Pismo z urzędu skarbowego musi być w odpowiedni sposób doręczone

W toku postępowania podatkowego (czynności sprawdzających, kontroli podatkowej) organy podatkowe kierują do podatników i innych osób różnego rodzaju pisma, jak np. decyzje podatkowe, postanowienia, wezwania, zawiadomienia. Jak podkreśla Aleksandra Rutkowska, ekspert w Ernst & Young, pisma te mogą wywołać skutki prawne tylko wówczas, jeżeli ich doręczenie adresatowi odpowiada wymogom z art. 144 - 154c Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Naruszenie tych przepisów powoduje, że nie można uznać przesyłki za skutecznie doręczoną.

Doręczeń mogą dokonywać jedynie podmioty wskazane w Ordynacji podatkowej.

- Doręczenia za pośrednictwem poczty nie dziwią nikogo, bo to w praktyce najpowszechniejszy sposób, ale trzeba być również świadomym, że pismo może zostać doręczone także np. przez pracownika organu podatkowego, sołtysa czy nawet kuriera - stwierdza Aleksandra Rutkowska.

Ekspert dodaje, że każde doręczenie musi być potwierdzone na piśmie (za tzw. pokwitowaniem). Stąd nie może rodzić żadnych skutków pismo nadane jedynie tzw. listem zwykłym. Takie pismo nadane przesyłką bez potwierdzenia adresat może pozostawić bez odpowiedzi.

- Odbierający pismo potwierdza doręczenie własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia - podpowiada Aleksandra Rutkowska.

Od tej daty - jak podkreśla nasza rozmówczyni - liczone będą terminy do dokonania czynności, jakich żąda od strony organ w postępowaniu (np. przedstawienie dokumentów, złożenie wyjaśnień) oraz do jakich strona jest w postępowaniu uprawniona (np. złożenie odwołania). Jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia (np. z powodu choroby, ułomności) lub uchyla się od tego, to doręczający stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.

Prawidłowe doręczenie pisma wywołuje istotne skutki prawne dla adresata, np. strony, jej pełnomocnika, świadka czy biegłego. Natomiast doręczenie niezgodne z przepisami, nawet jeżeli adresat miał możliwość zapoznania się z treścią pisma, nie powinno powodować dla niego negatywnych konsekwencji (np. nie można uznać za prawidłowe doręczenia pełnomocnikowi spółki decyzji w przesyłce adresowanej na spółkę, a nie na pełnomocnika, nawet wówczas gdy doręczenie dokonywane jest pod ten sam adres).

Aleksandra Rutkowska zwraca uwagę, że w toku postępowania pisma powinny być doręczane bezpośrednio stronie. Są wyjątki od tej zasady - jeżeli strona działa np. przez przedstawiciela albo pełnomocnika, pisma doręcza się tym podmiotom (jeżeli strona ustanowiła więcej niż jednego pełnomocnika, powinna wskazać, który z nich jest właściwy do doręczeń).

Ważne jest, by organ podatkowy zawsze dysponował dokładnym i aktualnym adresem podatnika. Strona postępowania (czynności sprawdzających, czy kontroli podatkowej) musi zatem pamiętać, że w toku postępowania ma obowiązek informowania organu o zmianach swojego adresu. Aleksandra Rutkowska stwierdza, że ten sam obowiązek ciąży na przedstawicielu strony i jej pełnomocniku. Jeżeli tego zaniedba, pismo wysłane na stary adres organ uzna za skutecznie doręczone.

- Także w razie wyjazdu za granicę na dłużej niż 2 miesiące w czasie trwającego postępowania strona ma pewne obowiązki. Powinna ustanowić i zgłosić właściwemu organowi podatkowemu pełnomocnika do doręczeń - zauważa nasza ekspert z Ernst & Young.

Zdaniem Rutkowskiej, jeżeli tego nie uczyni, organ uzna pismo za doręczone pod ostatnim znanym mu adresem. Również gdy podany przez osobę prawną adres jej siedziby nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem (np. KRS) i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, organ pozostawi pismo w aktach sprawy, uznając je za doręczone.

Przepisy określają dwa rodzaje doręczeń: właściwe i zastępcze. Aleksandra Rutkowska tłumaczy nam, że doręczenia właściwe polegają na doręczeniu pisma bezpośrednio adresatowi, np. stronie oraz, czy też jej pełnomocnikowi. Przepisy jednoznacznie określają miejsce, w którym pismo może być doręczone. W wypadku osób fizycznych jest to mieszkanie lub miejsce pracy oraz siedziba organu podatkowego. Bezpośrednie doręczenie w miejscu pracy powinno nastąpić osobiście adresatowi. Jeśli nie uda się doręczyć pisma w powyższych miejscach, można to zrobić w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

Natomiast doręczenie zastępcze - jak dodaje Aleksandra Rutkowska - polega na tym, że w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata bądź w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. W praktyce jedynie wypełnienie wszystkich wskazanych warunków powoduje skuteczne doręczenie pisma. Doręczenie zastępcze może również polegać na przekazaniu przesyłki adresowanej do osoby fizycznej w miejscu jej pracy osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji.

- Doręczenia zastępcze wywołują takie same skutki prawne jak doręczenia bezpośrednie (właściwe), np. rozpoczynają bieg terminu do wniesienia odwołania w dacie odebrania pisma przez zastępcę adresata, mimo że nie są dokonywane do jego rąk własnych - przypomina Aleksandra Rutkowska.

Jeżeli żaden z opisanych sposobów nie doprowadzi do skutecznego doręczenia, pismo powinno być przechowywane przez 14 dni przez pocztę, a w razie doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego przez urząd gminy (miasta). Adresata zawiadamia się o możliwości odbioru pisma dwukrotnie. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni (np. w razie próby doręczenia 1 kwietnia, pismo będzie przechowywane przez 7 dni, tj. do 8 kwietnia, a 9 kwietnia zostanie podjęta kolejna próba doręczenia - w razie niepowodzenia nastąpi powtórne zawiadomienie). Zawiadomienie umieszcza się w skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat pracuje, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli pomimo powtórnego zawiadomienia pismo nie zostanie odebrane, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia 14-dniowego okresu, a samo pismo pozostawia się w aktach sprawy (w naszym przykładzie 15 kwietnia).

Inne zasady obowiązują w wypadku doręczania pism osobom prawnym (np. spółkom). W takich przypadkach - jak wyjaśnia Aleksandra Rutkowska - pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności osobie upoważnionej do odbioru korespondencji albo w siedzibie organu podatkowego.

W praktyce może się zdarzyć, że adresat z różnych przyczyn odmówi odbioru pisma, np. licząc, że niedoręczenie niekorzystnej decyzji umożliwi uchylenie się od jej skutków.

- Nic bardziej błędnego. W takiej sytuacji zostanie ono zwrócone nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy - mówi Aleksandra Rutkowska.

Pismo załącza się wówczas do akt sprawy, uznając, że zostało doręczone skutecznie w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata. W konsekwencji odmowa przyjęcia pisma wywołuje takie same skutki prawne, tak jakby zostało ono doręczone adresatowi. Jednak w tej sytuacji warunkiem uznania doręczenia za skuteczne jest odmowa przyjęcia pisma przez adresata, a nie przez jakąkolwiek inną osobę (np. domownika).

Doręczanie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, może być dokonywane także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona postępowania złoży wniosek o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyrazi na to zgodę. W takim przypadku doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od wysłania pisma organ podatkowy otrzyma w formie elektronicznej potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręczy pismo w sposób tradycyjny.

Specyficznie uregulowano kwestię doręczeń małżonkom będącym jedną stroną postępowania. Wówczas wystarczy doręczyć pismo tylko jednemu z nich, aby doręczenie uznać za skuteczne.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl