Jak zabezpieczać dokumenty związane z podatkiem po likwidacji spółki

doradca podatkowy w kancelarii P.J. Sowisło & Topolewski

Jeszcze przed zakończeniem likwidacji spółki jej likwidator ma obowiązek zawiadomienia właściwego organu podatkowego o miejscu przechowywania dokumentów, które powinny pozostać tam do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika. Spółka powinna wyznaczyć miejsce przechowywania dokumentów, do którego w razie prowadzenia czynności kontrolnych organów skarbowych pracownicy tych organów mogą się udać. Proces zarządzania dokumentacją w spółce zawiązaną z wykonywaniem roli płatnika w przypadku jej likwidacji rozpoczyna się zatem od wskazanego powyżej zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego, a kończy z upływem terminu przedawnienia zobowiązań płatnika. Powstaje zasadnicze pytanie, jak realizowana będzie dyspozycja art. 32 par. 2 Ordynacji podatkowej, na podstawie którego płatnik zobowiązany jest po upływie terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem podatku, w sytuacji gdy spółka już nie istnieje. W praktyce nie ma możliwości przerzucenia odpowiedzialności na wspólników lub członków zarządu spółki, regulacja ta dotyczyć może wyłącznie podmiotów nadal istniejących, dla podmiotów zlikwidowanych jest to zatem przepis martwy. W związku z zasadami odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe członkowie zarządu likwidowanej spółki powinni zapewnić istnienie kompletnej dokumentacji we wskazanej przez likwidatora lokalizacji do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązań płatnika.

PB

Art. 32 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).