Jak doprowadzić do sprostowania aktu stanu cywilnego

w Korekty drobnych pomyłek i nieścisłości dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego

w W razie rozbieżności pomiędzy wpisem a stanem faktycznym sprawę rozstrzyga sąd

Gminy odpowiadają za prowadzenie ksiąg stanu cywilnego. W nich właśnie rejestruje się takie zdarzenia jak urodzenie, małżeństwo i zgon, które miały miejsce na obszarze Polski, bez względu na obywatelstwo osób.

Same akta stanu cywilnego mają szczególne znaczenie. Stwierdzają one bowiem zdarzenia prawne wpływające na stan cywilny osoby. Z drugiej strony stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym.

Do chwili wydania orzeczenia przez sąd o unieważnieniu aktu stwierdzającego zdarzenie niezgodne z prawdą nikt nie może podważyć jego ważności. Nie jest to możliwe nawet w przypadku, gdy ta niezgodność z prawdą jest oczywista dla kierownika urzędu stanu cywilnego, innych organów państwowych oraz dla stron. Innymi słowy udowodnienie urodzenia, małżeństwa, zgonu jest dopuszczalne tylko na podstawie aktu stanu cywilnego.

Takie uregulowanie stanowi wyjątek od zasady obowiązującej na gruncie postępowania cywilnego - swobodnej oceny dowodów. Fakt ten musi być respektowany przez sąd w każdym postępowaniu, w którym ustalenie okoliczności sprawy możliwej jest na podstawie akt stanu cywilnego. Tak będzie np. w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku. Samo związanie sądu danymi zawartymi w akcie stanu cywilnego obejmuje także podstawowe dane dotyczące urodzenia, małżeństwa i zgonu. Dodatkowo w przypadku aktu zgonu uregulowanie to rozciąga się na informacje dotyczące daty i godziny śmierci.

W teorii więc zakłada się, że akta stanowią niezbity dowód na potwierdzenie pewnych faktów. W praktyce zdarza się jednak, że zawierają błędy. Od ich charakteru bądź znaczenia będzie zależało, czy do sprostowania upoważniony jest kierownik urzędu stanu cywilnego, czy też sąd.

Sprostowanie omyłek

Oczywiste błędy pisarskie w akcie stanu cywilnego może sprostować kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt. Następuje to w drodze decyzji administracyjnej. Samo sprostowanie może być przeprowadzone zarówno na wniosek osoby zainteresowanej, jak i z urzędu. Aby mogło do tego dojść, konieczne jest jednak postępowanie dowodowe. Decyzja powinna wskazywać błąd oraz ustalać prawidłowe brzmienie wyrazów, które mają być wpisane do aktu.

Należy przy tym pamiętać, że sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego nie może powodować istotnej zmiany treści aktu stanu cywilnego. Z tych względów sprostowanie dotyczy tylko błędów oczywistych. Za takie głównie uznaje się błędy ortograficzne. Chodzi przykładowo o brak litery w wyrazie czy wpis niezgodny z dokumentem stanowiącym podstawę sporządzenia aktu.

Za oczywisty nie będzie natomiast można uznać błędu polegającego na wpisaniu daty zdarzenia w miesiącu, który takiej daty nie ma. Takie nieścisłości podlegają już zmianie tylko w trybie sądowym. Zgodnie bowiem z art. 31 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego to sąd dokonuje sprostowania w razie złego zredagowania aktu.

Zadanie dla sądu

Przepisy zastrzegają do właściwości sądu także decyzje o unieważnieniu bądź ustaleniu treści aktu. Akt stanu cywilnego podlega unieważnieniu, gdy stwierdza zdarzenie niezgodne z prawdą bądź uchybienia powstałe przy sporządzeniu aktu zmniejszają jego moc dowodową. Przykładowo zatem można unieważnić akt stanu cywilnego jedynie wówczas, gdy stwierdza niezgodne z prawdą zdarzenia kreujące stan cywilny, stanowiące podstawę jego sporządzenia (np. sam fakt urodzenia dziecka, gdy w rzeczywistości do urodzenia nie doszło). Przepis ten nie ma jednak zastosowania, gdy kwestionowany jest fakt uznania dziecka przez mężczyznę wpisanego w akcie jako ojciec.

Z kolei treść aktu sąd może ustalić, gdy akt unieważniony ma być zastąpiony nowym bądź akt urodzenia lub akt małżeństwa nie został sporządzony i nie można go sporządzić w trybie przewidzianym w przepisach ustawy. W tych przypadkach sąd orzeka w postępowaniu nieprocesowym.

Uzupełnienie informacji

W przypadku gdy akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo, należy go uzupełnić. Przykładowo akt urodzenia dziecka może pomijać informacje o jednym z rodziców. Uzupełnienie, podobnie jak sprostowanie, następuje w formie decyzji wydawanej przez kierownika urzędu stanu cywilnego.

W trakcie prowadzonego postępowania kierownik powinien ustalić brakujące dane. Można mu to ułatwić, przedstawiając stosowne dokumenty stwierdzające informacje. Przykładowo podstawą uzupełnienia aktu urodzenia dziecka może być akt małżeństwa jego rodziców. Z kolei akt małżeństwa można uzupełnić na podstawie aktów urodzenia osób zawierających związek małżeński. Nie ma również przeciwwskazań, aby dowodami w sprawie w razie konieczności były również zeznania świadków oraz inne dokumenty urzędowe.

Przepisy przewidują także możliwość odtworzenia aktu stanu cywilnego. Jest to konieczne w razie zaginięcia lub zniszczenia całości lub części księgi stanu cywilnego. W takiej sytuacji odtwarza się treść aktu stanu cywilnego wraz ze wzmiankami dodatkowymi na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu.

Ograniczony dostęp

Odpisy oraz zaświadczenia z akt stanu cywilnego są wydawane głównie na wniosek sądu lub innego organu państwowego. Oczywiście jest to również możliwe w przypadku złożenia wniosku przez osobę, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego. Odpisy te wyjątkowo mogą również trafić do innych osób, pod warunkiem złożenia przez nie wniosku oraz wykazania interesu prawnego. Dokumenty te mogą być wydane także na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny. Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób. Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Jakie dane można znaleźć w aktach

wW odpisie aktu urodzenia - nazwisko i imię (imiona), miejsce i datę urodzenia oraz imiona i nazwiska rodowe rodziców dziecka;

wW odpisie aktu małżeństwa - nazwiska i imiona małżonków, ich nazwiska rodowe, miejsca i daty ich urodzenia, miejsce i datę zawarcia małżeństwa, imiona i nazwiska rodowe rodziców, nazwisko (nazwiska) małżonków, które noszą po zawarciu małżeństwa, nazwisko dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Jeżeli małżeństwo ustało wskutek śmierci jednego z małżonków albo rozwodu, zostało unieważnione, orzeczona została separacja oraz jej zniesienie - adnotację o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, o separacji oraz o zniesieniu separacji, wraz z oznaczeniem aktu zgonu lub sygnatury akt sprawy, w której orzeczono o rozwodzie, unieważnieniu małżeństwa, o separacji oraz o zniesieniu separacji;

wW odpisie aktu zgonu - nazwisko i imię (imiona) zmarłego, jego nazwisko rodowe, miejsce i datę zgonu, datę lub rok urodzenia, miejsce urodzenia, stan cywilny zmarłego i jego ostatnie miejsce zamieszkania oraz nazwisko, imię i nazwisko rodowe małżonka, a także imiona i nazwiska rodowe rodziców zmarłego.

Aby sprostować akt, potrzebne jest przeprowadzenie postępowania dowodowego

Wzór pisma

Jakub Pleszykowski  Piła, 10 grudnia 2012 r.

Ul. Długa 8/15

03-123 Piła

Sąd Rejonowy w Pile

Wydział I Cywilny

WNIOSEK O SPROSTOWANIE AKTU URODZENIA

Wnoszę o sprostowanie aktu urodzenia Jakuba Pleszowskiego, sporządzonego przez Urząd Stanu Cywilnego w Pile 15 października 1934 r., w ten sposób, by błędnie napisane w tym akcie nazwisko "Pleszowski" zastąpić nazwiskiem "Pleszykowski"

UZASADNIENIE

"Urodziłem się w Leszczynach 10 października 1934 roku z ojca Bogdana i matki Heleny z domu Wieloch, Pleszykowski. W akcie mojego urodzenia, sporządzonym w Urzędzie Stanu Cywilnego w Pile 15 października 1934 roku nr 145/34, napisano nazwisko "Pleszowski".

Dowód: odpis zupełny wymienionego aktu urodzenia.

Ja używam nazwiska Pleszykowski i takiego też nazwiska używał ojciec, Bogdan Pleszykowski, syn Jana.

Dowód: odpis skrócony aktu urodzenia Bogdana Pleszykowskiego z 10 lipca 1912 roku nr 93/1912.

Z aktów urodzenia mojego ojca wynika, że nazwisko "Pleszowski" w moim akcie urodzenia napisano błędnie. Prawidłowo winno być "Pleszykowski" i o sprostowanie tej pomyłki wnoszę.

..............................................

Jakub Pleszykowski

Załączniki:

1. Odpis aktu urodzenia Jakuba Pleszykowskiego

2. Odpis zupełny aktu urodzenia Bogdana Pleszykowskiego

PRZYKŁAD

1 Czy kierownik USC ma prawo odmówić wydania odpisu aktu zgonu osobie niebędącej rodziną

Czytelnik wystąpił do urzędu stanu cywilnego o wydanie odpisu aktu zgonu dłużnika. Jest on mu niezbędny, aby dochodzić zwrotu pożyczonych pieniędzy od spadkobierców zmarłego. Kierownik odmówił wydania aktu. Postąpił jednak prawidłowo. Prawo co prawda pozwala ubiegać się o odpisy także tym, którzy nie są spokrewnieni z osobą wskazaną w odpisie, ale pod warunkiem że wykażą oni interes prawny. W opisanej sytuacji wnioskodawca nie wykazał go w żaden sposób (np. poprzez przedstawienie umowy pożyczki). W podobnej sprawie wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z 18 stycznia 2011 r., II OSK 42/10 (www.orzeczenia.nsa.gov.pl), sędziowie nie uznali istnienia takiego interesu po stronie wnioskodawcy, który starał się go wykazać za pomocą pokwitowania podpisanego przez zmarłego. Udostępnienie informacji znajdujących się w aktach osobom nieuprawnionym może stanowić naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

2 Kto może poprawić błąd w wydanym akcie zgonu

W trakcie postępowania sądowego okazało się, że wydany przez kierownika urzędu stanu cywilnego akt zgonu nie zawiera oznaczenia chwili śmierci wymienionej osoby. Pani Anna, która ma otrzymać spadek, zastanawia się, czy błąd ten można naprawić w tym samym postępowaniu.

Niestety będzie ona musiała zwrócić się o to do kierownika urzędu stanu cywilnego. W odróżnieniu od unieważnienia, sprostowania aktu czy ustalenia jego treści, które są rozpoznawane w sądowym postępowaniu, to on bowiem podejmuje decyzje w sprawie uzupełnienia aktu.

Prawidłowość i kompletność danych zawartych w aktach ma duże znaczenie dla toczących się na ich podstawie postępowań sądowych. Dopóki bowiem akta nie zostaną uzupełnione, sąd rozpoznający sprawę, np. o stwierdzenie nabycia spadku, nie może dokonywać samodzielnych ustaleń w tym zakresie.

Łukasz Sobiech

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 212, poz. 1264 z późn. zm.).