Co oznacza autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur

Znowelizowane przepisy rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, przewidują, że w odniesieniu do wystawianych faktur papierowych podatnik ma obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Jednocześnie podatnik sam określa sposób zapewnienia tych przesłanek, a zgodnie z przepisami można je zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższe regulacje mogą powodować wątpliwości podatników co do skutecznego sposobu zapewnienia spełnienia tych warunków. Warto jednak pamiętać, że analogiczne wymogi funkcjonowały już wcześniej (od 1 stycznia 2011 r.) w odniesieniu do fakturowania elektronicznego - zatem w znacznym zakresie można opierać się w tej kwestii na ukształtowanej już praktyce podatkowej, oczywiście z uwzględnieniem specyfiki tych dwóch metod fakturowania.

W mojej ocenie nowe regulacje w zakresie fakturowania papierowego nie oznaczają dla podatników żadnej istotnej zmiany, choć pojawiają się opinie odmienne. Przede wszystkim podkreślić należy, że już same przepisy wskazują, iż sposób zapewnienia tych wymogów przez podatnika jest dowolny - każdy podatnik, w zależności od skali, rodzaju i charakterystyki prowadzonego biznesu, może przyjąć takie rozwiązania, które będą dla niego wygodne i najmniej kłopotliwe. Dodatkowo należy pamiętać o kontekście wspólnotowym nowych regulacji - wynikają one z dyrektywy 2010/45/WE, która ma m.in. na celu zapewnienie, aby faktury (czy to papierowe, czy elektroniczne) odzwierciedlały faktyczne transakcje.

W zasadzie w mojej ocenie większość podatników spełnia te wymogi bez podejmowania jakichkolwiek działań zapewniających spełnienie nowych regulacji. Wystarczy przeanalizować zawarte w przepisach warunki. I tak, przepisy wymagają zapewnienia autentyczności pochodzenia, czyli pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Podatnik ma zatem wiedzieć, że dany towar / usługa pochodzi od podmiotu, z którym zawarł stosowną umowę i który zrealizował zamówione świadczenie. Tego typu weryfikacja odbywa się u większości przedsiębiorców na bieżąco, czy to przez system obiegu dokumentów (work-flow), czy przez zespół finansowo-księgowy, a u mniejszych przedsiębiorców przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia podatkowe. Wymóg ten uznać zatem należy u tych podatników za spełniony. Podobnie w przypadku zapewnienia integralności treści. Większość podatników jest w stanie bez dodatkowych procedur zweryfikować, czy na fakturze zmieniono dane - przykładowo zakres prac, wynagrodzenie, strony transakcji, terminy płatności - a więc dane, których zamieszczenie na fakturze jest wymagane, mogą być zweryfikowane na podstawie innych dokumentów, np. umowy, zamówienia, protokołu odbioru prac itp. Nie powinna zatem wystąpić sytuacja, w której dane z faktury zostałyby - bez wiedzy podatnika - zmienione.

Reasumując, nowe regulacje w omawianym zakresie nie powinny oznaczać dodatkowych kosztów i problemów dla większości podatników VAT, gdyż weryfikacja tych przesłanek była już dotychczas elementem ich działalności.

@RY1@i02/2013/024/i02.2013.024.07100020b.802.jpg@RY2@

Michał Borowski, doradca podatkowy, menedżer działu VAT w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Michał Borowski

doradca podatkowy, menedżer działu VAT w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy