Jak samozatrudniony rozlicza ponoszone wydatki

W takim przypadku wartość początkowa ustalana jest w wysokości odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej przeznaczonej na działalność gospodarczą, do ogólnej powierzchni użytkowej mieszkania. Mamy zatem proporcję 35/100. A zatem wartość początkowa, którą podatnik może przyjąć dla potrzeb amortyzacji, wynosi 0,35 z 450 tys. zł, czyli 157 500 zł. Od tak ustalonej wartości początkowej można dokonywać odpisów amortyzacyjnych w wysokości 1,5 proc. rocznie, czyli 2362,50 zł. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w równych ratach co miesiąc albo co kwartał albo jednorazowo na koniec roku podatkowego. Suma odpisów dokonanych w pierwszym roku podatkowym nie może przekroczyć odpisów za okres od wprowadzenia ich do ewidencji do końca tego roku podatkowego. Można też skorzystać z uproszczonej metody amortyzacji, ale wówczas odpisy są niższe, bo byłyby naliczane od podstawy ustalanej jako iloczyn powierzchni i stałej kwoty 988 zł.

Art. 22 ust. 1, art. 22g ust. 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Z ustawy o PIT wynika w sposób wyraźny, że kosztami uzyskania przychodów (kosztami podatkowymi) są te, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są koszty wymienione w tej ustawie w katalogu wydatków, które w żadnym przypadku nie mogą stanowić kosztów. Ani literatury fachowej, ani prasy specjalistycznej nie ma w tym katalogu. A zatem ich zakup, o ile został poniesiony w celu uzyskania przychodów, może stanowić koszt podatkowy. W przypadku programistów nie ma wątpliwości, że zakup prasy i literatury fachowej ma na celu uzyskiwanie przychodów. Ale nie tylko takiej prasy. Osoba prowadząca własną firmę może też zaliczyć do kosztów wydatki na zakup prasy i publikacji książkowych dotyczących zasad prowadzenia czy rozliczania takiej działalności. Mogą to być publikacje dotyczące zasad wykonywania zawodu czy też reguł opodatkowania takiej działalności. Ważne, by istniała wyraźna zależność między treściami zawartymi w publikacjach i przedmiotem działalności firmy.

Art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Zdaniem organów podatkowych wydatki na pranie odzieży osobistej (np. zakup pralki) nie mają wpływu na wielkość osiąganego przychodu z działalności gospodarczej, dlatego nie można ich zaliczyć do kosztów. Nie zachodzi związek przyczynowo-skutkowy między nimi a powstaniem przychodu z działalności gospodarczej. Pralka jest urządzeniem ułatwiającym utrzymanie schludnego wyglądu każdej osobie funkcjonującej w życiu społecznym, nie tylko prowadzącej działalność gospodarczą. Dlatego należy uznać, że zaliczenie takiego wydatku do kosztów jest ryzykowne i w większości przypadków zakończy się sporem z fiskusem. W orzecznictwie sądów administracyjnych przeważa jednak pogląd, że w takich przypadkach jak opisany w pytaniu zakup pralki można zaliczyć w koszty.

Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Koszt taki można oczywiście uwzględnić, ale nie w całości, tylko w takiej części, w jakiej wydatki te mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego ważną rzeczą przy prowadzeniu firmy we własnym mieszkaniu jest określenie, w jakiej części można zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki, które ponosi podatnik, prowadząc firmę we własnym domu lub mieszkaniu (np. w jednym lokalu), nie w całości będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów takich zalicza się tylko wydatki, które przypadają na część mieszkania lub domu, w której prowadzona jest działalność gospodarcza (np. gabinet stomatologiczny czy lekarski). Jeśli zatem działalność prowadzona jest tylko w jednym pokoju, to odliczyć będzie można tylko te wydatki, które przypadają na ten właśnie pokój. Ustalenie rzeczywistych kosztów przypadających na takie pomieszczenie byłoby jednak trudne. Jak bowiem wyliczyć, ile rzeczywiście prądu zużyliśmy w tym właśnie pokoju lub kilku pomieszczeniach. Dlatego konieczne jest rozliczanie wydatków proporcjonalnie. Wydatki związane z opłatami za media powinny stanowić taki procent powierzchni całego mieszkania, jaki stanowi pomieszczenie przeznaczone na działalność gospodarczą.

Zazwyczaj osoby, które prowadzą działalność we własnym mieszkaniu, ponoszą wydatki związane z tą działalnością, które są fakturowane bezpośrednio na działalność (np. zakup materiałów opatrunkowych czy niezbędnych narzędzi), i wydatki, które są fakturowane na podatnika jako osobę prywatną (np. opłaty za media podłączone do posesji, czyli gaz, wodę, energię itp.). Wydatki związane z takimi opłatami za wodę, gaz, energię, które podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodu, powinny stanowić taki procent, jaki procent powierzchni całego mieszkania stanowi pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej.

Art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Podatnik, bez względu na to, czy prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, wynajętym lokalu czy w innym miejscu, zanim zacznie zaliczać określone wydatki do kosztów, powinien upewnić się, czy rzeczywiście może to zrobić. Obowiązuje prosta zasada. Żeby jakikolwiek wydatek stał się kosztem podatkowym, musi być poniesiony na cele tej działalności. Kosztami podatkowymi są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych koniecznych (niezbędnych wydatków) pod tym warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek ze źródłem przychodów, w tym przypadku z działalnością gospodarczą. Jeżeli zatem prowadzi pan działalność polegającą na wykonywaniu usług u klienta, zaś prowadzeniem dokumentacji zajmuje się biuro rachunkowe, nie ma, moim zdaniem, podstaw do tego, by wydatki związane z kosztami eksploatacji prywatnego mieszkania zaliczać do kosztów firmy.

Art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

Krystyna Górczak