Urzędnicy niepotrzebnie przywiązani do pieczątek

O przywiązaniu urzędników do pieczątek świadczy praktyka działania Centralnego Ośrodka Informatyki (COI). Administruje on Centralną Ewidencją Pojazdów i Kierowców (CEPiK) i na wniosek uprawnionych organów udostępnia dane zawarte w tym rejestrze. Wśród podmiotów zgłaszających się do COI są jednostki samorządu terytorialnego, które potrzebują informacji np. w związku z prowadzonymi postępowaniami administracyjnymi.

Komputerowy nadruk nie wystarczy

Wniosek o udostępnienie danych z CEPiK składa się na urzędowym formularzu zgodnym z rozporządzeniem ministra cyfryzacji w sprawie wzoru wniosku o udostępnienie albo przekazanie danych z centralnej ewidencji pojazdów. Musi go podpisać osoba, która działa w imieniu np. prezydenta miasta, burmistrza czy wójta i ma na to dokumenty. W tym przypadku oryginał lub urzędowo poświadczoną kopię upoważnienia. Ale to nie koniec. COI wymaga, by dokument był opatrzony pieczątką jednoznacznie identyfikującą osobę podpisującą wniosek. Gdy jej brakuje, wzywa urzędy do uzupełnienia wniosku. W wezwaniach jest wyraźnie podane, jak ma brzmieć treść pieczęci, np. dla osób działających z polecenia prezydenta miasta ‒ „z upoważnienia prezydenta”. COI tłumaczy, że musi tego wymagać, bo ścisły wzór wniosku ustalił minister cyfryzacji. – W punkcie 7 formularza, gdzie mowa o podpisie wnioskodawcy, ustawodawca wprowadził dla wszystkich podmiotów składających wnioski wymóg podania daty i złożenia podpisu, a dodatkowo dla osób reprezentujących organ lub instytucję ‒ przystawienia pieczęci imiennej i urzędowej – tłumaczy Igor Ryciak, rzecznik COI. – Pieczęci imiennej nie można zastąpić nadrukiem komputerowym o treści „z upoważnienia prezydenta miasta” umieszczanym na wniosku. Nie byłoby to wystarczające – dodaje rzecznik.

A definicji brak

W ocenie ekspertów działanie COI to wyjątkowy rygoryzm prawny, bo formalności stają się ważniejsze niż sprawne załatwienie sprawy. Tymczasem w przepisach krajowych nie ma wyjaśnienia, czym jest pieczęć. ‒ Wyróżniamy dwa pojęcia: pieczęć i pieczątka, i są one używane w prawie, ale nie ma ich definicji legalnej. Nie jest więc powiedziane, że pieczęcią jest przybity stempelek z gumy czy plastiku. Wiele podmiotów jako pieczęci używa nadruku komputerowego na piśmie – tłumaczy prof. Dariusz Szostek, partner w Kancelarii Prawnej Szostek Bar i Partnerzy. W jego ocenie wystarczający do identyfikacji osoby jako działającej w imieniu organu jest jej podpis oraz dołączane do wniosku upoważnienie lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem. ‒ Wystarczyłoby zmienić rozporządzenie ministra cyfryzacji i problemu by nie było ‒ dodaje profesor.

Bezpieczeństwo po nowemu

W ocenie prof. Szostka przywiązanie do tradycyjnych pieczątek w urzędach to błąd, bo dziś straciły one na wartości. ‒ Kilkadziesiąt lat temu, gdy były produkowane wyłącznie przez określone instytucje, a nie dystrybuowane na wolnym rynku, stanowiły swego rodzaju dodatkowe zabezpieczenie autentyczności pism. Dziś, gdy pieczątkę o dowolnej treści można wyrobić w punkcie ksero, nie gwarantuje ona wiarygodności – wyjaśnia prof. Szostek. Za granicą już od dawna odchodzi się od zwykłych pieczęci. Są kraje, np. Szwecja, gdzie tradycyjne pieczątki w obrocie prawnym w ogóle nie funkcjonują. Nie oznacza to jednak definitywnego końca pieczęci. W Europie rozwija się bowiem koncepcja pieczęci elektronicznej. Użytkowanie tego narzędzia przewiduje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS). E-pieczęć ma być dla osób prawnych (m.in. jednostek samorządu terytorialnego) tym, czym podpis elektroniczny dla osób fizycznych. Wykorzystywana w obrocie elektronicznym ma potwierdzać autentyczność i integralność e-dokumentów. W przeciwieństwie do tradycyjnego odpowiednika faktycznie będzie podnosić poziom bezpieczeństwa dokumentów. I mimo że jest już unijne rozporządzenie, to polski ustawodawca jeszcze nie zaczął prac nad szczegółowymi przepisami w tej sprawie. [ramka] ©℗

Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji 27 kwietnia 2018 r.

Na razie nie planujemy prac poświęconych specjalnie zastosowaniom pieczęci elektronicznej, ponieważ ewentualny zakres stosowania tego narzędzia wynikać będzie z przepisów odnoszących się do konkretnych procesów, podobnie jak to jest w przypadku podpisu elektronicznego. Nie ma jednak jednej ustawy wskazującej na zastosowanie e-podpisu. Kwestie te regulują różne przepisy wskazujące, że w danym procesie bądź przypadku należy lub można użyć określonego rodzaju podpisu elektronicznego.
Pieczęć elektroniczna obecnie znajduje zastosowanie do potwierdzania podpisu w profilu zaufanym ePUAP. Zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność danych – w tym przypadku pochodzących z profilu zaufanego. Podobnie może być w przypadku tworzonych przepisów o e-dowodzie, gdzie tego typu narzędzie będzie np. uwierzytelniało posiadacza dokumentu w usługach online. Takie prace, prowadzone wspólnie z MSWiA, są na wstępnym etapie. Będzie to jednak podobne wykorzystanie pieczęci elektronicznej, jakie już ma miejsce.
Pieczęć elektroniczna znajdzie oczywiste zastosowanie w usługach rejestrowanego doręczania elektronicznego, bo wynika ono wprost z przepisów eIDAS. Umocowanie takiej usługi znajdzie się w przepisach procesowych, jak kodeks postępowania administracyjnego, ordynacja podatkowa czy też prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
Warto dodać, że obecnie urzędowe poświadczenia odbioru wydawane automatycznie przez elektroniczne skrzynki podawcze na ePUAP również są zabezpieczone pieczęcią elektroniczną, mimo że narzędzie to nie jest nazwane w interfejsie użytkownika ePUAP e-pieczęcią, a „podpisem ePUAP ESP”.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra cyfryzacji z 31 października 2017 r. w sprawie wzoru wniosku o udostępnienie albo przekazanie danych z centralnej ewidencji pojazdów (Dz.U. poz. 2068).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, rozporządzenie eIDAS (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73).