W CEIDG znajdzie się więcej danych i łatwiejsze będą poprawki

@RY1@i02/2016/089/i02.2016.089.215000400.101.gif@RY2@

Niespełna pięć lat po rewolucji w zakresie gromadzenia przez państwo danych o jednoosobowych przedsiębiorcach zdecydowano się na kolejne zmiany, które mają usprawnić funkcjonowanie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Scentralizowana baza prowadzona przez ministra gospodarki, która zastąpiła tysiące gminnych rejestrów o osobach prowadzących jednoosobowy biznes, zaczęła działać 1 lipca 2011 r. Jedna baza uporządkowała system oraz wzmocniła pewność obrotu gospodarczego. Dziś każdy zainteresowany może bezpłatnie w kilkadziesiąt sekund na stronie firma.gov.pl sprawdzić, czy potencjalny kontrahent prowadzi zarejestrowaną firmę.

Jednak wkrótce po uruchomieniu CEIDG stopniowo zaczęły się ujawniać wady nowego systemu. Pierwsze stały się widoczne już w pierwszym roku od startu, o czym pisaliśmy na naszych łamach. Okazało się, że w okresie lipiec 2011 r. - czerwiec 2012 r. zaledwie 2,86 proc. nowych firm zgłaszono do CEIDG za pośrednictwem internetu (a opcję tę uruchamiano z myślą, że będzie podstawową formą). Z kolei 97,14 proc. jednoosobowych przedsiębiorców wybrało rejestrację biznesu za pośrednictwem urzędu gminy. W kolejnych latach proporcje nie uległy zasadniczej zmianie. Oznacza to, że wciąż jest normą, iż przedsiębiorca składa wniosek w dowolnie wybranym przez siebie magistracie, urzędnicy zaś przekształcają papierowy wniosek w formę dokumentu elektronicznego przesyłanego do CEIDG. To generuje sporą liczbę błędów. A każdy taki błąd oznaczał do tej pory konieczność przeprowadzenia postępowania administracyjnego w celu sprostowania wpisów do CEIDG. Efekt? Minister odpowiedzialny za gospodarkę w każdym miesiącu otrzymuje po kilka tysięcy spraw.

Od 19 maja 2016 r. sytuacja ma się poprawić. Właśnie wtedy wejdzie w życie uchwalona we wrześniu 2015 r. nowelizacja (Dz.U. z 2015 r. poz. 1893) ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.; dalej: u.s.d.g.). Od tego momentu prostowanie błędów będzie się odbywało w urzędzie gminy, w którym rejestrowało się biznes, jako czynność materialno-techniczna. Znikną formalności, nie trzeba będzie przeprowadzać postępowania administracyjnego. A to niejedna zmiana dotycząca funkcjonowania CEIDG, która czeka przedsiębiorców. Przypominamy najważniejsze z nich.

CO NOWEGO CZEKA ZAKŁADAJĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ...

...na etapie rejestracji

Obecnie przedsiębiorca, który planuje zarejestrowanie działalności gospodarczej, może to uczynić na trzy sposoby: osobiście w urzędzie gminy w formie papierowego wniosku (art. 26 ust. 2 pkt 1 u.s.d.g.), w formie papierowego wniosku wysłanego listem poleconym do urzędu gminy (art. 26 ust. 2 pkt 2 u.s.d.g.), przez internet w formie elektronicznego wniosku (art. 26 ust. 1 u.s.d.g.).

Od 19 maja zyska nową możliwość. Decydując się zarejestrować działalność gospodarczą w tradycyjny sposób, czyli w urzędzie gminy w formie papierowego wniosku, będzie mógł to uczynić za pośrednictwem pełnomocnika.

Po zgłoszeniu firmy do rejestru, ale przed rozpoczęciem wykonywania działalności gospodarczej (ta druga data może być jak dotychczas wskazana później niż moment rejestracji biznesu) przedsiębiorca będzie mógł złożyć wniosek, w którym poinformuje o niepodjęciu działalności gospodarczej. Takie rozwiązanie przewidziano dla tych osób, które już po dokonaniu formalności związanych z rejestracją biznesu rozmyślą się i zrezygnują z zamiaru jego prowadzenia. Dotychczas dane takich osób, nawet jeśli nie podjęły one działalności - i tak wieczyście figurowały w CEIDG. Po zmianach nie będą już ujmowane w ewidencji. Dzięki temu nie będzie można zidentyfikować takiej osoby jako niedoszłego przedsiębiorcy. Informacja o rezygnacji z prowadzenia działalności gospodarczej przed jej faktycznym podjęciem trafi za pośrednictwem CEIDG również do ZUS, GUS i urzędu skarbowego.

Problem, który likwiduje zmiana przepisów: zaśmiecanie bazy CEIDG wpisami o osobach, które zarejestrowały działalność gospodarczą, ale faktycznie jej nie podjęły.

Przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do nieruchomości, który wskazuje w CEIDG jego miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz miejsce do korespondencji z urzędami. Pojęcie "tytuł prawny" należy rozumieć jednak szeroko, ponieważ ustawodawca nie wprowadził zamkniętego katalogu. Nie musi to być nawet własność nieruchomości ani też jej wynajem czy też dzierżawa. Przedsiębiorca może użytkować daną nieruchomość nawet na podstawie ustnej umowy z właścicielem. Oznacza to, że nadal będzie dopuszczalne wskazywanie adresów do doręczeń w tzw. wirtualnych biurach. Dysponowania tytułem prawnym do nieruchomości nie trzeba udowadniać na etapie rejestrowania biznesu. Odpowiednie wyjaśnienia i dokumenty trzeba przedłożyć dopiero jeżeli w trakcie prowadzenia działalności pojawią się na tym tle niejasności.

Problem, który likwiduje zmiana przepisów: posługiwanie się przez przedsiębiorców dowolnymi, przypadkowymi adresami bez zgody właścicieli nieruchomości w celu zarejestrowania firmy i wyłudzenia kredytów oraz zwrotu podatku.

Jeżeli na etapie kontroli przedsiębiorcy lub w efekcie zgłoszenia dokonanego przez właściciela nieruchomości wyjdzie na jaw, że dana firma działa pod adresem nieruchomości, do której nie ma tytułu prawnego, minister właściwy do spraw gospodarki wzywa przedsiębiorcę do złożenia w ciągu siedmiu dni wyjaśnień lub dokonania odpowiedniej zmiany adresu prowadzenia działalności (adresu do doręczeń).

Dbałość o to, by adres wskazany w CEIDG był stale aktualizowany, będzie tym ważniejsza, że w przypadku spraw związanych z działalnością biznesową minister właściwy do spraw gospodarki dokona doręczeń pisma wyłącznie na ten adres. Jeżeli przedsiębiorca poda nieaktualny adres i nie odbierze korespondencji, ta ostatnia i tak zostanie uznana za doręczoną ze skutkiem prawnym (art. 33a u.s.d.g.)

Przedsiębiorca stosuje się do wezwania - oznacza to koniec sprawy

Przedsiębiorca nie stosuje się do wezwania - minister właściwy do spraw gospodarki w drodze decyzji administracyjnej wykreśla przedsiębiorcę z CEIDG (art. 35 ust. 1a i 2a u.s.d.g.).

Składając wniosek o zarejestrowanie firmy w CEIDG, przedsiębiorca będzie mógł jednocześnie dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, którzy będą objęci opieką w ramach opłacanej przez niego składki. W ten sposób uniknie konieczności odrębnego kontaktu w tej sprawie z ZUS.

Problem, który likwiduje zmiana przepisów: konieczność zgłaszania członków rodziny przedsiębiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego poprzez wypełnianie oddzielnych formularzy bezpośrednio w ZUS.

CEIDG obecnie gromadzi dane kontaktowe przedsiębiorcy. W tym katalogu znajdują się m.in. adresy poczty elektronicznej i strony internetowej. Po zmianach zestaw ten poszerzy się o numer telefonu, co oznacza, że organy państwowe chcą zwiększać zakres pozyskiwanych od przedsiębiorców informacji. Uwaga! Warto pamiętać, że podanie danych kontaktowych innych niż adres korespondencyjny nie jest obowiązkowe. Ponadto wprowadzono możliwość zgłoszenia sprzeciwu w zakresie ich udostępniania w CEIDG, dzięki czemu nawet jeśli przedsiębiorca poda e-mail czy numer telefonu we wniosku o wpis do ewidencji, to informacje te nie zostaną ujawnione w ogólnodostępnej części CEIDG.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG to soby fizyczne, dlatego zgromadzonym w bazie informacjom na ich temat przysługiwała ochrona przewidziana dla danych osobowych. Opisywana nowelizacja ją znosi. Ochroną nie będą objęte informacje zawarte w ogólnodostępnej części CEIDG, a więc imię, nazwisko czy też e-mail (art. 39b u.s.d.g.).

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się się na zarejestrowanie działalności gospodarczej za pośrednictwem urzędu gminy, a następnie wykryje w CEIDG błędy dotyczące swojej działalności, to po zmianach ich poprawienie ma być szybkie i odformalizowane. Postępowanie administracyjne, w toku którego minister gospodarki wydawał postanowienie o sprostowaniu błędu, zostaje bowiem zastąpione zwykłą czynnością materialno-techniczną wykonywaną przez pracownika urzędu gminy, z pośrednictwa którego korzystało się przy dokonywaniu zgłoszenia. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca wykryje np. literówkę w swoim nazwisku lub niewłaściwie wpisany numer nieruchomości wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt do urzędu gminy, którego pracownik po fizycznym sprawdzeniu w dokumentach, czy do błędu rzeczywiście doszło, naniesie stosowne poprawki. Liczba takich operacji nie będzie ograniczona.

Problem, który likwiduje zmiana przepisów: długi i skomplikowany, formalny proces prostowania błędów, które pojawiły się na etapie przekształcania przez gminnych urzędników papierowego wniosku o rejestrację firmy w formę dokumentu elektronicznego przesyłanego do systemu CEIDG.

Już nie w ramach postępowania administracyjnego, ale zwykłej czynności materialno-technicznej z CEIDG będą wykreślani przedsiębiorcy, wobec których orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, którzy zmarli, a także w przypadku, gdy prowadzący firmę po jej zawieszeniu nie złożył przed upływem 24 miesięcy od tego faktu wniosku o wznowienie wykonywania działalności (art. 34 ust. 5 u.s.d.g.).

...na etapie prowadzenia firmy

W toku prowadzenia firmy trzeba zadbać o aktualność i poprawność danych wpisanych do CEIDG. W ramach opisywanych zmian w przepisach wprowadzono regulację, zgodnie z którą przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność wobec podmiotów trzecich za szkodę wyrządzoną w związku ze zgłoszeniem do CEIDG nieprawdziwych danych, a także w związku z brakiem zgłoszenia aktualizacji danych w przypadku zmiany stanu faktycznego. Oznacza to, że dbałość przedsiębiorcy o prawidłowość danych zyskuje na znaczeniu. Odpowiedzialność będzie bowiem wyłączona tylko wówczas, jeżeli błędy nie wynikają z winy przedsiębiorcy.

Problem, który likwiduje zmiana przepisów: nieaktualizowane na bieżąco dane w CEIDG.

Od 19 maja 2016 r. sądy upadłościowe będą zgłaszały bezpośrednio do CEIDG orzeczenia o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, co z kolei będzie skutkowało wykreśleniem go z ewidencji. Dotychczas art. 31 ust. 5 u.s.d.g. przewidywał, że informacje o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej przekazywane są do rejestru przez Krajowy Rejestr Karny oraz właściwe organy. Zatem nie było przepisu upoważniającego do przekazywania takich informacji przez sądy upadłościowe. Dodana regulacja umożliwia dokonywanie z urzędu wpisu przez te sądy.

Problem, który likwiduje zmiana przepisów: niepełna informacja o przedsiębiorcy

Jednocześnie ustawodawca wprowadził korzystny dla przedsiębiorców zapis, że w przypadku zatarcia wyroku karnego dotyczącego działalności gospodarczej informacja na temat tego orzeczenia będzie usuwana z CEIDG.

CEIDG powinna być przez przedsiębiorców traktowana jako jedno z narzędzi do badania wiarygodności finansowej potencjalnych kontrahentów. Po zmianach w ewidencji zostaną uwidocznione również informacje o sytuacji, gdy oddalono wniosek o ogłoszenie upadłości danego przedsiębiorcy z tego powodu, że jego majątek nie wystarcza na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego. Jest to niezwykle wartościowa informacja, bo pokazuje, że dany przedsiębiorca jest niewypłacalny i nie ma środków finansowych nawet na przeprowadzenie likwidacji swojej firmy. W takiej sytuacji zawieranie z nim jakichkolwiek umów jest ryzykowne.

Problem, który likwiduje zmiana przepisów: brak informacji w CEIDG o niewypłacalności osób prowadzących działalność gospodarczą w sytuacji, gdy oddalono wniosek o ogłoszenie upadłości.

Przedsiębiorca składający wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej nie będzie już musiał podawać wszystkich adresów jej wykonywania. Po zmianach będzie z tego obowiązku zwolniony.

Zmiana, choć niewielka, prowadzi do ograniczenia formalności i na etapie projektowania regulacji była wymieniana jako jedna z wychodzących naprzeciw przedsiębiorcom.

Przedsiębiorca, który po dwóch latach trwania zawieszenia działalności firmy nie złoży w terminie odpowiedniego wniosku w sprawie jej wznowienia będzie w praktyce automatycznie z niego wykreślany najpóźniej po siedmiu dniach od upływu tego terminu. Wykreślenie z CEIDG będzie obecnie dokonywane w formie materialno-technicznej czynności, tj. bez wydania decyzji administracyjnej oraz bez uprzedniej informacji. Przedsiębiorcy nie będą przysługiwały żadne środki odwoławcze. Do tej pory była to decyzja administracyjna, przedsiębiorca miał możliwość odwołania.

PiSZ

Piotr Pieńkosz

prawnik