Jak rozliczyć kolację w delegacji

Krzysztof Biernacki

doktor, ekspert podatkowy z Rödl & Partner

Trudno jednoznacznie określić, czy kolacja była związana z pozyskaniem kontrahenta, czy elementem wyjazdu służbowego pracownika. W pierwszym przypadku kolacja stanowić powinna, co do zasady, koszt spółki niewpływający na rozliczenie pracownika. W drugim będzie elementem diety, chyba że był to posiłek zapewniony przez pracodawcę. Wówczas wypłacona dieta zostanie proporcjonalnie pomniejszona, gdyż pracodawca zapewnił posiłek pracownikowi w podróży służbowej.

Jako że stan faktyczny łączy oba powyżej wskazane elementy, przede wszystkim należy przyjąć, że wydatek na kolację powinien być potraktowany jako koszt spółki. Jest on bowiem związany z pozyskaniem kontrahenta lub wyjazdem służbowym pracownika. Podkreślenia jednak wymaga, że istnieje ryzyko zakwalifikowania takiego wydatku jako reprezentacji spółki w sytuacji, gdy kolacja będzie wystawna i nie będzie miała związku z wyjazdem służbowym pracownika. Będzie to wówczas wydatek niestanowiący kosztu podatkowego.

Odnośnie do wydatku na posiłek jako element przychodu pracownika przyjąć należy, że w żadnym z dwu przypadków nie powinien być on tak traktowany. Przede wszystkim, jeżeli kolacja miała związek z pozyskaniem zlecenia, a zatem potencjalnego przychodu spółki, pracownik był tylko reprezentantem spółki i wydatek ten nie miał charakteru osobistego. Gdy kolacja była zapewniona przez spółkę, to kwota wypłaconej diety ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu, niezależnie od kosztu posiłku. Zgodnie bowiem z przepisami pracodawca może bądź zapewnić wyżywienie, bądź wypłacić dietę. Stąd też zakup kolacji przez spółkę, jeżeli ma to związek z wyjazdem służbowym pracownika, nie może być traktowany jak jego przychód.

(MGM)

Podstawa prawna

Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).