Niepodpisany protokół nie jest informacją publiczną

Jedno ze stowarzyszeń zwróciło się do KRS o udostępnienie nagrań wideo (ewentualnie audio) ze spotkań zespołów rady z kandydatami do Sądu Najwyższego, które odbyły się 22 sierpnia 2018 r., a także protokołów z tych spotkań. W odpowiedzi organ poinformował, że czynności nie były nagrywane, a żądane dokumenty zostaną udostępnione, ale dopiero po ich podpisaniu przez pracownika biura KRS, który je sporządził, oraz przez przewodniczącego zespołu. Taka odpowiedź nie usatysfakcjonowała stowarzyszenia, które zarzuciło radzie bezczynność i skierowało sprawę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Ten jednak skargę oddalił (sygn. akt II SAB/Wa 614/18). Uzasadniając swoją decyzję, WSA podkreślił, że zarówno nagrania, jak i protokoły z posiedzeń KRS mają walor dokumentów urzędowych i stanowią informację publiczną. Jak jednak zauważył, wniosek o udostępnienie informacji publicznej musi dotyczyć określonego stanu, istniejącego na dzień udzielenia odpowiedzi, a nie zmierzać do inicjowania działań przez podmiot zobowiązany. „Informacją publiczną jest tylko informacja istniejąca i będąca w posiadaniu organu. Nie można zatem zarzucić bezczynności podmiotowi, który nie posiada żądanej informacji” - stwierdził WSA. Powołał się przy tym na zapisy regulaminu KRS, z których wynika, że z protokołem z posiedzenia zespołu mamy do czynienia po jego podpisaniu oraz załączeniu do niego stanowiska zespołu wraz z uzasadnieniem. A protokół, który nie został podpisany, jest wyłącznie jego projektem, a to oznacza, że nie stanowi on dokumentu urzędowego.

Stowarzyszenie wniosło skargę kasacyjną od powyższego wyroku, jednak NSA w całości podzielił stanowisko sądu I instancji. Zauważył przy tym, że na etapie sporządzania protokołu, jeszcze przed jego podpisaniem, dokument może zawierać pewne nieścisłości, nieprawidłowe sformułowania czy błędy stylistyczne, które później mogą zostać poprawione. NSA podkreślił, że projekt dokumentu i informacje dotyczące sposobu jego konstruowania nie stanowią danych publicznych, a w rezultacie nie są informacją publiczną. Zdaniem sądu na tym etapie wytwarzania aktu mamy do czynienia z dokumentem roboczym (wewnętrznym), a pojęcie to zostało już wykreowane w orzecznictwie sądów administracyjnych. „Dokument taki może służyć wymianie informacji między pracownikami danego podmiotu, może określać zasady ich działania w określonych sytuacjach, może też być fragmentem przygotowań do powstania aktu będącego formą działalności danego podmiotu” - czytamy w uzasadnieniu wyroku. NSA zaznaczył, że dokument wewnętrzny mógłby być dokumentem urzędowym, o ile nie byłby wytworzony tylko na potrzeby działalności podmiotu, który go wytworzył oraz przedstawiał jego stanowisko na zewnątrz lub został złożony do akt sprawy. ©℗