Transakcje można dokumentować w sieci zamiast na papierze

Od 1 stycznia 2014 r. obowiązuje definicja faktury elektronicznej. Fakturą taką jest faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 34 ustawy o VAT). Fakturami elektronicznymi są zatem faktury wysyłane zarówno w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML), jak i w innych formatach elektronicznych (np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF czy faksy otrzymywane w formie elektronicznej).

Użycie przez ustawodawcę spójnika "i" (a nie "lub") oznacza, że warunki wystawienia i otrzymania w dowolnym formacie elektronicznym muszą być spełnione łącznie. Nie są fakturami elektronicznymi faktury:

1) wystawione w formie elektronicznej, a następnie wydrukowane i przekazane odbiorcy w formie papierowej,

2) wystawione w formie papierowej, a następnie digitalizowane i przesłane lub udostępnione odbiorcy w formie elektronicznej.

Szerszym od faktur elektronicznych pojęciem jest pojęcie faktury przesyłanej w formie elektronicznej. Wniosek taki płynie z zestawienia art. 106g ust. 3 ustawy o VAT oraz art. 106n ust. 1 ustawy o VAT (pierwszy ze wskazanych przepisów dotyczy faktur przesyłanych w formie elektronicznej, drugi zaś - faktur elektronicznych). Uznać w związku z tym należy, że fakturami przesyłanymi w formie elektronicznej są nie tylko faktury elektroniczne, lecz także faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przesłane lub udostępnione w formie elektronicznej.

Z punktu widzenia uznania za fakturę elektroniczną lub fakturę przesłaną w formie elektronicznej nie ma natomiast znaczenia sposób przechowywania faktury przez jej odbiorcę. Fakturami takimi mogą być również faktury wydrukowane przez odbiorcę i przechowywane przez niego w formie papierowej.

Skutki rozróżnienia

Rozróżnienie faktur elektronicznych oraz faktur przesyłanych w formie elektronicznej ma znaczenie z punktu widzenia konieczności uzyskania akceptacji odbiorcy. Jak bowiem stanowi art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Wskazany przepis dotyczy wyłącznie faktur elektronicznych, a więc faktur wystawionych i otrzymanych w dowolnym formacie elektronicznym. Nie dotyczy on faktur przesyłanych w formie elektronicznej, które nie są fakturami elektronicznymi w rozumieniu VAT, a więc faktur wystawionych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i przesłanych lub udostępnionych odbiorcy w formie elektronicznej. Prowadzi to do wniosku, że przesyłanie w formie elektronicznej faktur niebędących fakturami elektronicznymi nie wymaga akceptacji odbiorcy (chociaż ze względów profilaktycznych warto taką akceptację zawsze uzyskiwać). [przykład 1]

Uzyskiwanie akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych nie jest jednak skomplikowane, gdyż zgoda wyrażona może być w dowolnej formie, w tym ustnie. Przyjmuje się również, że akceptacja może zostać wyrażona w sposób dorozumiany, np. przez opłacenie faktury przesłanej w formie elektronicznej.

Zasady wypisywania

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Przepis ten - jak się przyjmuje - dotyczy jednak tylko faktur dostarczanych w formie papierowej. Faktur przesyłanych w formie elektronicznej dotyczy art. 106g ust. 3 ustawy o VAT. Stanowi on, że wystawca faktury (najczęściej jest to podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia) przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Faktury takie - jak się przyjmuje - mogą być sporządzane w jednym tylko egzemplarzu (w jednym pliku lub - w przypadku faktur digitalizowanych po wystawieniu - w jednym egzemplarzu papierowym).

Tak jak w przypadku faktur papierowych, przesyłanie faktur w formie elektronicznej wymaga zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (zob. art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

Przechowywanie

Z punktu widzenia przepisów o VAT nie ma przeszkód, aby podatnicy przechowywali faktury (w tym faktury korygujące oraz duplikaty faktur) w innej formie niż oryginalna, w tym aby faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowywane były w formie papierowej.

Aktualna na gruncie obecnych przepisów pozostaje interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 czerwca 2011 r. (nr IPPP2/443-323/11-2/IG), w której czytamy, że "faktury wystawione przed 1 stycznia 2011 r. można było przechowywać tylko w takiej formie, w jakiej zostały wystawione, nie była zatem możliwa digitalizacja faktur papierowych wystawionych przed tą datą, jednakże faktury wystawione po tej dacie można przechowywać w dowolnej formie: papierowej lub elektronicznej. Ponadto możliwa jest obecnie digitalizacja papierowych faktur wystawionych przed ww. datą, jednakże konieczne jest również przechowywanie ich w wersji pierwotnej".

Ograniczenia co do sposobu przechowywania faktur mogą jednak wynikać z innych przepisów, w szczególności z ustawy o rachunkowości. Przepisy tej ustawy nakazują bowiem przechowywanie dowodów księgowych w oryginalnej postaci (zob. art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości), co wyłącza - do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego - przechowywanie w formie elektronicznej faktur wystawionych i przesłanych albo otrzymanych w formie papierowej. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego możliwe jest natomiast przeniesienie na informatyczne nośniki danych większości dowodów księgowych (co wynika z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości), w tym faktur.

Korygujące oraz duplikaty

Do końca 2010 roku faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyłane były, co do zasady, w tej samej formie. Zastosowanie formy papierowej było możliwe tylko w przypadkach, gdy występowały przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające przesłanie faktur korygujących lub duplikatów w formie elektronicznej.

Obecnie podobne ograniczenia nie obowiązują. W konsekwencji (w przypadku faktur elektronicznych - o ile odbiorca nie cofnął akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych) nie ma przeszkód, aby do e-faktur wystawiane były faktury korygujące czy duplikaty w formie papierowej (nawet jeżeli nie występują przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawienie i przesłanie duplikatu faktury w formie elektronicznej). Nie ma również przeszkód, aby w formie elektronicznej przesyłane były faktury korygujące lub duplikaty faktur wystawionych i przekazanych w formie papierowej (w przypadku faktur elektronicznych - o ile odbiorca zaakceptuje wtedy stosowanie faktur elektronicznych). [przykład 2]

Odliczanie VAT

Faktury otrzymane w formie elektronicznej na zasadach ogólnych uprawniają nabywców do odliczenia podatku naliczonego (zob. przykładowo interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 kwietnia 2014 r., nr ILPP4/443-31/14-2/BA). Pewne wątpliwości w podobnych przypadkach budzi to, kiedy faktury takie należy uznać za otrzymane (jest to o tyle istotne, że prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę - zob. art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Mając to na uwadze, zauważyć należy, że w przypadku faktury papierowej datą otrzymania faktury nie jest np. wrzucenie listu z fakturą przez listonosza do skrzynki pocztowej podatnika. Dopiero z chwilą wyciągnięcia listu przez podatnika lub osobę przez niego uprawnioną można uznać, że faktura została przez podatnika otrzymana. Analogicznie wpłynięcia e-faktury na serwer pocztowy podatnika (w przypadku e-faktur wysyłanych pocztą elektroniczną) nie można uznać za otrzymanie e-faktury. Z innej strony, aby doszło do otrzymania faktury papierowej przez podatnika, nie jest konieczne, aby podatnik lub upoważniona osoba przeczytali tę fakturę. Także analogicznie dla uznania, że e-faktura przesłana pocztą elektroniczną została otrzymana przez podatnika, nie jest konieczne jej przeczytanie przez podatnika lub upoważnioną osobę.

A zatem ani data wpłynięcia na serwer pocztowy, ani data przeczytania faktury nie jest datą otrzymania e-faktury przesyłanej pocztą elektroniczną. Datą otrzymania takiej faktury jest moment pierwszego pobrania z serwera wiadomości zawierającej plik z fakturą przez podatnika lub upoważnioną przez niego osobę, względnie data pierwszego zalogowania się przez podatnika lub upoważnioną przez niego osobę do systemu poczty elektronicznej. Takie elementy, jak wpłynięcie e-faktury na serwer czy moment przeczytania e-faktury wyznaczają jedynie ramy czasowe, w których nastąpiło jej odebranie. Zawsze bowiem odebranie e-faktury przesyłanej pocztą elektroniczną następuje nie wcześniej niż z chwilą jej wpłynięcia na serwer, nie później zaś niż z chwilą przeczytania. [przykład 3]

Faktury elektroniczne a faktury przesyłane w formie elektronicznej
	Wystawienie w formie elektronicznej	Przesłanie w formie elektronicznej	Otrzymanie w formie elektronicznej	Przechowywanie w formie elektronicznej
	tak	tak	tak	niekonieczne
	niekonieczne	tak	tak	niekonieczne

 

Autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury

1. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). 2. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT). 3. Przez czytelność faktury należy rozumieć sytuację, w której faktura może zostać przedstawiona w takiej formie, aby wszystkie niezbędne dane były czytelne i zrozumiałe dla przeciętnego odbiorcy.

Powyższe można, co do zasady, zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (zob. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych wskazane warunki mogą być dodatkowo zachowane na dwa szczególne określone w art. 106m ust. 5 ustawy o VAT sposoby, tj. poprzez wykorzystanie:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

PRZYKŁAD 1

Zgoda kupującego

Podatnik chce przesyłać faktury w formie elektronicznej. Rozważa dwa sposoby. Pierwszy polega na generowaniu pliku PDF i wysyłaniu go do nabywcy. Drugi sposób polega na wystawianiu faktury papierowej, skanowaniu jej i wysyłaniu do nabywcy w formie pliku JPG.

Tylko pierwszy sposób wymaga akceptacji nabywcy. Faktury wystawiane na drugi ze wskazanych sposobów nie będą bowiem fakturami elektronicznymi w rozumieniu VAT.

PRZYKŁAD 2

Forma duplikatu

W 2013 roku podatnik X wystawił fakturę papierową dokumentującą dostawę towaru dla kontrahenta Y. Na początku 2014 roku kontrahent ten wyraził akceptację na stosowanie faktur elektronicznych. W maju 2014 roku kontrahent X poprosił podatnika Y o wystawienie duplikatu faktury. Duplikat ten może zostać wystawiony i przesłany w formie elektronicznej.

PRZYKŁAD 3

Moment odebrania

Na serwer pocztowy podatnika X 31 marca o godz. 23.30 wpłynęła e-faktura wystawiona przez kontrahenta Y. Wiadomość z fakturą podatnik pobrał 1 kwietnia 2014 r. rano. Uznać w tej sytuacji należy, że e-fakturę, o której mowa, podatnik otrzymał 1 kwietnia 2014 r. Odliczenie podatku z tej faktury możliwe zatem było najwcześniej w ramach deklaracji VAT-7 za kwiecień 2014 roku.

@RY1@i02/2014/124/i02.2014.124.071001100.817.jpg@RY2@

Tomasz Krywan doradca podatkowy

Tomasz Krywan

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Art. 2 pkt 34, art. 86 ust. 10b pkt 1, art. 106g, 106m i 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Art. 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

●cz. I / 13 stycznia 2014 / nr 7

●cz. II / 20 stycznia 2014 / nr 12

●cz. III / 3 lutego 2014 / nr 22

●cz. IV / 10 lutego 2014 / nr 27

●cz. V / 3 marca 2014 / nr 42

●cz. VI / 10 marca 2014 / nr 47

●cz. VII / 17 marca 2014 / nr 52

●cz. VIII / 31 marca 2014 / nr 62

●cz. IX / 7 kwietnia 2014 / nr 67

●cz. X / 28 kwietnia 2014 / nr 81

●cz. XI / 12 maja 2014 / nr 90

●cz. XII / 2 czerwca 2014 / nr 105

●cz. XIII / 9 czerwca 2014 / nr 110

●cz. XIV / 16 czerwca 2014 / nr 115