Sprawdzaj kontrahentów, bo bez tego zapłacisz

Prawidłowość prowadzenia księgi podatkowej, a zwłaszcza prawdziwość poniesionych wydatków - to sprawy, które w pierwszej kolejności sprawdzą przedstawiciele fiskusa, przeprowadzając kontrolę u przedsiębiorcy.

Jeśli zakwestionują jakieś wydatki, to podatnik musi przedstawić wiarygodne dokumenty potwierdzające, że faktycznie je poniósł w zamian za usługi czy towar będące przedmiotem umowy. Jeśli ich nie otrzymał, a okazałoby się, że wykonawca usługi w praktyce nie dysponował zapleczem, wiedzą ani narzędziami do wykonania usługi określonej na fakturze, to taka transakcja na pewno zostanie wyłączona z rozliczenia podatkowego.

Z argumentacją organów podatkowych zgadzają się sądy administracyjne rozpatrujące skargi podatników na decyzje fiskusa. Podkreślają, że prowadzący działalność gospodarczą musi weryfikować wiarygodność kontrahenta nie tylko w transakcjach na duże kwoty. Zachowując taką ostrożność, ograniczy ryzyko sporu ze skarbówką i będzie mieć pewność, że nie uczestniczy w nielegalnych transakcjach.

Firma w walizce

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 kwietnia 2011 r. (sygn. akt II FSK 2032/09) przyznał rację fiskusowi, że jeśli wykonawca usługi, z którym przedsiębiorca podpisał umowę o wykonanie urządzeń optycznych, nie dysponował pomieszczeniami ani specjalistycznym sprzętem do ich wykonania, to taki wydatek powinien zostać wykreślony z kosztów. Według sądu specjalistyczne narzędzia, szczególnie przy precyzyjnych usługach optycznych, nie mogą znajdować się w jednej walizce wykonawcy.

Sąd nie podzielił również argumentacji firmy, że nawet jeśli spółka nie dysponowała wystarczającą kwotą na zlecenie wykonania tej usługi profesjonalnemu podmiotowi, to w takiej sytuacji powinna dołożyć szczególnych starań, aby sprawdzić wiarygodność kontrahenta i zdolność do prowadzenia profesjonalnej działalności.

Podatnik udowadnia

Sądy administracyjne zwracają też uwagę, że w transakcjach kwestionowanych przez organy podatkowe pod względem ich prawdziwości podatnik musi udowodnić, z kim konkretnie zawierał umowy. Jeśli więc zarzuty organów dotyczą spraw sprzed kilku lat, a podatnik nie pamięta swoich kontrahentów albo część firm, z którymi podpisywał umowy, została zlikwidowana, to będzie działać to na jego niekorzyść. Podobnie jeśli okaże się, że podmioty, z którymi współpracował przedsiębiorca, prowadziły działalność nielegalną.

W wyroku NSA z 16 marca 2012 r. (sygn. akt II FSK 241/11) sąd potwierdził swoją dotychczasową linię orzeczniczą, że podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą, ma obowiązek dochować podstawowych reguł należytej staranności w kontaktach z kontrahentami. Jeśli jest świadomy nielegalnej ich działalności, to nie powinien kontynuować współpracy.

Płatność przelewem

W zakresie potwierdzenia poniesienia przez podatnika określonych wydatków konieczne jest realizowanie transakcji bezgotówkowych. Tylko jeśli zapłaci przelewem, będzie mieć wiarygodny dowód. Jeśli taka zapłata nie jest możliwa, to przedsiębiorca powinien sprawdzić przy spisywaniu umowy sprzedaży prawidłowość danych podawanych przez kontrahenta. Potwierdził to NSA w wyroku z 12 sierpnia 2012 r. (sygn. akt II FSK 835/10). Jeśli podczas kontroli okazałoby się, że osoby wpisanej w umowie jako sprzedający nie było w ewidencji ludności, to trudno będzie udowodnić fakt wypłacenia jej jakiejś kwoty.

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl