Przedsiębiorcy muszą prowadzić rejestry do celów VAT

Osoba wykonująca działalność gospodarczą, która jest podatnikiem VAT, musi prowadzić ewidencję zakupu i sprzedaży, która stanowi podstawę do wypełnienia deklaracji (rejestr zakupu i sprzedaży VAT). Podatnicy, z wyjątkiem wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z podatku (zwolnienie przedmiotowe) oraz zwolnionych limitem od podatku (zwolnienie podmiotowe), są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty podatku naliczonego, które podlegają odliczeniu i które nie korzystają z takiego odliczenia, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ewidencję tę należy prowadzić, gdy przedsiębiorca uzyska status podatnika czynnego VAT. Pełną ewidencję VAT trzeba też zacząć prowadzić w momencie zmiany statusu z podatnika zwolnionego na podatnika czynnego VAT. Zastąpi ona u przedsiębiorcy zwolnionego podmiotowo z podatku ewidencję sprzedaży.

Ustawa o VAT przewiduje też sytuację, gdy mimo że nie rozlicza się tego podatku, ewidencję do celów VAT należy prowadzić. Z takim przypadkiem mamy do czynienia przy określeniu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (które podlega rozliczeniu VAT) nie występuje wówczas, gdy dotyczy towarów nabywanych przez:

● rolników ryczałtowych dla prowadzonej przez nich działalności rolniczej,

● podatników, którzy wykonują jedynie czynności inne niż opodatkowane podatkiem i którym nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług,

● podatników zwolnionych podmiotowo od podatku,

● osoby prawne, które nie są podatnikami

- jeżeli całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju nie przekroczyła w trakcie roku podatkowego kwoty 50 tys. zł.

Do określenia limitu 50 tys. zł podatnicy muszą prowadzić ewidencję. W takim przypadku wymienione podmioty (np. podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT) są obowiązane prowadzić ewidencję, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nich towarów z innych państw członkowskich.

Prowadzenie ewidencji powinno zapewnić wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych przez te podmioty towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50 tys. zł z uwzględnieniem wartości towarów określonych w art. 10 ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten z kolei określa, że z przypadkiem wewnątrzwspólnotowego nabycia będziemy mieć do czynienia, gdy przedmiotem nabycia są:

● nowe środki transportu,

● wyroby akcyzowe zharmonizowane.

Przy ustalaniu wartości 50 tys. zł, która decyduje o wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów, nie wlicza się kwoty podatku od wartości dodanej należnego lub zapłaconego na terytorium państwa członkowskiego, z którego towary te są wysyłane lub transportowane. Do wartości tej nie wlicza się też wartości z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia nowych środków transportu oraz wyrobów akcyzowych zharmonizowanych.

W przypadku gdy u podmiotów, u których zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT nie występuje wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, zostaje przekroczona kwota 50 tys. zł, uznaje się, że wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów ma miejsce od momentu przekroczenia tej kwoty.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku od towarów i usług, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży dla celów VAT (podatnicy zwolnieni podmiotowo), mogą w ewidencji sprzedaży dla celów podatku dochodowego w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług od czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1, lub rejestr sprzedaży z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Zestawienie powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT dokonują, po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty 150 tys. zł sprzedaży (limit zwolnienia podmiotowego), korekty zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów o tę część naliczonego podatku od towarów i usług, którą odliczają od podatku należnego.

Podatnik zwolniony podmiotowo nie wystawia faktur VAT. Poświadczeniem sprzedaży jest w takim przypadku paragon z kasy fiskalnej (jeśli podatnik zwolniony jest zobowiązany do jej posiadania) lub rachunek. Wraz ze zmianą statusu z podatnika zwolnionego podmiotowo na podatnika VAT następuje zmiana obowiązków związanych z dokumentowaniem transakcji. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przy wystawianiu faktur VAT istnieje jeszcze jedno niebezpieczeństwo związane z mylnie podaną stawką podatku. W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Tak samo będzie w sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.

W przypadku wystawienia innego dokumentu sprzedaży niż faktura, np. paragonu, w którym wykazano kwotę podatku należnego, mimo że sprzedaż podlegała zwolnieniu z VAT, wystawca paragonu nie ma obowiązku zapłaty wykazanej kwoty podatku. Trzeba jednak dokonać korekty mylnie wystawionego paragonu.

Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny za przestępstwo skarbowe do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi nieprowadzenie ksiąg podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

● dokonanie sprzedaży,

● datę dokonania sprzedaży,

● cenę jednostkową bez podatku,

● podstawę opodatkowania,

● stawkę i kwotę podatku,

● kwotę należności,

● dane dotyczące podatnika i nabywcy.

● odrębnie kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje i nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego,

● dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

● wysokość podatku należnego,

● kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,

● kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

● inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Bogdan Świąder

bogdan.swiader@infor.pl

Art. 10, art. 106, art. 108 - 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).