Najpewniejsza jest umowa najmu z właścicielem magazynu

- Przedsiębiorca zamierzający wynająć jakikolwiek magazyn powinien przede wszystkim dokonać rekonesansu na rynku wynajmu tego rodzaju nieruchomości. Następnie musi ustalić cel oraz okres, na jaki konieczne jest wynajęcie tych powierzchni, a także budżet, jakim dysponuje. Dzięki temu będzie mógł wybrać odpowiedni do jego potrzeb obiekt magazynowy i właściwie przygotować się do negocjacji umowy - zwraca uwagę Magdalena Doroz, aplikantka adwokacka z Kancelarii Góralski & Goss Legal.

Jak podkreśla, umowy najmu nieruchomości, w tym magazynowych, są co do zasady umowami konstruowanymi przez wynajmującego lub jego prawników. Nie oznacza to jednak, że najemca jest pozbawiony wpływu na kształt takiej umowy. Wręcz przeciwnie - w toku negocjacji przedsiębiorca zamierzający wynająć magazyn ma możliwość kształtowania umowy w taki sposób, aby uwzględniała także jego interesy. Jeśli wynajmujący nie dopuszcza do zmian w zaproponowanym przez siebie projekcie umowy, a projekt ten jest niekorzystny dla najemcy, to najemca powinien rozważyć rezygnację z jej zawarcia, nawet jeśli pod wszelkimi innymi względami (lokalizacja, jakość nieruchomości, wysokość czynszu) zdaje się być ona korzystna. Źle skonstruowana umowa może być bowiem w przyszłości przyczyną poważnych problemów, których nie zrównoważą nawet najlepsze wyniki biznesowe.

Jak negocjować

Michał Tomasiak, aplikant radcowski z Kancelarii Prawniczej Rachelski i Wspólnicy wskazuje, że sposób prowadzenia negocjacji w dużej mierze zależy od celów i profilu działalności najemcy powierzchni magazynowej. Już na etapie negocjacji należy ustalić, co na dzień zawarcia umowy jest w stanie zagwarantować wynajmujący oraz co jest gotowy zaoferować w przyszłości. Istotne jest również określenie, jakich warunków wynajmujący nie zdoła zapewnić. Przystępując do negocjacji w celu zawarcia umowy najmu, trzeba zwrócić uwagę w szczególności na takie elementy biznesowe umowy najmu, jak:

● poziom wolnej powierzchni, którą dysponuje wynajmujący. Warto pamiętać, że im więcej i im dłużej wynajmujemy, tym cena za metr kwadratowy powinna maleć;

● lokalizację (w skład dobrej lokalizacji wchodzi wiele elementów, np. dobre połączenie z siecią dróg i autostrad, co z pewnością ograniczy koszty transportu i zwiększy jego efektywność);

● dostępność pracowników mających kwalifikacje do wykonywania zadań na terenie wynajmowanej powierzchni;

● możliwość rozbudowy lokalizacji.

- Istotne znaczenie w toku prowadzonych negocjacji ma również określenie profilu hali czy budynku, w którym zamierzamy wynająć powierzchnię - podkreśla Michał Tomasiak. Jeżeli wynajmujący jest nastawiony na wynajmowanie budynków przedsiębiorcom o różnych profilach działalności, wówczas naturalnie powinniśmy starać się negocjować zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej w przedmiotowym lokalu. Pamiętać także należy, że nie wszystkie rodzaje działalności gospodarczej mogą być prowadzone w bezpośrednim sąsiedztwie.

Opisanie przedmiotu

Magdalena Doroz stwierdza, że każda umowa najmu powinna przede wszystkim zawierać dokładne opisanie nieruchomości, obejmujące m.in. adres, numer księgi wieczystej oraz oznaczenie właściciela. Jeżeli właścicielem nie jest wynajmujący, to konieczne jest także zobowiązanie go do przedłożenia zgody właściciela na podnajem.

- Przy tej okazji warto podkreślić, iż najpewniejszą formą umowy najmu jest zawarcie jej bezpośrednio z właścicielem. Sytuacja prawna podnajemcy jest słabsza. W takim przypadku w razie rozwiązania umowy między właścicielem a najemcą podnajemca w istocie utraci tytuł prawny do nieruchomości. Zatem zawsze opłaca się wprowadzić w umowie oświadczenia wynajmującego o tym, że nieruchomość lub pomieszczenia są wolne od roszczeń i praw osób trzecich - radzi prawniczka. Jednocześnie zwraca uwagę, że jeżeli umowa dotyczy tylko niektórych pomieszczeń, to warto ustalić prawo najemcy do korzystania z tzw. części wspólnej nieruchomości, czyli np. klatki schodowej, parkingu czy też łazienek.

W umowie koniecznie należy ponadto oznaczyć, na jaki okres zostaje ona zawarta. Trzeba również ustalić wysokość czynszu i sposób jego zapłaty. Jeżeli najemca przewiduje korzystanie z mediów (prąd, gaz, internet, telefon), to warto od razu w umowie ustalić zasady ponoszenia tych opłat. W tym zakresie najmniej sporów powoduje wskazanie najemcy jako strony umów o dostawę mediów - wymaga to jednak zarówno przy zawarciu, jak i rozwiązaniu takich umów współdziałania właściciela. Z drugiej strony najemca ma wtedy pełną kontrolę nad takimi kosztami.

Często zdarza się także, że nieruchomość jest chroniona. Wówczas najemca powinien partycypować w kosztach takiej ochrony, odpowiednio do powierzchni wynajmowanej nieruchomości lub pomieszczeń. Bywa że najemcy zależy, by nieruchomość posiadała stosowne ubezpieczenie - np. w zakresie pożaru lub jego następstw. Wówczas zobowiązanie wynajmującego - lub właściciela - po przedłożeniu stosownej polisy również powinno znaleźć się w umowie.

Umiejętne zredagowanie

Jak szczegółowo zredagować umowę dotyczącą powierzchni magazynowej? Michał Tomasiak zwraca uwagę, że w umowie najmu - podobnie, jak w każdej innej - na początku trzeba określić datę oraz miejsce jej zawarcia. Kolejnym elementem jest wskazanie stron mających być uczestnikami stosunku najmu. Wynajmujący najczęściej jest właścicielem nieruchomości, jednak nie ma przeszkód, aby był jej dzierżawcą lub najemcą.

Kolejnym elementem jest jak najdokładniejsze określenie przedmiotu najmu. To konieczne, brak powoduje tu nieważność czynności prawnej.

Należy precyzyjnie określić lokal będący przedmiotem umowy, jego metraż, stan prawny, adres, dane wynikające z księgi wieczystej i przeznaczenie. Ponadto do umowy powinno się dołączyć dokumentację zapewniającą, że lokal spełnia normy bhp i przeciwpożarowe oraz potwierdzającą dopuszczenie lokalu do użytkowania. W umowie trzeba również umieścić jednoznaczny termin wydania przedmiotu najmu najemcy.

Kolejnym elementem koniecznym jest określenie czynszu, który najemca ma płacić na rzecz wynajmującego.

Określenie tych dwóch elementów jest o tyle ważne, że bez nich umowa nie będzie mogła zostać zakwalifikowana jako umowa najmu. Przykładowo, brak określenia wysokości doprowadzi do zakwalifikowania jej jako umowy użyczenia, podlegającej innym regulacjom prawnym niż umowa najmu.

Jak określać opłaty

Michał Tomasiak wskazuje, że czynsz jest jednym z najistotniejszych elementów umowy najmu. Bez określenia wysokości czynszu nie można twierdzić, że umowę najmu w ogóle zawarto. W praktyce obok czynszu w umowie zawiera się również obowiązek obciążenia najemcy opłatami eksploatacyjnymi.

Czynsz jest określany miesięcznie lub rocznie. Natomiast opłaty eksploatacyjne są uiszczane zazwyczaj w okresach miesięcznych lub dwumiesięcznych w zależności od częstotliwości ich naliczania przez wynajmującego.

- Należy pamiętać o takim skonstruowaniu umowy, aby czynsz i opłaty miały przejrzysty charakter. Najemcom powinno zależeć na zapisach o niezmienności czynszu. Powszechną praktyką jest ustalanie czynszu na stałą kwotę (nawet na 5 czy 10 lat), z zastrzeżeniem, że czynsz taki może być każdego roku waloryzowany przez wynajmującego w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych za rok kalendarzowy poprzedzający rok, w którym dokonuje się waloryzacji, wyliczony i ogłoszony przez Główny Urząd Statystyczny - mówi prawnik.

Warto sprecyzować w umowie, które konkretnie opłaty eksploatacyjne (np. za ogrzewanie hali, wodę i energię elektryczną czy odprowadzenie ścieków, związane z utrzymaniem porządku i zarządzaniem obiektem, gdzie znajduje się wynajmowany magazyn) najemca będzie zobowiązany ponosić. Chodzi o to, aby tworzyły one katalog zamknięty. Trzeba również opisać sposób naliczania tych opłat.

Czas trwania

- Strony powinny określić również czas trwania stosunku najmu - czy jest on nawiązywany na czas określony czy nieokreślony. Należy pamiętać, że dla najemcy korzystniejsze jest zawarcie umowy najmu na czas określony, z uwagi na to, że taką umowę trudniej jest wypowiedzieć, chyba że klauzula dotycząca wypowiedzenia zostanie oddzielnie zawarta w umowie - wskazuje Michał Tomasiak.

W zależności od poziomu profesjonalizmu stron oraz przedmiotu najmu umowa może zawierać więcej specjalistycznych klauzul mających na celu wzmocnienie ochrony interesów tak wynajmującego, jak i najemcy. Zalicza się do nich m.in. klauzule dotyczące warunku, od którego uzależnione będzie powstanie lub ustanie stosunku prawnego, cesji uprawnień jednej ze stron na osoby trzecie, klauzul dotyczących ubezpieczenia lub kary umownej.

Remonty i przebudowy

Magdalena Doroz zwraca uwagę, że w umowie powinny zostać zawarte postanowienia w zakresie ulepszeń. Za takie uważa się m.in. gruntowny remont, przebudowę lub umeblowanie. Sposób ujęcia tych kwestii w umowie zależy od celu zawarcia umowy. Jeżeli najemca wynajmuje nieruchomość na biuro i z góry zakłada konieczność przeprowadzenia prac modernizacyjnych, wtedy warto tego rodzaju ustalenia zawrzeć już w umowie, dołączając projekt oraz kosztorys tych prac. W takim przypadku po zakończeniu okresu umowy najemcy będzie nieporównanie łatwiej dochodzić od wynajmującego zwrotu kosztów tych nakładów. Z drugiej strony także wynajmujący będzie znał koszt tych prac i będzie mógł się w ich zakresie wypowiedzieć. W takiej sytuacji do pomyślenia jest np. rozliczenie tych nakładów w ramach kolejnych kilku czynszów miesięcznych.

Jeżeli natomiast przedstawienie zakresu projektowanych zmian nie jest możliwe na etapie zawierania umowy, to należy w niej opisać procedurę ich dokonywania - w tym w szczególności informowania lub wyrażania zgody na dokonywanie ulepszeń przez wynajmującego.

Często w praktyce pozycja najemcy podczas negocjacji jest tym silniejsza, im większy jest przedmiot najmu. Jeżeli najemca jest zainteresowany wynajęciem całej nieruchomości magazynowej składającej się np. z pięciu odrębnych pomieszczeń, to jest on w stanie uzyskać ustępstwa ze strony wynajmującego.

Podział obowiązków

Jak podkreśla Michał Tomasiak, zasadą jest, że powierzchnia wynajmowana wyłącznie na użytek najemcy jest przez niego modernizowana. Natomiast części wspólne budynku, w którym wynajmowany jest lokal użytkowy, znajdują się we właściwości wynajmującego. Generalnie, jeżeli strony nie postanowią, kto odpowiada za jakie prace modernizacyjne czy naprawy, kwestię tę będzie regulował art. 681 kodeksu cywilnego. Warto jednak pamiętać, występując z pozycji najemcy, aby zastrzec, że wszelkie naprawy, które w sposób istotny ograniczają możliwość wynajmowania lokalu zgodnie z przeznaczeniem, obciążają wynajmującego. Przestoje spowodowane wadami lokalu, za które odpowiada wynajmujący, generują po stronie najemcy rzeczywiste straty. Wysokość tych strat może być w praktyce trudna do udowodnienia, dlatego w interesie najemcy leży ustalenie na tę okoliczność odpowiednio wysokiej kary umownej. Wówczas najemca nie jest zobowiązany do udowadniania wysokości poniesionej szkody, a tylko okoliczności (wady lokalu), z której zaistnieniem wiąże się obowiązek zapłaty kary umownej.

Okres obowiązywania

Magdalena Doroz stwierdza, że najemca powinien mieć wpływ co najmniej na okres zawarcia umowy czy postanowienia dodatkowe. W zależności od sytuacji na rynku najemca może także oczywiście negocjować stawkę czynszu czy sposób jego płatności. Zawarcie umowy najmu na czas określony i nieokreślony wiąże się z pewnymi dodatkowymi konsekwencjami.

- Umowy najmu nieruchomości lub pomieszczeń zawarte na dłużej niż rok powinny mieć formę pisemną. W razie niezachowania tej formy poczytuje się taką umowę za zawartą na czas nieokreślony. Podobnie umowa najmu zawarta na czas dłuższy niż 10 lat po upływie tego okresu uznawana jest za zawartą na czas nieoznaczony. Jednak w przypadku umów najmu zawartych między przedsiębiorcami termin ten wynosi 30 lat. Dlatego też dopiero po upływie tak długiego 30-letniego okresu umowa najmu między przedsiębiorcami może być uznana za zawartą na czas nieoznaczony - zauważa prawniczka.

Jak podkreśla, od tego, czy umowa najmu zawarta jest na czas oznaczony, czy nieoznaczony, zależy to, czy i w jaki sposób można ją wypowiedzieć. Jeżeli zawieramy umowę najmu na czas oznaczony, to warto uwzględnić w jej treści postanowienie pozwalające na jej wypowiedzenie. W razie braku takiej klauzuli co do zasady nie będzie możliwe rozwiązanie umowy najmu przed upływem okresu, na jaki została zawarta. Umieszczenie jej wymaga więc dokładnego rozważenia celów, jakie najemca wiąże z wynajmowaną nieruchomością - czy istotniejsza jest dla niego pewność takiej umowy, czy też jej elastyczność. Teoretycznie w relacjach B2B możliwe jest wprowadzenie klauzuli wypowiedzenia umowy tylko dla jednej ze stron, jednak w praktyce takie rozwiązania zdarzają się bardzo rzadko.

Z kolei w przypadku umowy najmu na czas nieoznaczony nie jest konieczne uwzględnienie w jej treści postanowień dotyczących jej wypowiedzenia. Jeżeli bowiem ich brakuje, to znajdą zastosowanie regulacje przepisu art. 673 par. 1 oraz par. 2 lub art. 688 kodeksu cywilnego.

W zależności od oczekiwań i profilu

Według Michała Tomasiaka stworzenie dogodnej umowy najmu z punktu widzenia określenia okresu jej obowiązywania, warunków i okresów jej wypowiedzenia czy przedłużenia zależy w dużej mierze od oczekiwań i profilu działalności najemcy oraz możliwości wynajmującego.

Jeżeli prowadzimy drobną działalność, o niskich kosztach adaptacji, wówczas możemy pozwolić sobie na elastyczność miejsca wynajmu. Wtedy lepiej zawierać umowy o krótszym terminie obowiązywania. Z reguły są to umowy na czas określony zawierane na okres 6 miesięcy czy 3 lat.

Jeżeli natomiast nasza działalność wymaga przeprowadzenia szerokich prac adaptacyjnych, wówczas należy negocjować umowę o długim okresie obowiązywania. Jako przykład można tu wymienić umowy najmu powierzchni wymagającą przechowywania określonych produktów w specjalnych warunkach (np. farmaceutyki), stworzenia hal produkcyjnych (np. w motoryzacji, przetwórstwie). Takie umowy są zawierane nawet na 20 lat. Kodeks cywilny dopuszcza najdłuższy 30-letni okres, na jaki zawarta może być umowa najmu między przedsiębiorcami. Po tym czasie umowę uważa się zawartą na czas nieokreślony.

W większości przypadków lepiej zawierać umowy na czas określony. Dają one większą pewność, bo mogą być wypowiedziane tylko w wyjątkowych i nadzwyczajnych okolicznościach (np. zwłoka z zapłatą czynszu, uporczywe używanie rzeczy wynajętej w sposób niezgodny z umową).

Przedłużenie i nie tylko

Umowa na czas określony trwa do czasu, na jaki została zawarta (np. do końca lutego danego roku). Nie przedłuża się sama, o ile w umowie strony tak nie postanowiły (zapis w umowie).

- Zgodnie z art. 674 k.c. , jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony - wyjaśnia Michał Tomasiak. - Warto jednak uregulować tę kwestię w umowie jednoznacznie - wprowadzając konkretne postanowienia dotyczące przedłużenia umowy - dodaje Magdalena Doroz. Nie wolno także lekceważyć postanowień końcowych, takich jak sposób wprowadzania zmian do umowy czy określenia właściwości sądu na wypadek sporów.

Zasadniczo bez ograniczeń

Michał Tomasiak podkreśla, że możliwość zmian zależy od oczekiwań i możliwości najemcy. W zasadzie prawo nie przewiduje tutaj jakichś szczególnych ograniczeń, więc strony mogą dowolnie określić, kiedy zmiany są dopuszczalne i pod jakimi warunkami. Powszechnie spotyka się kontrakty, w których wcześniejsze wypowiedzenie czy wysokość czynszu są uzależnione od zysków osiąganych z działalności najemcy w danym roku obrotowym. Możliwość zmian zastrzega się również na wypadek wystąpienia siły wyższej (np. klęski żywiołowej). Najemca, którego celem jest rozszerzenie zakresu prowadzonej działalności, powinien pamiętać o klauzulach pozwalających mu na rozbudowę wynajmowanego magazynu czy przeprowadzanie w nim zmian adaptacyjnych bez zgody wynajmującego.

Najważniejsze elementy

● data oraz miejsce zawarcia

● określenie stron

● przedmiotu najmu

● określenie czynszu

● czas trwaniu stosunku najmu

● uprawnienia i obowiązki stron

Regulacje kodeksu cywilnego

Zgodnie z art. 659 kodeksu cywilnego, stosunek najmu zawiązuje się na podstawie umowy, której stronami są wynajmujący i najemca. Wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, najemca - do zapłaty wynajmującemu ustalonego czynszu.

Zapewnienie bezpieczeństwa prawnego

Jeżeli postanowimy sformułować umowę na piśmie, musimy pamiętać o zawarciu w niej elementów, które zapewnią nam satysfakcjonujący rezultat w postaci nawiązania bezpiecznego stosunku najmu oraz zabezpieczenia nas w razie wyniknięcia sporów lub nieporozumień pomiędzy stronami stosunku prawnego.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 659-692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).