Jak rozliczyć dofinansowanie do wypoczynku pracownika i jego dziecka

- Czy jeśli pracownik przedstawi rachunek opłaty za wczasy lub kolonie dzieci przekraczający kwotę (według algorytmu) świadczenia na dofinansowanie wypoczynku, można nie odliczać podatku dochodowego od tej części, którą naliczono na pracownika? Czy tylko ta kwota, która przysługuje na dziecko do 18. roku życia, jest wolna od PIT - pyta pani Majka z Gdańska.

O odpowiedź poprosiliśmy Ministerstwo Finansów i Monikę Mazur z Auxilium.

Z treści pisma można jedynie domniemywać, że problem dotyczy zastosowania ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w odniesieniu do świadczeń otrzymywanych przez pracowników na dofinansowanie wypoczynku, w tym również dzieci pracowników.

W związku z tym: na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymywanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Z kolei na postawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,

b) z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 760 zł.

Powołane przepisy dotyczą także świadczeń otrzymywanych przez pracowników na postawie ustawy o zakładowym funduszy świadczeń socjalnych związanych z wypoczynkiem.

W myśl art. 8. ust. 1 tej ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Działalność socjalną stanowią usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zatem wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są określone w regulaminie świadczeń socjalnych i sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

- świadczenia pracodawcy związane z finansowaniem działalności socjalnej, w tym również dotyczące wypoczynku pracownika - o łącznej wartości nieprzekraczającej 380 zł w skali roku podatkowego;

- dopłaty do zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 - niezależnie od ich wysokości.

prawnik w Auxilium

@RY1@i02/2010/099/i02.2010.099.086.015a.001.jpg@RY2@

Monika Mazur, prawnik w Auxilium

Szczegółowe zasady skorzystania ze zwolnienia przy dofinansowaniu wypoczynku dla pracowników zawarte są w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. W 2009 roku przepis dotyczący zakresu przedmiotowego przy dofinansowaniu został poszerzony. Do tego czasu zwolnione były jedynie świadczenia rzeczowe otrzymywane przez pracownika, a finansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Zatem jeśli pracownik otrzymywał dofinansowanie pieniężne do wykupionych przez siebie np. wczasów - nie mógł skorzystać ze zwolnienia z PIT (potwierdzało to m.in. Ministerstwo Finansów w piśmie z 6 kwietnia 2005 r., nr PB5/AŁ-033-17-175/05).

Od 22 sierpnia 2009 r. cytowany przepis uległ zmianie i obecnie zarówno świadczenia niepieniężne, jak i pieniężne otrzymane przez pracownika na dofinansowanie wypoczynku, pochodzące w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł są zwolnione od podatku.

Warunki, jakie należy spełnić, by otrzymać dofinansowanie, określa każdorazowo obowiązujący w zakładzie regulamin. Ustawa o PIT nakłada jedynie na pracownika konieczność udokumentowania wydatku (faktura, rachunek). Bez względu na koszt wypoczynku zwolniona od PIT jest stała kwota dofinansowania do wysokości 380 zł.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT ze zwolnienia korzysta dofinansowanie do kosztów wypoczynku dzieci pracownika. Jeżeli dzieci nie ukończyły 18 lat, a wypoczynek jest finansowany z funduszu socjalnego, podatnik nie będzie zobowiązany do opodatkowania tej formy wsparcia. Ważnym elementem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia jest uzyskanie potwierdzenia, że wypoczynek organizowany jest przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie. Ustawodawca nie określił, jaką formę ma mieć dokument potwierdzający. Wydaje się zatem wystarczające, by organizator kolonii złożył oświadczenie lub przedstawił zaświadczenie o wpisie do odpowiedniego rejestru, że przedmiotem działalności jest świadczenie usług turystycznych dla dzieci i młodzieży.

Pracownik może uzyskać także dofinansowanie do wypoczynku dzieci powyżej lat 18. W takim przypadku nie całość kwoty dofinansowania będzie zwolniona z podatku, a część do wysokości nieprzekraczajacej 380 zł.

W przypadku uzyskania dofinansowania dla pracownika oraz jego dzieci, gdy jedno z nich jest już pełnoletnie, należy zwrócić uwagę na prawidłowe udokumentowanie wydatków - pozwalające na skorzystanie z obu ulg.

Zasadne jest, by na rachunku bądź fakturze był wyraźnie wskazany koszt wypoczynku pracownika, dziecka do lat 18 oraz dziecka, które skończyło 18 lat - jeżeli całość kosztu będzie ujęta w jednym dokumencie. Wypoczynek każdej z osób może być udokumentowany na odrębnym dokumencie.

Opracowała Ewa Matyszewska

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).