W jaki sposób poprawiać akta stanu cywilnego na potrzeby procesu

Za prowadzenie ksiąg stanu cywilnego odpowiadają gminy. To właśnie w nich rejestruje się takie zdarzenia jak urodzenie, małżeństwo i zgon, które miały miejsce na obszarze Polski, bez względu na obywatelstwo osób, których zdarzenia dotyczą. W orzecznictwie sądowym od dawna ugruntowane jest stanowisko, że akta stanu cywilnego mają szczególne znaczenie. Stwierdzają one bowiem zdarzenia prawne wpływające na stan cywilny osoby. Jednocześnie akta stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. Do chwili wydania orzeczenia przez sąd o unieważnieniu aktu stwierdzającego zdarzenie niezgodne z prawdą, nikt nie może podważyć jego ważności. Nie jest to możliwe nawet w przypadku, gdy ta niezgodność z prawdą jest oczywista dla kierownika urzędu stanu cywilnego, innych organów państwowych oraz dla stron.

W konsekwencji udowodnienie faktu urodzenia, małżeństwa, zgonu jest dopuszczalne tylko na podstawie aktu stanu cywilnego. Takie uregulowanie stanowi wyjątek od zasady obowiązującej na gruncie postępowania cywilnego - zasady swobodnej oceny dowodów. Fakt ten musi być respektowany przez sąd w każdym postępowaniu, w którym ustalenie okoliczności sprawy możliwej jest na podstawie akt stanu cywilnego. Tak będzie np. w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku. Samo związanie sądu danymi zawartymi w akcie stanu cywilnego obejmuje także podstawowe dane dotyczące urodzenia, małżeństwa i zgonu. Dodatkowo w przypadku aktu zgonu uregulowanie to rozciąga się na informacje dotyczące daty i godziny śmierci. Zdarza się jednak, że akta zawierają błędy. Od ich charakteru bądź znaczenia będzie zależało, czy do sprostowania upoważniony jest kierownik urzędu stanu cywilnego, czy też sąd.

Sprostowanie danych

Oczywiste błędy pisarskie w akcie stanu cywilnego może w drodze decyzji administracyjnej sprostować kierownik urzędu stanu cywilnego ze względu na miejsce sporządzenia aktu, który ma podlegać sprostowaniu. Samo sprostowanie może być przeprowadzone zarówno na wniosek osoby zainteresowanej, jak i z urzędu. Aby mogło do tego dojść, konieczne jest przeprowadzenie postępowania dowodowego. Decyzja powinna wskazywać błąd oraz ustalać prawidłowe brzmienie wyrazów, które mają być wpisane do aktu. Należy jednak pamiętać, że sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego nie może powodować istotnej zmiany treści aktu stanu cywilnego. Z tych względów sprostowanie dotyczy tylko błędów oczywistych. Za takie uznaje się błędy ortograficzne. Chodzi przykładowo o wpis polegający na niedopisaniu litery w wyrazie, jak również wpis niezgodny z dokumentem stanowiącym podstawę sporządzenia aktu. Za taki nie będzie można uznać z kolei błędu polegającego na wpisaniu daty zdarzenia w miesiącu, który takiej daty nie ma. Takie nieścisłości podlegają zmianie tylko w trybie sądowym. Zgodnie bowiem z art. 31 prawa o aktach stanu cywilnego to sąd dokonuje sprostowania w razie błędnego lub nieścisłego zredagowania aktu. [Przykład 1]

Zadanie dla sądu

Poza wskazanym wyżej zadaniem sądu, przepisy zastrzegają do jego właściwości decyzję o unieważnieniu bądź ustaleniu treści aktu. Zgodnie z nimi akt stanu cywilnego podlega unieważnieniu, gdy stwierdza zdarzenie niezgodne z prawdą bądź uchybienia powstałe przy sporządzeniu aktu zmniejszają jego moc dowodową. Przykładowo zatem można unieważnić akt stanu cywilnego jedynie wówczas, gdy stwierdza niezgodne z prawdą zdarzenia kreujące stan cywilny, stanowiące podstawę jego sporządzenia (np. sam fakt urodzenia dziecka). Przepis ten nie ma zastosowania, gdy kwestionowany jest fakt uznania dziecka przez mężczyznę wpisanego w akcie jako ojciec. [Przykład 2]

Z kolei treść aktu sąd może ustalić, gdy akt unieważniony ma być zastąpiony nowym aktem bądź akt urodzenia lub akt małżeństwa nie został sporządzony i nie można go sporządzić w trybie przewidzianym w przepisach ustawy. W tych przypadkach sąd orzeka w postępowaniu nieprocesowym.

Uzupełnienie informacji

Jeżeli natomiast akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo, należy go uzupełnić. Przykładowo akt urodzenia dziecka może nie zawierać danych dotyczących jednego z rodziców. Uzupełnienie, podobnie jak sprostowanie, następuje w formie decyzji wydawanej przez kierownika na podstawie art. 36 prawa o aktach stanu cywilnego. Stosownie do tego przepisu kierownik wszczyna postępowanie w sprawie uzupełnienia aktu na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu.

W trakcie prowadzonego postępowania kierownik powinien ustalić brakujące dane. Aby całe postępowanie przebiegało szybciej, należy mu przedstawić dokumenty stwierdzające te dane. Przykładowo podstawą uzupełnienia aktu urodzenia dziecka może być akt małżeństwa jego rodziców. Z kolei akt małżeństwa można uzupełnić na podstawie aktów urodzenia osób zawierających związek małżeński. Nie ma również przeciwskazań, aby dowodami w sprawie w razie konieczności były również zeznania świadków oraz inne dokumenty urzędowe.

Przepisy przewidują możliwość odtworzenia aktu stanu cywilnego. Jest to możliwe w razie zaginięcia lub zniszczenia całości lub części księgi stanu cywilnego. W takiej sytuacji odtwarza się treść aktu stanu cywilnego wraz ze wzmiankami dodatkowymi na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu.

Zagraniczny akt

Zagraniczne akta stanu cywilnego posiadają moc dowodową na równi z polskimi. Dla ich skuteczności na terenie Polski nie zachodzi potrzeba transkrypcji. Wspomniany przepis prawa o aktach stanu cywilnego umożliwia jedynie wpisanie, na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu, do polskich ksiąg stanu cywilnego takiego aktu sporządzonego za granicą, nie przewiduje natomiast obowiązku transkrypcji dla uznania mocy dowodowej. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że transkrypcja nie ma charakteru rejestracyjnego, a jest jedynie transponowaniem pod względem językowym i formalnym zagranicznego aktu stanu cywilnego na obowiązujący w Polsce język urzędowy i w obowiązującej tu formie rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów.

Dostęp nie dla każdego

Odpisy oraz zaświadczenia wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego. Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku mogą być również wydane na wniosek innych osób, pod warunkiem że wykażą one w tym interes prawny. Dokumenty te mogą być wydane także na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny. Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób.

Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie. [Przykład 3]

Akt stanu cywilnego niezawierający wszystkich danych, które powinny być w nim zamieszczone, podlega uzupełnieniu. W odróżnieniu od unieważnienia, sprostowania aktu stanu cywilnego, jak i ustalenia jego treści, które są rozpoznawane w sądowym postępowaniu, decyzje w sprawie uzupełnienia aktu podejmuje kierownik urzędu stanu cywilnego. Prawidłowość i kompletność danych zawartych w aktach ma duże znaczenie dla toczących się na ich podstawie postępowań sądowych. Dopóki bowiem akta nie zostaną w ten sposób uzupełnione, sąd rozpoznający sprawę np. o stwierdzenie nabycia spadku, w której istotne znaczenie ma ustalenie chwili śmierci zarówno spadkodawcy, jak i jego potencjalnych spadkobierców, nie może dokonywać samodzielnych ustaleń w tym zakresie.

W orzecznictwie były już podejmowane problemy związane z rozgraniczeniem postępowania o unieważnienie lub sprostowanie aktu stanu cywilnego i postępowania o prawa stanu w sytuacji, w której przedmiotem orzekania była niezgodność z prawdą aktu stanu cywilnego. Przyjmuje się, że sprawy o prawa stanu toczą się w trybie procesu, natomiast sprawy dotyczące aktów stanu cywilnego w postępowaniu nieprocesowym. W sprawach o prawa stanu cywilnego orzeczenie wydane w procesie może dopiero stanowić podstawę zmiany aktu stanu cywilnego, która przybiera postać wzmianki dodatkowej. W akcie urodzenia znajdują się dane dotyczące samego faktu urodzenia dziecka oraz dane rodziców. Oznacza to, że mogą one zostać zmienione w wyniku uwzględnienia powództwa o ustalenie (zaprzeczenie) pochodzenia dziecka od określonego mężczyzny.

Co do zasady, odpisy aktów stanu cywilnego wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego osobie, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego. Do pozostałych osób odpisy te mogą trafić, gdy zainteresowany wykaże, że ma w tym interes prawny. Decyzje w tym zakresie podejmuje kierownik urzędu. Należy pamiętać, że udostępnienie informacji znajdujących się w aktach osobom nieuprawnionym może stanowić naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Aby uniknąć negatywnego rozpoznania wniosku, osoba zwracająca się z prośbą o wydanie odpisu powinna wykazać istnienie interesu prawnego. W przedstawionej sytuacji kierownik urzędu postąpił prawidłowo, wnioskodawca nie wykazał bowiem w żaden sposób interesu prawnego, np. poprzez przedstawienie umowy. W podobnej sprawie wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z 18 stycznia 2011 r., II OSK 42/10 (www.orzeczenia.nsa.gov.pl), sędziowie nie uznali istnienia takiego interesu po stronie wnioskodawcy, który starał się go wykazać za pomocą pokwitowania podpisanego przez zmarłego.

W odpisie skróconym zamieszcza się następujące dane:

● w odpisie aktu urodzenia - nazwisko i imię (imiona), miejsce i datę urodzenia oraz imiona i nazwiska rodowe rodziców dziecka;

● w odpisie aktu małżeństwa - nazwiska i imiona małżonków, ich nazwiska rodowe, miejsca i daty ich urodzenia, miejsce i datę zawarcia małżeństwa, imiona i nazwiska rodowe rodziców, nazwisko (nazwiska) małżonków, które noszą po zawarciu małżeństwa, nazwisko dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Jeżeli małżeństwo ustało wskutek śmierci jednego z małżonków albo rozwodu, zostało unieważnione, orzeczona została separacja oraz jej zniesienie - adnotację o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, o separacji oraz o zniesieniu separacji, wraz z oznaczeniem aktu zgonu lub sygnatury akt sprawy, w której orzeczono o rozwodzie, unieważnieniu małżeństwa, o separacji oraz o zniesieniu separacji;

● w odpisie aktu zgonu - nazwisko i imię (imiona) zmarłego, jego nazwisko rodowe, miejsce i datę zgonu, datę lub rok urodzenia, miejsce urodzenia, stan cywilny zmarłego i jego ostatnie miejsce zamieszkania oraz nazwisko, imię i nazwisko rodowe małżonka, a także imiona i nazwiska rodowe rodziców zmarłego.

Łukasz Sobiech

lukasz.sobiech@infor.pl

Ustawa z 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2011 r. nr 212, poz. 1264 z późn. zm.).