Wysłanie zawiadomienia nie usprawiedliwia urzędu

Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) organy administracji publicznej zobowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

W pierwszej kolejności przykładowo powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie.

Z kolei załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Równocześnie o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej zobowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek występuje w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Takie zawiadomienie nie zawsze będzie jednak przesądzało o braku bezczynności organu przy załatwieniu sprawy. Przede wszystkim w sprawach skarg na bezczynność sąd orzeka, biorąc za podstawę stan rzeczy (prawny i faktyczny) istniejący w chwili zamknięcia rozprawy poprzedzającej wydanie orzeczenia.

Celem tej instytucji nie jest samo stwierdzenie, iż organ administracji pozostawał w bezczynności, lecz spowodowanie ustania tego stanu. Ocena, czy wystarczającym sposobem reakcji na opóźnienie jest tylko zawiadomienie stron o przeszkodach, czy też występuje konieczność podjęcia innych działań procesowych - należy do organu.

Niedopuszczalne jest jednak niepodejmowanie przez organ przez kilka miesięcy jakichkolwiek działań procesowych i pozostawienie stron w stanie niepewności co do dalszego przebiegu i możliwości zakończenia postępowania.

W konsekwencji organ, uznając, że przykładowo rozstrzygnięcie w przedmiocie ustalenia warunków zabudowy jest prejudycjalne dla własnego postępowania, powinien w szczególności rozważyć możliwość skorzystania z instytucji zawieszenia postępowania na podstawie art. 97 par. 1 pkt 4 k.p.a. Tym bardziej że zawieszenie postępowania na tej podstawie jest obligatoryjne w każdym przypadku oceny związku rozstrzygnięcia z innym zagadnieniem pozostającym przedmiotem innego postępowania.

Ponadto postanowienie w przedmiocie zawieszenia postępowania podlega zaskarżeniu. Zatem taka forma ujęcia w ramy prawne oczekiwania na ziszczenie się warunków do rozstrzygnięcia umożliwiłaby stronom poddanie kontroli instancyjnej działania organu.

Jednocześnie pozwoliłaby na uchylenie się od zarzutu bezczynności. Sama czynność zawiadomienia o nowym terminie zakończenia postępowania nie usprawiedliwia bowiem braku działania organu w sytuacji, gdy ten nowy termin nie jest możliwy do skonkretyzowania.

Łukasz Sobiech

Art. 36 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z 4 lutego 2009 r., sygn. akt II SAB/Bk 42/09.