Zmiany w pełnomocnictwach to niepotrzebne zamieszanie

Gmatwanie prawa podatkowego oraz częste zmiany przepisów utrudniają życie wszystkim. Kolejnym przykładem komplikowania prawa są nowe przepisy dotyczące pełnomocnictw, których część obowiązuje od początku roku, a część wejdzie w życie od 1 lipca.

Dłuższe wypełnianie

Trudno zrozumieć, dlaczego znów zniszczono dobrze funkcjonującą praktykę i wprowadzono rozbudowane, bo dwustronicowe wzory pełnomocnictw. Wypełnienie ich zajmie kilka razy więcej czasu. Nawet drobne błędy będą obligowały organ do wzywania podatników do uzupełnienia braków formalnych, co negatywnie przełoży się na czas trwania postępowań, a może też pozbawić stronę prawa do reprezentacji przez pełnomocnika. Będzie tak chociażby wtedy, gdy strona będzie przebywała za granicą, a wezwany pełnomocnik nie zdąży uzupełnić braku formalnego w terminie 7 dni. Ustawodawca nie pomyślał o wydłużenie terminu na uzupełnienie braków formalnych.

To jednak tylko początek problemów. Ustawodawca wprowadzając do ordynacji podatkowej nowy rozdział 3a, zapomniał wprowadzić przepis, który określałby moment, w którym należy złożyć pełnomocnictwo szczególne. Choć art. 138e par. 3 wskazuje, że pełnomocnictwa szczególne składa się na piśmie, to jednak nie precyzuje, w jakim momencie należy to uczynić. Przepis nic też nie wspomina o obowiązku złożenia takiego pełnomocnictwa. Zamiast posiłkować się art. 37 par. 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.) i wskazać, że pełnomocnictwo obowiązkowo składa się do akt sprawy przy pierwszej czynności procesowej, ustawodawca, nie wiadomo dlaczego, zapisał jedynie to, że składa się je do akt sprawy, nie precyzując ani momentu, ani obowiązku jego złożenia.

Nieprecyzyjne przepisy

Ten sam przepis ordynacji podatkowej wyraźnie wskazuje, że pełnomocnictwo składa się w oryginale lub w postaci notarialnie poświadczonego odpisu. Skoro dokument składa się w oryginale, to po co minister we wzorze pełnomocnictwa szczególnego wprowadził pola 36 i 37, które dotyczą uwierzytelnienia przez adwokata, radcę prawnego i doradcę podatkowego, co przy obowiązku złożenia oryginału dokumentu jest co najmniej dziwne. Pole nr 36 dotyczy natomiast uwierzytelnienia pełnomocnictwa przez pełnomocnika wskazanego w polu nr 37, nie bardzo jednak wiadomo, o co tu chodzi, co pole to powinno zawierać.

Widać kompletny brak spójności wzoru ustalonego rozporządzeniem przez ministra finansów z przepisami ustawy. Z jednej strony art. 138e par. 3 ordynacji podatkowej wyraźnie wskazuje, że można złożyć wyłącznie oryginał pełnomocnictwa szczególnego lub jego notarialnie poświadczony odpis, a z drugiej strony z art. 138a par. 4 ordynacji podatkowej wynika, że adwokat, radca prawny i doradca podatkowy może sam uwierzytelnić odpis pełnomocnictwa (każdego, gdyż przepis nie wskazuje, o jaki rodzaj pełnomocnictwa chodzi). Wreszcie po co wskazuje się w art. 138c treść pełnomocnictwa, gdy wzory wszystkich pełnomocnictw i tak ustala minister finansów? Przepis zawiera zamknięty katalog elementów pełnomocnictwa, wzór rozszerzył zaś ten katalog, co znów jest sprzeczne z ustawą.

Z art. 138h ordynacji podatkowej wynika, że "organ podatkowy w razie potrzeby dołącza do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego udzielonego w formie dokumentu elektronicznego". Co oznacza zwrot "w razie potrzeby"? Jak sądy administracyjne będą mogły skontrolować prawidłowość przebiegu postępowania podatkowego, w którym stronę reprezentuje pełnomocnik, jeśli w aktach nie będzie potwierdzonego wydruku pełnomocnictwa złożonego drogą elektroniczną? Akta sprawy będą przecież niekompletne.

Kolejnym brakiem jest brak pełnomocnictwa do niektórych czynności. Podatnik może ustanowić pełnomocnika tylko do konkretnej czynności, np. zapoznania się z aktami, wniesienia odwołania, a więc niekoniecznie do prowadzenia sprawy. A tego ustawodawca nie przewidział.

Dokumenty elektroniczne

Nowe przepisy dotyczące pełnomocnictw wskazują, że można je przesyłać drogą elektroniczną. Nie precyzują jednak, jak to należy uczynić, w jaki sposób będzie też potwierdzane złożenie pełnomocnictwa.

Minister finansów wydał 28 grudnia 2015 r. rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania, w formie dokumentu elektronicznego, pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwa szczególnego oraz pełnomocnictwa do doręczeń. Akt zawiera tylko lakoniczne przepisy, w par. 1 pkt 1 wskazano, że pełnomocnictwo ogólne, w formie dokumentu elektronicznego, jest przesyłane przez portal podatkowy. W pkt 2 ujęto, że pełnomocnictwo szczególne oraz pełnomocnictwo do doręczeń, w formie dokumentu elektronicznego, są przesyłane przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej właściwego w sprawie, której to pełnomocnictwo dotyczy. W par. 2 określono zaś, że akt wchodzi w życie 1 stycznia 2016 r.

Akt przede wszystkim nie określa, o jaki portal podatkowy oraz o jaką skrzynkę podawczą organu chodzi. Portali podatkowych jest cała masa, minister powinien wskazać w rozporządzeniu konkretny adres internetowy. Tymczasem adresu tego podatnicy muszą poszukiwać. Nie wiadomo, o jaką elektroniczną skrzynkę podawczą organu chodzi. Gdzie podatnicy ją znajdą? Jak będzie odbywała się weryfikacja tej skrzynki i podatnika korzystającego z niej? W jaki wreszcie sposób podatnik uzyska potwierdzenie złożenia dokumentu za pośrednictwem owej skrzynki? Na te pytanie rozporządzenie nie odpowiada.

Żądania organów

Z art. 24 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw wynika, że pełnomocnictwa dołączone do akt sprawy przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, a także ich urzędowo poświadczone odpisy oraz uwierzytelnione odpisy, uznaje się za pełnomocnictwa szczególne w rozumieniu art. 138e ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym wskazaną ustawą. W praktyce oznacza to, że od 1 stycznia br. mają zastosowanie wyłącznie nowe przepisy. I tu dochodzi już do sporów między organami a pełnomocnikami.

Organy podatkowe od 2 stycznia br. coraz częściej domagają się składania przez pełnomocników pełnomocnictwa szczególnego, kwestionując złożone po 1 stycznia br. pełnomocnictwo ogólne złożone na starych zasadach. W mojej ocenie nie mają do tego prawa, gdyż nadal jest obowiązek respektowania przepisów dotyczących pełnomocnictw ogólnych, co wyraźnie wynika z art. 138o o.p. Przepis stanowi: "W zakresie nieuregulowanym w niniejszym rozdziale stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego". Przepisy ordynacji dotyczące pełnomocnictw ogólnych wejdą w życie dopiero 1 lipca br. Zatem zgodnie z art. 138o ordynacji organy mają obowiązek respektowania pełnomocnictw ogólnych składanych do akt konkretnej sprawy na starych zasadach. W przypadku podatników przebywających za granicą często pełnomocnicy poza pełnomocnictwem ogólnym nie dysponują pełnomocnictwem szczególnym, a kontakt z podatnikami jest niekiedy utrudniony. Nadto organy nie dostrzegają, że przepisy nie zawierają obowiązku złożenia pełnomocnictwa szczególnego.

Wydaje się, że ustawodawca uchwalając zmiany dotyczące pełnomocnictw, zapomniał też o przepisach przejściowych. Należało dopuścić okres przejściowy zarówno w zakresie stosowania dotychczasowych zasad składania pełnomocnictw, jak i w zakresie ich elektronicznego przesyłania. Tak poważne zmiany wymagają czasu i odpowiedniego przygotowania, inaczej będą tylko komplikować wszystkim życie.

OPINIE EKSPERTÓW

@RY1@i02/2016/074/i02.2016.074.07100030a.804.jpg@RY2@

Hanna Filipczyk doradca podatkowy w Enodo Advisors

W obliczu wielu kłopotów i niejasności - w części zawinionych przez ustawodawcę, a w części spowodowanych niewydolnością platformy ePUAP - jesteśmy zmuszeni do rozpoznania bojem nowej regulacji. Cieszą sygnały od administracji podatkowej świadczące np. o gotowości do akceptowania pełnomocnictw szczególnych złożonych bez korzystania ze wzoru PPS-1, a także pełnomocnictw substytucyjnych. Czasem wady przepisów można naprawić dobrą praktyką urzędniczą.

Na obronę nowych reguł trzeba powiedzieć, że słuszny jest zamysł informatyzacji. Od profesjonalnych pełnomocników wolno w dzisiejszych czasach oczekiwać bieżącego korzystania z elektronicznego kanału komunikacji z organem podatkowym. Szkoda, że na razie techniczna strona szwankuje. Nową jakość i duże ułatwienie może też stanowić przyszły (od 1 lipca br.) Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych.

@RY1@i02/2016/074/i02.2016.074.07100030a.805.jpg@RY2@

Anna Główka radca prawny w Rödl & Partner w Warszawie

Choć przepisy o pełnomocnictwach wzbudzają wątpliwości, to ustanowienie pełnomocnika ogólnego uznać należy za przydatne. Ograniczy biurokrację i uprości reprezentowanie strony przez pełnomocnika. Przy czym zgodzić się należy, że dopóki przepisy te nie wejdą w życie, dopóty organy nie mają prawa kwestionowania pełnomocnictw ogólnych złożonych po 1 stycznia br. Pełnomocnictwo szczególne może natomiast prowadzić do nadmiernej biurokracji, bo przepisy nie definiują "sprawy podatkowej".

Trzeba przy tym podkreślić, że żadne z nowych pełnomocnictw nie uprawnia do podpisywania deklaracji podatkowej. Rozważmy sytuację, że nierezydent dziedziczy nieruchomość w Polsce. Do podpisania deklaracji potrzebne jest pełnomocnictwo na podstawie art. 80a ordynacji podatkowej. Jak się natomiast wydaje, do nadania numeru NIP i do wydania zaświadczenia np. o niezaleganiu potrzebne będą odrębne pełnomocnictwa szczególne. Co więcej, każde z nich podlega opłacie skarbowej.

Wojciech Serafiński

 prawnik, doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.).

Ustawa z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1649).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu przesyłania, w formie dokumentu elektronicznego, pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwa szczególnego oraz pełnomocnictwa do doręczeń (Dz.U. poz. 2290).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw (Dz.U. poz. 2330).