Jak zawrzeć umowę o zarząd wspólnotą

Wspólnota mieszkaniowa może korzystać z pomocy osób lub podmiotów gospodarczych, które zajmują się zarządzaniem nieruchomościami zawodowo. W tym celu musi zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności umowę o zarządzanie. Należy w niej zaznaczyć, że przedmiotem umowy jest wykonywanie czynności zarządu nieruchomością wspólną. Umowa powinna określać jednoznacznie czynności, które będzie wykonywał zarządca, a także opisywać nieruchomość w sposób określony w księdze wieczystej, tzn. położenie nieruchomości, numer ewidencyjny działki, obręb oraz sąd, który prowadzi księgę wieczystą oraz numer księgi.

Zarządca musi uzyskać licencję zarządcy nieruchomości. Zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami działalność w zakresie zarządu nieruchomościami mogą również prowadzić przedsiębiorcy, jeżeli czynności z tego zakresu będą wykonywane przez zarządców nieruchomości. W tym przypadku wskazane jest, żeby pracownik firmy zarządzającej, którego numer licencji musi być przywołany w umowie, również złożył swój podpis na umowie obok osoby oficjalnie reprezentującej firmę lub podpisał osobne oświadczenie, że jest poinformowany i wyraża zgodę na wykonywanie czynności na podstawie umowy o zarządzanie. Kopie licencji powinny być dołączone do umowy. Ponadto zarządca przed podpisaniem umowy powinien okazać polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Zakres obowiązków zarządcy określony jest w ustawie o gospodarce nieruchomościami. Ponadto w umowie o zarządzanie nieruchomością wspólnota powinna zamieścić szczegółowy wykaz takich obowiązków. Czynności, które w umowie nie przekazano zarządcy, nadal obciążają zarząd wspólnoty. Wspólnota mieszkaniowa powinna przekazać zarządcy czynności zwykłego zarządu, czyli związane z bieżącymi sprawami wspólnoty, np. zawieranie umów o dostarczanie energii. Do podjęcia przez zarząd czy też zarządcę czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wymagana jest zgoda wspólnoty mieszkaniowej wyrażona w formie uchwały.

Wynagrodzenie może zostać ustalone w stawce za metr kwadratowy powierzchni użytkowej nieruchomości. Konieczne jest, by umowa wskazywała, które czynności zarządcy objęte są jego wynagrodzeniem, a które pociągają za sobą dodatkowe wydatki. W umowie warto sprecyzować, w jakich terminach wynagrodzenie będzie wypłacane i na podstawie jakiego dokumentu, np. rachunku uproszczonego lub faktury VAT. Na wypadek gdyby zarządca nie wywiązywał się z obowiązków określonych w umowie oraz innych ustaleń i poleceń zarządu wspólnoty, dobrze jest, aby właściciele lokali zastrzegli sobie prawo do zapłaty niższego wynagrodzenia lub w umowie zapisali prawo do naliczenia kar umownych. Zarząd wspólnoty powinien cyklicznie dokonywać oceny i jakości pracy zarządcy.

ewelina.stepien@infor.pl

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).

Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 102, poz. 651).