Obieg faktur będzie łatwiejszy

Przepisy o VAT nakazują podatnikowi dokumentowanie sprzedaży za pomocą faktury. Dokument taki najczęściej jest wystawiany w formie papierowej, zgodnie z wymogami przepisów o VAT, co do zasady w dwóch egzemplarzach, z których jeden powinien być wysłany nabywcy, drugi zaś zatrzymuje sprzedawca. W przypadku podatników dokonujących licznych transakcji sprzedaży, ten obowiązek może się wiązać z trudnościami logistycznymi oraz koniecznością ponoszenia kosztów np. przesyłek pocztowych.

Podatnicy mogą również skorzystać z możliwości wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Możliwość taką przewidują przepisy rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119). Rozporządzenie umożliwia wystawienie oraz przechowywanie faktury w formie elektronicznej, jeżeli autentyczność jej pochodzenia oraz jej integralność będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych EDI. Należy więc mieć na uwadze, że korzystanie z możliwości wystawiania takich faktur wymaga inwestycji w infrastrukturę.

Ułatwienie w tym względzie ma przynieść dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. (dalej: dyrektywa) Zmienia ona dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego sytemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Celem nowelizacji są uproszczenie, modernizacja oraz harmonizacja przepisów dotyczących faktur VAT. Dla celów rozumienia dyrektywy faktura elektroniczna oznacza fakturę zawierającą wszystkie wymagane informacje, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Wykorzystanie certyfikowanego podpisu elektronicznego czy też elektronicznej wymiany danych EDI może być jednym ze środków służących zapewnieniu autentyczności i integralności dokumentów, lecz nie będzie już koniecznością. Bez względu na sposób wystawiania i przesyłania faktur podatnik sam powinien określić sposób kontroli dokumentów w celu zapewnienia ich autentyczności (rozumianej jako pewność co do tożsamości kontrahenta) oraz integralności (tj. braku ingerencji w treść faktury). Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do wprowadzenia powyższych zasad w przepisach krajowych do 31 grudnia 2012 r., tak aby mogły być stosowane od 1 stycznia 2013 r.

Do przepisów wspólnotowych nawiązuje projekt rozporządzenia ministra w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z 7 października 2010 r.

Planowane przepisy mają umożliwić przesyłanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym. Jednym z warunków będzie uprzednia akceptacja sposobu dostarczania wyrażona przez odbiorcę faktur. Organ podatkowy (lub kontroli skarbowej) powinien mieć również możliwość bezzwłocznego poboru i przetwarzania takich faktur w formacie tekstowym.

Planowana jest również zmiana w rozporządzeniu ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania (Dz.U. nr 212, poz. 1337 ze zm.). Podatnik ma uzyskać możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zapewniający ich autentyczność, łatwe odszukanie oraz bezzwłoczne udostępnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Zmiany w obu wskazanych powyżej rozporządzeniach mają wejść w życie 1 stycznia 2011 r.

Warto przy tym mieć na uwadze, że istnieją orzeczenia sądów administracyjnych, które przed zmianą przepisów mogą być szansą dla podatników w ich dążeniu do minimalizacji kosztów wystawianej dokumentacji.

W wyroku z 20 maja 2010 r. (sygn. I FSK 1444/09) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że przepisy o VAT regulują zasady wystawiania i przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej, lecz nie odnoszą się wprost do kwestii wystawiania i przesyłania faktury w sposób elektroniczny, jeżeli następnie dokument taki jest drukowany i przechowywany w formie papierowej przez strony transakcji.

Zdaniem sądu interpretacja przepisów o VAT dokonana z uwzględnieniem przepisów wspólnotowych powinna w takiej sytuacji prowadzić do wniosku, że dopuszczalny jest również taki schemat przekazywania dokumentacji kontrahentowi.

Podobnie w wyroku z 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/08) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że dopuszczalne jest również zastosowanie systemu mieszanego, w którym oryginał faktury jest wysyłany w formie papierowej do kontrahenta, zaś jej kopia jest przechowywana w formie elektronicznej przez wystawcę, z gotowością wydrukowania na żądanie uprawnionego organu.

Warto przy tym pamiętać, że organy podatkowe co do zasady nie akceptują poglądów wyrażonych we wskazanych powyżej orzeczeniach. Z tego powodu w obecnym stanie prawnym, wprowadzanie tego typu oszczędności w dokumentacji sprzedaży obarczone jest ryzykiem podatkowym.

Wojciech Kotowski

doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy