Jak rozliczać ryczałt za używanie samochodu

- Czy od tego ryczałtu należy płacić PIT - pyta pan Konrad z Gdańska.

O odpowiedź poprosiliśmy Izbę Skarbową w Krakowie i Pawła Małeckiego z Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju świadczenia pieniężne, w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wypłacane przez pracodawcę kwoty, jako zwrot kosztów z tytułu używania samochodu będącego własnością pracownika dla celów służbowych, będą traktowane jako przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie stanowią:

● zwrotu kosztów z tytułu użycia samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej,

● lub w ściśle określonych przypadkach, w jazdach lokalnych.

W pierwszym przypadku zwolnieniu podlega zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym w podróży służbowej, jeżeli pracodawca uwzględnił wniosek pracownika i wyraził zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271). Maksymalne stawki za 1 km przebiegu wynoszą dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł, zaś powyżej 900 cm³- 0,8358 zł.

W drugim przypadku zwolniony z opodatkowania jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Jednak zwolnienie to ma zastosowanie do niektórych grup zawodowych, a mianowicie:

● listonoszy (na mocy art. 19 ustawy o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska),

● pracowników Straży Leśnej, w tym również strażników leśnych (na mocy art. 46a ustawy o lasach),

● pracowników socjalnych, do których obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku (na podstawie art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej).

Zwrot kosztów używania własnego samochodu osobowego do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Kwotę ryczałtu oblicza się, mnożąc przyznany pracownikowi miesięczny limit kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, jednak nie może on, co do zasady, przekroczyć limitów określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Drugim sposobem jest zwrot kosztów na podstawie przebiegu udokumentowanego w ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku należną pracownikowi kwotę zwrotu kosztów oblicza się, mnożąc stawkę za 1 km przebiegu przez liczbę kilometrów wynikającą z prowadzonej przez pracownika ewidencji.

W związku z tym podatek od ryczałtu wypłaconego z tytułu używania przez pracownika własnego samochodu do celów służbowych nie będzie pobierany, jeżeli pracownik zalicza się do wskazanych grup zawodowych i spełnione są pozostałe warunki uprawniające do skorzystania ze zwolnienia.

Natomiast w pozostałych przypadkach ryczałty będą stanowić przychód dla pracownika stosownie do art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego płatnik, czyli zakład pracy, jest zobowiązany pobierać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy według skali progresywnej.

1) dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

2) dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Z kolei miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może przekroczyć:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Przychód z wypłacanego ryczałtu powstaje na zasadach ogólnych, czyli w momencie wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika. Podlega on opodatkowaniu tak jak inne przychody ze stosunku pracy. Ze zwolnienia z podatku wypłacanego ryczałtu korzystają jednak listonosze oraz pracownicy służb leśnych. Wszyscy pozostali pracownicy mają potrącony podatek bez naliczania składek na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy naliczania składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Jazdy lokalne można rozliczać także inaczej - prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu. Wtedy wypłacana kwota wynika wprost z tej ewidencji. Jest ona również opodatkowana i podobnie jak przy wypłacanym ryczałcie nie nalicza się od niej składek na ubezpieczenie społeczne. Wybór opisanych form rozliczania kosztów w jazdach lokalnych (ryczałt lub kilometrówka) zależy od umowy zawartej z pracodawcą. Samochód pracownika wykorzystywany w podróży służbowej rozliczamy natomiast wyłącznie za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Wynikające z tych rozliczeń wypłaty korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego oraz są wyłączone ze składek ZUS. Minister finansów w interpretacji indywidualnej z 8 kwietnia 2010 r. (nr DD6/033-101-2/MZG/09/PK-579) zmienił dominującą i utrwaloną w praktyce wykładnię uznającą zwrot pracownikom opłat za parkingi i autostrady w czasie podróży jako inne wydatki stanowiące koszt uzyskania przychodów. Minister finansów uznał, że takie opłaty mieszczą się w opisanej "kilometrówce". Teza ta wynika z braku ścisłej definicji kosztów używania pojazdu w przepisach o "kilometrówce". Jednak udokumentowane opłaty za parking lub przejazd autostradą nie stanowią kosztów używania pojazdu - z wykładni celowościowej powinny to być bowiem tylko koszty eksploatacyjne pojazdu. Przyjmując za słuszne stanowisko MF, pracownik, który nie opłacał parkingów ani nie jechał autostradą, otrzyma tyle samo do zwrotu co pracownik, który takie wydatki poniósł, oczywiście jeśli taką samą liczbę kilometrów przejechali. Czyli ten pracownik nie otrzymałby zwrotu tych wydatków.

@RY1@i02/2010/198/i02.2010.198.086.015a.001.jpg@RY2@

Paweł Małecki, w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama

em

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).