Nawet podatki są kosztem

Rozliczający się na podstawie ustawy o PIT przedsiębiorcy mogą uwzględniać koszty niezależnie od tego, czy korzystają z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czy prowadzą księgi rachunkowe. Jednak obie te grupy muszą mieć odpowiednie dokumenty świadczące o poniesieniu kosztów.

Najczęściej poniesione wydatki udowadnia się, przedstawiając odpowiednie faktury. Mogą one dotyczyć np. zakupionych na potrzeby firmy sprzętów albo konsultacji do radców prawnych, adwokatów, doradców podatkowych czy księgowych.

Faktury nie są jedynymi dokumentami potwierdzającymi wydatki poniesione przez przedsiębiorcę. Może on również uwzględnić w kosztach wydatki na ubezpieczenia m.in. budynków, maszyn czy też pojazdów, z których korzysta w prowadzonej działalności. W tym przypadku dokumentem świadczącym o poniesieniu wydatków na ubezpieczenie jest polisa.

Przedsiębiorcy mają też obowiązek płacenia określonych podatków. I tak właściciele gruntów, budynków czy budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej muszą uiszczać podatek od nieruchomości. Wysokość stawek tego podatku określa w uchwale rada gminy, z tym że stawki nie mogą przekroczyć limitów określonych przez ministra finansów. Podatek od nieruchomości trzeba zapłacić odpowiedniemu urzędowi gminy (miasta, dzielnicy) w ratach w terminach: do 15 marca, do 15 maja, do 15 września i do 15 listopada. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby od razu dokonać zapłaty całego podatku na dany rok w pierwszym terminie.

Niektóre rodzaje działalności gospodarczej wiążą się z obowiązkiem uiszczania podatku od środków transportowych. Także wysokość jego stawek określają w uchwale rady gmin, a pieniądze z tego tytułu wpływają do ich kas.

Podatkowi od środków transportowych, który płacą przedsiębiorcy, podlegają m.in.:

● samochody ciężarowe o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony i poniżej 12 ton oraz równej 12 tonom lub wyższej;

● ciągniki siodłowe i balastowe przystosowane do używania łącznie z naczepą lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów od 3,5 tony i poniżej 12 ton, a także równej 12 tonom lub wyższej;

● przyczepy i naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym madają dopuszczalną masę całkowitą od 7 ton i poniżej 12 ton oraz równą 12 tonom lub wyższą (z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego);

● autobusy.

Generalnie podatek od środków transportowych płatny jest w dwóch ratach proporcjonalnie do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do 15 lutego i do 15 września każdego roku.

Pokwitowanie czy dowód wpłaty wspomnianych podatków są kolejnymi dokumentami, którymi powinien dysponować przedsiębiorca.

Podlegający ustawie o PIT przedsiębiorcy korzystający z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także prowadzący księgi rachunkowe, muszą przeprowadzić spis z natury. Muszą oni wypełnić arkusz spisu z natury (nazywany też często arkuszem inwentaryzacyjnym). Jest on kolejnym dokumentem, który powinien mieć przedsiębiorca na wypadek kontroli.

Warto w tym przypadku zwrócić uwagę na przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z regulacji tych wynika m.in., że podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, m.in. na koniec każdego roku podatkowego. Z kolei z ustawy o rachunkowości wynika, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Rzetelne odzwierciedlenie transakcji

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że brak wymaganego przepisami prawa dowodu księgowego, który w sposób rzetelny odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej, uniemożliwia uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Taki pogląd został wyrażony m.in. w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 maja 2013 r., sygn. ILPB1/415-182/13-2/AA.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl