Rejestr papierowy lub elektroniczny u nabywcy

W nowym rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o akcyzie określono szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencji nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych, oraz sposób jej prowadzenia przez: zarejestrowanego handlowca; podatnika nabywającego wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe z akcyzą zapłaconą na terytorium państwa członkowskiego na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej na terytorium kraju; przedstawiciela podatkowego.

Ewidencja powinna być prowadzona w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację obrotu wyrobami akcyzowymi. Ostatniego dnia każdego miesiąca podmiot prowadzący ewidencję dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania. Raport z miesięcznego zamknięcia i podsumowania ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej podmiot prowadzący ewidencję przekazuje właściwemu naczelnikowi urzędu celnego.

W przypadku prowadzenia ewidencji w formie papierowej przed rozpoczęciem jej wypełniania karty ewidencji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane i opatrzone pieczęcią podmiotu prowadzącego ewidencję. Właściwy naczelnik urzędu celnego opatruje przeszycie plombą przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania ewidencji prowadzonych przez organ celny, a na ostatniej stronie ewidencji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

Wpisów do ewidencji należy dokonywać w sposób trwały i wyraźny. Zmiany i poprawki powinny być dokonywane w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty wprowadzenia oraz w razie potrzeby opisana w rubryce uwagi.

Ewidencja w formie elektronicznej jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej ewidencji i w taki sposób, aby: umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą; umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania; pozwalała na drukowanie wpisów i raportów w porządku chronologicznym; uniemożliwiała usuwanie wpisów. Podmiot prowadzący ewidencję w formie elektronicznej przechowuje kopię ewidencji zapisaną na informatycznych nośnikach danych w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe. Rozporządzenie weszło w życie 1 marca 2009 r.