Co zrobić, żeby przejść na faktury elektroniczne

Jednym z podstawowych dokumentów podatkowych obowiązujących w obrocie gospodarczym są faktury VAT. Ich formę i treść ustawodawca określił w ustawie i doprecyzował w przepisach wykonawczych. Obecnie podatnicy mogą stosować faktury tradycyjne, czyli w formie papierowej, jak i nowoczesne w formie elektronicznej. E-faktury muszą jednak spełniać określone warunki. Wbrew obiegowej opinie nie każdy dokument wygenerowany za pomocą komputera jest fakturą elektroniczną.

Faktura elektroniczna musi spełniać takie same wymogi jak papierowa faktura VAT. To, co ją odróżnia od faktury papierowej, to sposób jej generowania, przesyłania i przechowywania. Szczegółowe zasady dotyczące e-faktur określa specjalne rozporządzenie. Faktury wystawiane w formie elektronicznej w takiej samej formie się przesyła i udostępnia odbiorcy oraz przechowuje. Podatnik może stosować elektroniczne urządzenia do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Warunkiem wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści. Podatnik może stosować:

● bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,

● wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (umowa dotycząca tej wymiany musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych).

Podatnik, który chce stosować faktury w formie elektronicznej - oprócz spełnienia wymogów technicznych - musi uzyskać zgodę kontrahentów. Uzyskanie tzw. akceptacji jest najistotniejszym obowiązkiem, od którego zależy wprowadzenie e-fakturowania w firmie. Na czym to polega? Podatnik przed wystawieniem pierwszej faktury elektronicznej musi wystąpić do kontrahenta o akceptację tej formy faktury. Można ją uzyskać zarówno w formie pisemnej, jak i w formie elektronicznej. O akceptację trzeba poprosić każdego z kontrahentów z osobna. Jeżeli firma chce w ogóle zrezygnować z faktur papierowych, musi uzyskać akceptację od wszystkich odbiorców faktur, a także od każdego nowego kontrahenta w przyszłości. Jeżeli część firm nie zgodzi się na fakturę elektroniczną, podatnik musi stosować stare zasady. Do odbiorców, którzy nie zaakceptują e-faktur, będą musiały nadal trafiać faktury papierowe.

Uzyskanie akceptacji ma istotne znaczenie także dla momentu wystawienia i wysłania pierwszej e-faktury do danego kontrahenta. Wystawić i wysłać ją można najwcześniej dzień po uzyskaniu akceptacji. Ponieważ akceptację trzeba uzyskać od każdego kontrahenta indywidualnie, termin ten trzeba także stosować indywidualnie. E-faktury do wszystkich można by zacząć wysyłać tego samego dnia, gdyby (stosując termin najwcześniejszy) akceptacje spłynęły do firmy tego samego dnia. Oczywiście podatnik może poczekać z przejściem na e-faktury do czasu uzyskania wszystkich akceptacji. Wówczas trzeba będzie odczekać jeden dzień od otrzymania ostatniej akceptacji i można śmiało stosować e-faktury od jednego dnia.

Z akceptacją ściśle wiąże się też utrata prawa do wystawiania e-faktury. Podatnik traci prawo do korzystania z faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury. Wystawca straci prawo do wystawiania i przesyłania elektronicznych dokumentów następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Trzeba jednak podkreślić, że podatnik nie traci całkowicie prawa do posługiwania się e-fakturą. Musi zaprzestać stosowania e-faktury tylko w stosunku do kontrahenta, który cofnął swoją zgodę. Wycofanie jednej lub kilku akceptacji nie wpłynie na możliwość korzystania z e-faktury w stosunku do innych, którzy akceptacji nie cofnęli.

Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać do nich duplikaty. Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur elektronicznych powinny mieć co do zasady formę elektroniczną. Wyjątkowo w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, które uniemożliwiają wystawienie i wysłanie korekty czy duplikatu faktury elektronicznej, podatnik może wystawić dokument papierowy. Dotyczy to w szczególności przypadku, gdy kontrahent cofnie akceptację. Wystawiając dokument w formie papierowej, trzeba będzie umieścić na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Wystawione lub otrzymane e-faktury na terenie Polski podatnik przechowuje tak, żeby na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej zapewnić do nich natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną. W szczególności podatnik ma obowiązek zapewnienia możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym wydruku i zapewnienia czytelności faktur. Tyle przepis. W praktyce ten obowiązek wywoływał wiele kontrowersji. Z orzecznictwa wynika, że podatnik nie musi zapewniać stałego łącza z urzędem skarbowym. Dostęp może odbywać się np. za pośrednictwem internetu. Faktury mogą też zostać udostępnione za pośrednictwem innych przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych z bazą, np. DVD, CD lub pamięci USB (tzw. pendrive) - wyrok NSA z 26 lutego 2009 r., sygn. akt I FSK 1612/07, niepublikowany.

Faktury elektroniczne mogą być też przechowywane na terenie innego państwa UE. W tym przypadku konieczne jest wcześniejsze pisemne poinformowanie o tym organów podatkowych. W zawiadomieniu trzeba wskazać miejsce ich przechowywania (tj. adres, a gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż ten, który wystawił lub otrzymał fakturę - również jego nazwę). Do faktur przechowywanych za granicą stosuje się tę samą zasadę zapewnienia ciągłego dostępu. O każdej zmianie adresu przechowywania za granicą trzeba zawiadomić organ niezwłocznie, tj. nie później niż w terminie siedmiu dni od jej zaistnienia.

E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe. Przypomnijmy, podatnicy mają obowiązek przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ważne E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania

Firma X zamierza przejść na system e-faktur. Spółka ma pięciu kontrahentów: A, B, C, D, E. Spółka wysłała prośby o akceptację do wszystkich kontrahentów 13 stycznia. Pierwszą akceptację otrzymała od firmy C 15 stycznia. Pierwszą e-fak-turę do firmy C podatniczka może wystawić i wysłać 16 stycznia.

Akceptacje od spółek A, B, D podatniczka otrzymała 21 stycznia. Pierwsze faktury elektroniczne do tych trzech firm spółka może wysłać 22 stycznia. Firma E poinformowała podatniczkę, że nie zgadza się na e-faktury. Do niej nadal będą trafiać faktury papierowe.

Firma C pismem z 2 lutego poinformowała podatniczkę X, że cofa akceptację na e-faktury. Pismo dotarło do firmy X 8 lutego. Od 9 lutego firma X traci prawo do wystawiania i wysyłania e-faktur do firmy C.

aleksandra.tarka@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).