Wyciskanie wyciśniętej cytryny

W celu optymalizacji kosztów osoby zarządzające obszarem prawnym w firmach muszą skoncentrować się na priorytetach: wsparciu celów biznesowych organizacji, zarządzaniu ryzykiem prawnym i zapewnieniu zgodności z przepisami (compliance). Ostatnio okazało się jednak, że dla wielu dyrektorów działu prawnego priorytetem stała się także redukcja kosztów prawnych sam a w sobie. I to priorytetem numer jeden.

Polecenie cięcia kosztów może zastać dział prawny w sytuacji, kiedy prawnicy są przeciążeni bieżącymi zadaniami, współpracujące kancelarie prawne miały już wynagrodzenie obniżane po kilka razy, pojawiają się nowe projekty wymagające zaangażowania prawników, a nasz prezes wymaga utrzymania wysokiej jakości ekspertyzy prawnej i szybkiego reagowania. W obecnych czasach również i w takiej sytuacji prawnicy muszą wykonać rozkaz prezesa: "Koszty w dół o 10 proc.", czyli dusić "cytrynę kosztową", która wcześniej już przecież była wyciskana.

Najprostsze i jednocześnie najbrutalniejsze metody dochodzenia do obniżenia kosztów prawnych to: ograniczenie zakupów narzędzi pracy (nie będzie nowego iPada), rezygnacja ze szkoleń (czyli: prawniku kształć się sam), mniej podróży (są przecież wideokonferencje) i obniżanie wynagrodzeń kancelarii prawnych (o ile się uda i ile się da). Kolejnym krokiem (tym razem typu "kanibalistycznego") może być rezygnacja z samochodu służbowego i własnych bonusów oraz obniżanie wynagrodzeń swoich prawników (a może nawet swojego). Metody takie, niewątpliwie kosztowo skuteczne, spowodują wcześniej czy później spadek jakości obsługi prawnej, nieefektywność i demotywację prawników. Budżet prawny nadszarpnięty podczas poprzednich redukcji kosztowych składa się przede wszystkim z dwóch części: koszty osobowe (czyli nasze pensje i bonusy) i koszty zewnętrzne (czyli wynagrodzenia kancelarii). Inne koszty są tak podstawowe i jednocześnie nieznaczne, że nie ma już z czego ciąć. A redukcja personelu prawnego? Zwolnienie zaledwie jednego prawnika to poważny cios dla bezpieczeństwa prawnego firmy, a zwolnienie dwóch może skończyć się katastrofą (czyli na przykład przegranymi sprawami przed sądem).

Czy można zatem obniżać koszty w inny sposób? Oczywiście tak, ale do tego konieczny jest pewien analityczny wysiłek menedżerski, którego produktem końcowym będą odpowiedzi na fundamentalne pytania o rolę prawników w firmie w kontekście kosztowym: Kto? Co? Dlaczego? Kiedy? Jak? I wreszcie: za ile? Analizę struktury kosztów prawnych rozpoczynamy od uzyskania odpowiedzi na pytanie: czym dział prawny w firmie powinien się w ogóle zajmować i w jaki sposób to robi? Mając już mapę procesów wewnętrznych działu prawnego i fotografię obszarów, gdzie tych procesów brakuje, wiemy, skąd i w jaki sposób zadania trafiają do poszczególnych prawników, jak powstaje produkt prawny (opinia, rekomendacja, udział w negocjacjach, sprawie spornej etc.), czym konkretnie zajmują się nasi prawnicy i w jaki sposób to robią. Wnioski z takiej analizy nasuną się same - których zadań prawnicy nie powinni w ogóle wykonywać (bo nie są dla firmy istotne lub też mogą je wykonać inne działy. np. HR, księgowość, sprzedawcy, logistyka etc.), a które zlecić na zewnątrz. Zyskiem z naszej analizy jest także możliwość poprawy funkcjonowania istniejących procesów wewnątrz działu prawnego, stworzenie nowych procesów, wprowadzenie elektronicznych baz danych i systemów, jeżeli jeszcze ich nie mamy.

Po uporządkowania własnego ogródka przychodzi czas na refleksję nad kosztami współpracujących z firmą kancelarii prawnych. Z pewnością nie za wszystkie czynności kancelarii powinniśmy płacić po stawce doświadczonego prawnika. Warto również co pewien czas poddać ocenie współpracę z daną kancelarią i zakomunikować ją partnerom kancelarii. W przypadku sporów sądowych dobrze jest poprosić kancelarię prawną o analizę sprawy i wstępny budżet już na samym początku. Dzięki temu uzyskamy przewidywalność budżetu prawnego i wskazówkę przy określaniu wysokości rezerwy w księgach. Proces odchodzenia od stawek godzinowych stał się na świecie faktem i większość kancelarii gotowa jest przedstawić nam cenę za cały projekt bez względu na liczbę poświęconego czasu. No i wreszcie: wynagrodzenie za sukces. Taka umowa z kancelarią pozwala w znacznym stopniu obniżyć koszty i podzielić odpowiedzialność finansową za rezultat danej sprawy pomiędzy naszą firmę a kancelarię.

Kiedy stawek nie da się zoptymalizować po raz kolejny, to może należy sięgnąć po mniejsze i tańsze kancelarie prawne? Nie jest tajemnicą, że często odnajdziemy tam doskonałych specjalistów, którzy jeszcze niedawno pracowali dla prawniczych gigantów. A może niektóre projekty można zlecić firmom nieprawniczym, czyli jeszcze tańszym? Jest to praktyka dość powszechna za oceanem (tzw. Legal Process Outsourcing), a więc dotrze wkrótce i do nas.

Oszczędność w budżecie spowoduje niewątpliwe przesunięcie ciężaru pracy z kancelarii prawnych na prawników wewnątrz firmy. Jak to zrobić, kiedy prawnicy są już i tak przeciążeni? Po prostu trzeba ich odciążyć. Analiza zadań i sposobu ich wykonania przez prawników wskaże nam obszary i czynności, które możemy przekazać innym działom, w ogóle z nich zrezygnować lub dystrybuować w dół struktury prawnej w firmie. I tak część pracy prawnika wykona młodszy prawnik, młodszego prawnika - pracownik administracyjny działu prawnego, a pozostałe czynności rutynowe i techniczne: asystent, sekretarka lub praktykant. Skoro koszty muszą zostać obniżone, to trzeba sobie jakoś poradzić. Koncentracja na firmowych priorytetach, porządkowanie własnego ogródka i outsourcing wewnętrzny są lepszymi metodami od tych kanibalistycznych. Prowadzą bowiem do tego samego rezultatu: redukcji kosztów.

Świadomość własnych kosztów to nie tylko decyzja, czym będzie zajmował się dział prawny, ale również jakie koszty obciążają dział prawny w systemie księgowym firmy. W kosztach prawnych nie powinno znaleźć się nic, o czym nie wiedział dyrektor działu prawnego i na co nie wyraził zgody. Wgląd do własnych kosztów w systemie księgowym i bieżący monitoring są konieczne, jeżeli chcemy zapewnić dyscyplinę budżetową. Dzieląc się swoim doświadczeniem, życzę koleżankom i kolegom po fachu sukcesów w walce o zoptymalizowany budżet prawny.

Sztuka cięcia kosztów

Kwestia optymalizacji kosztów była motywem przewodnim ubiegłotygodniowej konferencji "Skuteczne zarządzanie działem prawnym", zorganizowanej przez Business Media Solutions. Patronem medialnym wydarzenia był Dziennik Gazeta Prawna.

@RY1@i02/2013/098/i02.2013.098.07000080b.802.jpg@RY2@

Fot. materiały prasowe

Piotr Marucha radca prawny, wiceprezes Polskiego Stowarzyszenia Prawników Przedsiębiorstw

Piotr Marucha

radca prawny, wiceprezes Polskiego Stowarzyszenia Prawników Przedsiębiorstw