KSeF to dopiero początek. Nieunikniona jest pełna cyfryzacja świata podatków
Na KSeF nie warto patrzeć wyłącznie w kategoriach kłopotliwego obowiązku: niesie niemałe korzyści dla biznesu, a nie tylko dla fiskusa, i jest zwiastunem kolejnych regulacji związanych z cyfryzacją świata podatków i raportowania. Warto się do tego przygotować także poprzez wybór odpowiedniego rozwiązania IT.
Mimo pojawiających się w przestrzeni publicznej głosów o trudnościach technicznych oficjalne stanowisko resortu finansów w kwestii stabilności systemu KSeF 2.0 pozostaje jednoznaczne: ‒ Od początku działania KSeF 2.0 nie wystąpiła jakakolwiek awaria systemu informatycznego. Odnotowano jedynie chwilowe utrudnienia w logowaniu do niego, gdy podatnik uwierzytelniał się poprzez profil zaufany – poinformował kilka dni temu w odpowiedzi na poselską interpelację Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Problemy z logowaniem, jego zdaniem, zostały już rozwiązane dzięki dywersyfikacji metod uwierzytelniania o aplikację mObywatel i bankowość elektroniczną. Zbigniew Stawicki przypomniał też posłom, że rok 2026 został ogłoszony czasem edukacji, a nie sankcji, co daje firmom niezbędną przestrzeń na adaptację do nowego systemu e-faktur bez ryzyka restrykcyjnych kar finansowych. Wiceminister uciął przy tym spekulacje o możliwej dobrowolności stosowania systemu i podkreślił, że cyfryzacja faktur jest procesem nieodwracalnym. Docelowo obejmie niemal każdy podmiot gospodarczy w kraju, budując transparentny rynek odporny na nadużycia.
Z jego słów jasno więc wynika, że fiskus z wdrożenia nowego systemu jest zadowolony. A podatnicy? Odpowiedzi na to pytanie warto poszukać w badaniu ankietowym firmy doradczej Grant Thornton, które opublikowano kilka dni przed sejmowym wystąpieniem wiceministra.
KSeF to ogromne usprawnienie
Według badania duże firmy, które już muszą korzystać z KSeF, zaczynają dostrzegać, że e-faktura to nie tylko kontrola skarbowa, ale przede wszystkim potężne usprawnienie operacyjne. Prawie jedna czwarta ankietowanych przedsiębiorstw jako kluczową zaletę wskazuje eliminację kosztownego i uciążliwego fizycznego przechowywania dokumentów. Niemal tyle samo podkreśla korzyści wynikające z głębokiej automatyzacji procesów księgowych. Poza tym stały dostęp do faktur online w czasie rzeczywistym jest priorytetem dla 22 proc. badanych, co w połączeniu z drastycznym ograniczeniem błędów ludzkich i lepszym nadzorem nad terminami płatności tworzy ‒ dzięki KSeF ‒ bez dwóch zdań ewidentnie nową jakość w zarządzaniu finansami.
Dla polskich podatników kluczowa jest świadomość konieczności przyszłej harmonizacji systemów ‒ tych do obsługi KSeF i tych do obsługi ViDA. W perspektywie kilku lat polskie systemy będą musiały obsługiwać standard europejski (EN16931). Oznacza to, że podmioty wdrażające dziś rozwiązania „punktowe”, szyte na miarę wyłącznie pod wymogi KSeF, mogą stanąć przed koniecznością kolejnej, niezwykle kosztownej przebudowy infrastruktury IT w roku 2035
Do wymiernych korzyści systemu centralnego e-fakturowania należy zaliczyć także poprawę płynności finansowej dzięki ustawowemu skróceniu terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. A to przy obecnych kosztach pieniądza stanowi istotny zastrzyk kapitału obrotowego.
Fakt, że firmy zaczynają dostrzegać zalety KSeF, jest ważny również dlatego, iż ułatwi im przejście przez kolejne etapy cyfryzacji świata podatków i raportowania. KSeF jest bowiem tak naprawdę istotnym zwiastunem kolejnych nadchodzących głębokich reform.
Nadciąga ViDA. KSeF to zaledwie początek
Firmy za chwilę zetkną się z unijnym rozwiązaniem ViDA (VAT in the Digital Age). Pakiet ten, oficjalnie zatwierdzony w marcu 2025 r. Dyrektywą Rady (UE) 2025/516, jest w istocie unijną konstytucją podatkową dla ery cyfrowej. Głównym jej celem jest osiągnięcie pełnej transparentności transakcji wewnątrzunijnych i skuteczna eliminacja tzw. luki karuzelowej w poborze podatku VAT. Jednak, podobnie jak w przypadku KSeF, na tym rozwiązaniu zyska również biznes. I to niemało.
Architektura zmian opiera się tutaj na trzech filarach, z których najbardziej rewolucyjnym jest cyfrowe raportowanie w czasie rzeczywistym (DRR). Od lipca 2030 r. e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich wewnątrzunijnych transakcji B2B, a dotychczasowe, statyczne informacje podsumowujące VAT UE zostaną zastąpione przez dynamiczne raportowanie danych w ciągu zaledwie 10 dni od wystąpienia zdarzenia gospodarczego.
Równolegle nowe przepisy uregulują status platform cyfrowych w sektorze najmu i transportu, czyniąc je odpowiedzialnymi za pobór podatku. Wprowadzą także system pojedynczej rejestracji VAT (SVR). Ma to docelowo uprościć operacje na wspólnym rynku i zlikwidować konieczność uciążliwego zgłaszania się do celów podatkowych w wielu państwach członkowskich jednocześnie.
Dla polskich podatników kluczowa jest świadomość konieczności przyszłej harmonizacji systemów ‒ tych do obsługi KSeF i tych do obsługi ViDA. W perspektywie kilku lat polskie systemy będą musiały obsługiwać standard europejski (EN16931). Oznacza to, że podmioty wdrażające dziś rozwiązania „punktowe”, szyte na miarę wyłącznie pod wymogi KSeF, mogą stanąć przed koniecznością kolejnej, niezwykle kosztownej przebudowy infrastruktury IT w roku 2035.
ViDA dobitnie pokazuje, że cyfryzacja podatków nie zatrzymuje się na granicach państwowych. Dla organizacji operujących na wielu rynkach jej wdrożenie będzie więc wyzwaniem wymagającym całkowitej rewizji procesów compliance w skali całego kontynentu.
Od doraźnego reagowania do strategii. Lokalne rozwiązania to za mało
W obliczu tych nakładających się fal regulacyjnych firmy stają przed strategicznym wyborem między budowaniem doraźnych narzędzi a inwestycją w skalowalną architekturę typu end-to-end. To pierwsze rozwiązanie jest dalekie od optymalnego. Tak mówią doświadczenia z rynków dojrzałych cyfrowo. Silosowa struktura danych i fragmentaryczne systemy compliance generują ogromne koszty ukryte oraz zwiększają ryzyko operacyjne.
Według danych Thomson Reuters aż 51 proc. organizacji przyznaje, że izolowane działy compliance negatywnie wpływają na doświadczenia klientów, co bezpośrednio uderza w lojalność nabywców i przychody. Z kolei prawie połowa firm (49 proc.) dostrzega, że brak integracji systemów zwiększa ekspozycję finansową i realnie zagraża marżom operacyjnym poprzez błędy w rozliczeniach.
Rozwiązaniem może być ekosystem ONESOURCE od Thomson Reuters, który wykracza daleko poza ramy prostego e-fakturowania. Jest to inteligentna sieć łącząca obszary podatkowe, handlowe i prawne.
Automatyczne wyliczanie podatku VAT (również przy złożonych scenariuszach transakcyjnych), zarządzanie zwrotami VAT w wielu jurysdykcjach, tworzenie i obsługa raportów SAF T/JPK, globalna zgodność z regulacjami podatkowymi (compliance) oraz integracje z ERP i systemami finansowymi ‒ to w największym skrócie kluczowe zalety tego rozwiązania.
ONESOURCE integruje ponad 14 mln klientów i dostawców z ponad setką różnych sieci administracji rządowych na całym świecie. Dzięki wykorzystaniu certyfikowanych konektorów do systemów klasy ERP, takich jak SAP czy Oracle, platforma pozwala na niemal natychmiastowe wdrożenie procesów e-invoicingu bez konieczności angażowania zespołów programistycznych do tworzenia kodu od zera.
Nowoczesne podejście „Intelligent Compliance” zaszyta w platformie i oparte na autorskich rozwiązaniach Thomson Reuters pozwala na automatyczne zarządzanie złożonymi scenariuszami transgranicznymi, co jest kluczowe w obliczu nadchodzącej dyrektywy ViDA. Wykorzystanie sztucznej inteligencji i zaawansowanych algorytmów nie tylko umożliwia tutaj bezbłędne wyliczanie podatków, lecz także przekształca dział finansowy z ośrodka kosztów w centrum strategicznej wartości dla zarządu.
Ponadto, co bardzo ważne, wdrożona platforma rozwija się wraz z nowymi regulacjami, oferując stałe aktualizacje bez dodatkowych nakładów na infrastrukturę. Pozwala to uniknąć narastającego długu technologicznego, który jest zmorą wielu polskich przedsiębiorstw, oraz znacznie zmniejsza ryzyko prawne związane z implementacją w firmie nowych przepisów.
Wyścig z czasem i technologią
Tak więc stojąc u progu pełnej cyfryzacji procesów podatkowych, zarządy firm muszą zdać sobie sprawę, że KSeF to jedynie preludium do zupełnie nowej rzeczywistości regulacyjnej. Liczba obowiązków związanych z e-fakturowaniem, raportowaniem w czasie rzeczywistym i cyfrowym cłem będzie w najbliższych latach systematycznie rosła, niosąc ze sobą zarówno ryzyka sankcji, jak i ogromne szanse na optymalizację struktury kosztów.
Wygrają te organizacje, które zamiast stawiać na doraźne, prowizoryczne narzędzia, wybiorą sprawdzone, globalne rozwiązania potrafiące obsłużyć dynamicznie zmieniające się środowisko prawne wielu jurysdykcji. Wybór skalowalnej platformy klasy ONESOURCE to nie tylko kwestia bezpieczeństwa podatkowego, ale przede wszystkim strategiczna inwestycja w stabilność operacyjną. A to w końcu podstawa współczesnego biznesu. Dzisiaj ciągłość i stabilność działania jest absolutnie kluczowa. I dotyczy nie tylko ekstremalnych sytuacji.
Partner
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu