentur für Arbeit),

• ubezpieczalni wypadkowej (Berufsgenossenschaft),

• kasie chorych (Krankenkasse) oraz kasie socjalnej (Soka – Bau) w przypadku firmy działającej w branżu budowlanej.