Jak rozliczać koszty z działalności

Czy odliczyć koszt wynagrodzenia córki

Pełnoletnia córka zatrudniona na umowę zlecenie jest traktowana jak obcy pracownik. Jeśli więc tylko jej praca miała bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, to wynagrodzenie, które otrzyma z tego tytułu, jest dla rodzica prowadzącego działalność gospodarczą kosztem uzyskania przychodów.

Także przepisy ZUS stosuje się do takiej umowy zlecenia analogicznie jak dla osoby obcej. Oznacza to, że trzeba zapłacić składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Najprawdopodobniej, bo jeśli np. córka jest studentką, to składki ZUS są dla niej dobrowolne.

Także podatnik, który posiada tylko jeden samochód osobowy, może uznać, że wykorzystywał go będzie wyłącznie na potrzeby firmy. W tym celu wystarczy, że wpisze go do ewidencji (wykazu) środków trwałych. Oczywiście musi wówczas liczyć się z tym, że jeśli urząd skarbowy potrafi udowodnić, iż pojazd był wykorzystywany do celów prywatnych, może to spowodować bardzo przykre konsekwencje. Ale dopiero wtedy. W żadnym przypadku urzędnik nie ma prawa z góry zakładać, że skoro podatnik jest właścicielem tylko jednego samochodu osobowego, to na pewno będzie go wykorzystywał także do celów prywatnych.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą jako osoby fizyczne często użytkują samochody, które jednocześnie wykorzystywane są do celów prywatnych. Rozliczanie wydatków związanych z takimi pojazdami powoduje wiele problemów podatkowych, zwłaszcza gdy jest to samochód osobowy - i to jedyny samochód stanowiący własność podatnika. Wiele urzędów skarbowych uznaje wówczas, że podatnik może wliczać w koszty wydatki związane z tym pojazdem jedynie za pośrednictwem ewidencji pojazdów.

Taka interpretacja, pozbawiająca podatnika prawa wyboru sposobu rozliczania w koszty pojazdu, nie ma jednak oparcia na gruncie ustawowych przepisów podatkowych. Żaden przepis bowiem nie nakazuje podatnikowi takiego zachowania. Wręcz przeciwnie, gdy rzecz idzie o naliczanie wydatków w koszty, podatnik ma niemal pełną swobodę wrzucania tam wszelkich kwot, o ile tylko w odpowiednim przepisie (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) nie są one wykluczone z katalogu kosztów. Ponadto podatnik musi tylko wykazać istnienie związku między wydatkiem zaliczanym w koszty a prowadzoną działalności gospodarczą.

Żaden racjonalny podatnik dysponujący tylko jednym samochodem osobowym nie zdecyduje się na rozliczanie go na zasadzie samochodu całkowicie służbowego, jeśli tylko dopuszczałby możliwość wykorzystywania go do celów osobistych. Ingerencja urzędów skarbowych niejako na zapas jest więc nie tylko bezpodstawna, ale i nieracjonalna.

Trzeba jednak pamiętać o kilku uwarunkowaniach. Po pierwsze - nie dotyczy to właściciela firmy, gdyż zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie jest kosztem uzyskania przychodów wartość jego pracy i związanych z tym pochodnych wydatków, takich jak np. koszty posiłków.

Inaczej rzecz się ma z pracownikami. Zgodnie z art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są m.in. wartość napojów bezalkoholowych oraz posiłków wydawanych pracownikom do spożycia wyłącznie w czasie wykonywania pracy, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu.

Wynika z tego jednoznacznie, że takie posiłki muszą być fizycznie wydawane w czasie wykonywania pracy (a więc np. regulamin pracy powinien przewidywać przerwę na takie posiłki). W żadnym przypadku natomiast nie są wolne od podatku ewentualne ekwiwalenty za takie posiłki (np. należne pracownikowi, gdy przebywa na urlopie).

Jeśli opisane wyżej zasady zostaną naruszone, albo pracodawca funduje pracownikom posiłki w innej formie, to w konsekwencji wydatki na ten cel stanowią dla niego koszt uzyskania przychodu, ale u pracownika podlegają opodatkowaniu - na zasadach przewidzianych dla innych świadczeń rzeczowych wynikających ze stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca jest tutaj płatnikiem zobowiązanym do potrącenia zaliczki na podatek oraz do uwzględnienia tego rodzaju przychodu (jego pieniężnej wartości) w PIT-11 wydawanym na koniec roku podatkowego. Co oznacza, że podatnik ostatecznie płaci od tego rodzaju świadczenia podatek według skali podatkowej (uwzględniając oczywiście uprzednio potrącone zaliczki).

Choć osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą przypomina nieco dwa w jednym - czyli z jednej strony jest pracodawcą, a z drugiej pracownikiem, to na gruncie prawa podatkowego pracodawcą jest tylko wówczas, gdy zatrudnia inne osoby na podstawie umowy o pracę, a pracownikiem, gdy sama (np. dodatkowo poza działalnością gospodarczą) ma umowę o pracę; w tym drugim przypadku zresztą podatkowe konsekwencje bycia pracownikiem dotyczą wyłącznie rozliczania się z fiskusem z dochodów osiągniętych ze źródła dochody z umowy o pracę, a nie dochody z działalności gospodarczej'.

Dlatego osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i niezatrudniająca pracowników nie ma prawa do wliczania w koszty wydatków takich, jak np. zakup napojów chłodzących czy środków czystości. Według fiskusa (a potwierdza to orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego i Sądu Najwyższego) tego rodzaju wydatki służą zaspokojeniu potrzeb osobistych podatnika i nie mogą być z tej racji uznawane za koszt uzyskania przychodu.

Tak naprawdę w stosunku do osób prowadzących działalność gospodarczą przepisy pracownicze mają zastosowanie przez analogię tylko w przypadku rozliczania służbowych wyjazdów - krajowych i zagranicznych (i to także z tą różnicą, że w przypadku przedsiębiorcy działającego jako osoba fizyczna wszystkie wydatki delegacyjne z wyjątkiem diet muszą mieć pokrycie w udokumentowanych rachunkami wydatkach), a to dlatego, że ustawodawca wyraźnie pozwala w ustawie podatkowej na skorzystanie z odpowiednich przepisów prawa pracy.

Podobnie jak przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jako osoba fizyczna nie może uznać za koszt uzyskania przychodów wartości pracy własnej, małżonka oraz niepełnoletnich dzieci, tak też nie może za taki koszt uznać ani wartości kapitału, który wniesie on lub żona do swojej firmy na sfinansowanie tej działalności, ani kosztów obsługi takiego kapitału. I to zarówno wtedy, gdy chce ponieść konkretne wydatki inwestycyjne, by dzięki temu w przyszłości mieć większe dochody, większe zyski i tym samym płacić większe podatki, jak i wówczas, gdy taki kapitał wniesiony być musi, bo np. z działalności są straty lub dochody na tyle niskie, że nie wystarczą one na pokrycie obowiązkowych zobowiązań - podatków czy składek ZUS.

Natomiast za koszt uzyskania przychodów uznać można wydatki związane z obsługą kredytów zaciągniętych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wynika z tego, że w takiej sytuacji racjonalnie działający przedsiębiorca powinien tak ustawić swoją działalność, aby wszelkie wydatki finansować w sposób następujący. W pierwszej kolejności z przychodów przed opodatkowaniem. W drugiej kolejności - gdy danego wydatku nie można w całości sfinansować z przychodu (bo np. przepisy o kosztach uzyskania przychodów limitują taką możliwość; ma to miejsce np. przy inwestycjach), powinien sięgnąć po kredyt bankowy.

Można także zasilić firmę, korzystając z pożyczek od osób trzecich, w tym pożyczek prywatnych; odsetki zapłacone pożyczkodawcy stanowić bowiem mogą koszt uzyskania przychodów dokładnie na takich samych zasadach jak koszty obsługi kredytu bankowego. Dopiero zaś w ostateczności, gdy nie ma innej możliwości, przedsiębiorca powinien sięgać do własnego lub rodzinnego portfela.