Jak rozliczyć wydatki na samochód potrzebny w firmie

Zgodnie z ustawą o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, które nie zostały poniesione w związku z używaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Zastrzeżenie to dotyczy zarówno takiego samochodu osobowego, który stanowi własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą (gdy nie został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych), jak i prywatnego samochodu pracownika wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej jego pracodawcy (podatnika).

Z kolei stawki, o których mowa we wspomnianym przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostały określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Ograniczenia te dotyczą tylko samochodów osobowych. Te jednak są dość szeroko definiowane w przepisach podatkowych i obejmują swym zakresem znacznie więcej samochodów, niż mogłoby się to wydawać na podstawie zwyczajnego, potocznego rozumienia określenia samochód osobowy.

Auto osobowe

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT) definiuje samochód osobowy jako pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą.

Jednocześnie za samochód ciężarowy uznany będzie:

●  pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowany na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,

●  pojazd samochodowy mający więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50 proc. długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzoną w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,

●  pojazd samochodowy, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,

●  pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

●  pojazd samochodowy będący pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT, czyli samochód: agregat elektryczny, agregat spawalniczy, bankowóz, do prac wiertniczych, koparka, koparkospycharka, ładowarka, oczyszczanie dróg, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, pomoc drogowa, zimowego utrzymania dróg, żuraw samochodowy, pogrzebowy.

W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań ustawy o PIT, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego. Badanie musi być przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów i potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tę stację, a w dowodzie rejestracyjnym pojazdu powinna być właściwa adnotacja o spełnieniu wspomnianych wymagań. Nie jest natomiast wymagane przeprowadzanie dodatkowego badania technicznego w przypadku samochodów będących pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT.

Zaświadczenie potwierdzające badanie techniczne podatnik obowiązany jest dostarczyć w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Rozliczenie kilometrówką

Wydatki związane z używaniem samochodów osobowych niezaliczanych do środków trwałych oraz będących własnością pracowników podatnika, rozlicza się w ramach limitu związanego ze stawkami za jeden kilometr przebiegu. Limit ten jest określany jako tzw. kilometrówka. Aby można taką kilometrówkę uwzględnić, taki niewprowadzony do ewidencji środków trwałych samochód musi być bezwzględnie wykorzystywany dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika. Przebiegu w ramach prywatnych eskapad na weekend czy wakacje uwzględniać nam nie wolno.

Przebieg pojazdu, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany jest w ewidencji przebiegu pojazdu (potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca, gdy dotyczy pracownika). Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest zobowiązana osoba używająca pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (kosztów podatkowych).

Trzeba pamiętać, że podatnik musi posiadać dowody dokumentujące poniesienie wydatków (stwierdzające ich wysokość).

Kilometrówka stanowi limit ograniczający wysokość wydatków, które można wpisać do kosztów podatkowych. Nie jest natomiast ryczałtem. Trzeba zatem wpisać wydatki faktycznie poniesione, w takiej wysokości, w jakie zostały opłacone. Jeśli są one wyższe od limitu (kilometrówki), wpisujemy kwotę limitu. Jeśli są niższe, wpisujemy kwotę stanowiącą podsumowanie wydatków.

Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu w kolejnym miesiącu. Oznacza to, że ewentualną nadwyżkę kosztów podatnik odliczy w następnych miesiącach roku, oczywiście pod warunkiem iż wówczas wystąpi sytuacja odwrotna, czyli z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej, niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.

Obecnie stawki wynoszą:

●  dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm³ stawka wynosi 0,5214 zł

●  dla pojazdów o pojemności silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł

Za koszty podatkowe uważa sie także wydatki ponoszone przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą na dojazdy z miejsca zamieszkania do miejsca, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza.

Spółki osobowe mogą także zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją samochodu osobowego wykorzystywanego przez wspólnika. Muszą jednak pamiętać o obowiązujących w tym zakresie limitach. Zasady są w tym przypadku identyczne, jak wówczas, gdy z takiego firmowego samochodu korzysta pracownik spółki.

Samochody pracowników

Do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych) danego podatnika (pracodawcy) nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

●  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

●  w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. W zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit ten, co do zasady, nie może przekroczyć: 300 km - w przypadku liczby mieszkańców do 100 tys., 500 km - w przypadku liczby mieszkańców ponad 100 tys. do 500 tys. oraz 700 km - w przypadku liczby mieszkańców ponad 500 tysięcy.

Zwrot kosztów używania samochodu osobowego do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn wyżej wskazanej odpowiedniej stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Tylko taki wydatek stanowi koszt pracodawcy.

Wydatki na eksploatację

W przypadku wykorzystywania samochodu osobowego nie stanowiącego środka trwałego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika winna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Przepisy dotyczące rozliczania takich wydatków stanowią o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji. Należy przez to rozumieć wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu, jak: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia.

Wszystkie te wydatki mogą być zaliczone do kosztów podatkowych tylko w ramach kilometrówki. Muszą też być udokumentowane fakturami lub innymi dokumentami księgowymi, z wyraźnie wskazanym w ich treści numerem rejestracyjnym samochodu, którego wydatki te dotyczyły.

Inaczej jest w przypadku samochodów innych niż osobowe, oraz samochodów zaliczanych do środków trwałych. W tym przypadku zaliczone mogą być bezpośrednio do kosztów wszystkie wydatki eksploatacyjne. Pewne ograniczenie dotyczy tylko ubezpieczeń samochodów, o czym szerzej za chwilę.

Bezpośrednio do kosztów nie zalicza się też tych wydatków, które mogą być potraktowane jak ulepszenie lub modernizacja samochodu. Wydatki te zwiększają wartość początkową samochodu i podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych, za pośrednictwem odpisów amortyzacyjnych. Przy czym samochód uznaje się za ulepszony, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia do używania, mierzonej w szczególności okresem używania. Dotyczy to także nabytych części o wartości jednorazowej przekraczającej 3,5 tys. zł. Nabycie części składowej o niższej wartości zostanie zatem potraktowane jak zwykły wydatek eksploatacyjny. Chyba że mamy do czynienia z ulepszeniem, w trakcie którego taka część została zużyta.

Wydatki związane z eksploatacją samochodów będących środkami trwałymi w firmie są księgowane bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów na podstawie dokumentów (faktur, rachunków) potwierdzających ich poniesienie. Wydatek taki zalicza się do kosztów w pełnej wysokości.

Bilety parkingowe

Uznanie samochodu osobowego za własność firmy i zaliczenie go do środków trwałych ma ten skutek, że oprócz amortyzacji także wszystkie inne wydatki z nim związane uznaje się za koszty prowadzonej działalności gospodarczej, czyli zalicza do kosztów podatkowych (kosztów uzyskania przychodów). Dotyczy to także opłat za parkowanie takiego samochodu, i to zarówno opłat jednorazowych, jak i okresowych, np. miesięcznego abonamentu za parkowanie.

Wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych podatnika, podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego (dokumentu, który jest podstawą zapisów w podatkowej księdze) jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

W przypadku samochodów niezaliczanych do środków trwałych, wydatki na eksploatację zaliczamy do kosztów podatkowych pośrednio opierające się na ewidencji przebiegu pojazdu. W każdym przypadku konieczne jest jednak właściwe udokumentowania faktu poniesienia wydatku na parkowanie. W przypadku zakupu kart lub biletów abonamentowych najlepiej uczynić, to prosząc o wystawienie faktury. Przy biletach jednorazowych wystarczy sam bilet. Koniecznie należy jednak uzupełnić jego opis poprzez zamieszczenie na odwrocie numeru rejestracyjnego samochodu, którego wydatek dotyczył.

Ubezpieczenie pojazdu

Nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych) składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Sposób ustalania tego limitu jest dokładnie taki sam, jak w przypadku ograniczenia dotyczącego odpisów amortyzacyjnych.

Trzeba wiedzieć, że posiadanie przez przedsiębiorcę jedynie obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) nie daje możliwości zakwalifikowania do kosztów podatkowych kosztów remontów zaistniałych w wyniku wypadków komunikacyjnych, a także strat w powstałych w wyniku kradzieży czy likwidacji samochodu.

Z przepisów wynika, że objęcie samochodu jakimkolwiek ubezpieczeniem dobrowolnym pozwala na zaliczenie kosztów remontu powypadkowego samochodu do kosztów uzyskania przychodu. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się również straty powstałe w wyniku likwidacji samochodów, o ile są one objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Koszty amortyzacji

Samochody wprowadzone do ewidencji środków trwałych podlegają amortyzacji. W przypadku samochodów osobowych obowiązują jednak pewne ograniczenia. Przepisy przewidują, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.

Warto też wiedzieć, że prawo pozwala na zastosowanie przez podatnika indywidualnej amortyzacji, m.in. w przypadku, gdy samochód był przed zakupem używany. Za używaną rzecz w przypadku ruchomości, a zatem i samochodów, uważa się taką, której staż użytkowania wynosi co najmniej pół roku. Jednak dla samochodów osobowych okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy.

Ważne

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Przykład: Rozliczenie kilometrówki

Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Ford Focus 1.6. Ponosi w związku z tym wydatki związane z jego eksploatacją. W lipcu zapłacił m.in. 400 zł za paliwo. W tym czasie w związku ze sprawami firmowymi przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Aby ustalić, jaką kwotę może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków. To liczba kilometrów przejechanych i stawka za 1 kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra). Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 400 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. W sierpniu podatnik wydał kolejne 200 zł na paliwo i przejechał 300 km. Łączny limit za lipiec i sierpień to już 626,85 zł (750 km x 0,8358). Natomiast łączne wydatki w rachunku narastającym to 600 zł. Podatnik może zatem zaliczyć w okresie lipiec-sierpień do kosztów 600 zł. W sierpniu wpisze zatem do kosztów różnicę pomiędzy 600 zł a kwotą zaksięgowaną już w lipcu, czyli 223,89 zł (600 zł - 376,11 zł).

Przykład: Amortyzacja samochodów osobowych

Podatnik kupił na potrzeby firmy cztery samochody osobowe o wartości kolejno: 45, 52, 80 i 120 tys. zł. Przekazanie do używania nastąpiło 1 października 2009 r. W tym dniu obowiązywał kurs NBP zgodnie z którym 1 euro to 4,2228 zł. A zatem limit 20 tys. euro dla zakupionych samochodów wynosi 84 456 zł. Sposób ustalenia kosztów przedstawia tabela.

@RY1@i02/2009/254/i02.2009.254.185.002a.001.jpg@RY2@

Amortyzacja samochodów osobowych

Ewidencja przebiegu pojazdu

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

●  nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu

● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika

● kolejny numer wpisu

● datę i cel wyjazdu

● opis trasy (skąd - dokąd)

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów

● stawkę za 1 km przebiegu

● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu

●  podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane

Przykład: Ubezpieczenie samochodu

Podatnik kupił samochód za 160 tys. zł z przeznaczeniem na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Przyjmijmy, że za jego ubezpieczenie zapłacił 6 tys. zł. Potrzebny nam kurs waluty wynosi 4,2228 zł za 1 euro (kurs z 1 października 2009 r.). Kosztem podatkowym nie mogą być te wydatki na ubezpieczenie samochodu, które dotyczą niejako nadwyżki ponad 20 tys. euro. Stosując nasz kurs, łatwo przeliczymy, że odpowiada to 80 456 tys. zł (20 tys. euro x 4,2228 zł). Samochód kosztował tymczasem 160 tys. zł. A zatem 20 tys. euro przeliczone na złote stanowi 50,29 proc. jego wartości. Z tego wynika, że kosztem może być tylko 50,29 proc. zapłaconej przez podatnika składki na ubezpieczenie, czyli 3017,40 zł (6 tys. zł x 50,29 proc.).

Krystyna Górczak

gp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 22j ust.1-2, art. 23 ust. 1 pkt 36 i pkt 46, ust. 4-7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).