Jak rozliczać dojazdy do miejsca pracy

Dojazdy do miejsca pracy to codzienność praktycznie każdego pracownika. W zależności od sposobu dotarcia do pracy i jego finansowania - opłacanie biletów przez pracownika lub firmę - różne będą konsekwencje podatkowe.

Przy rozliczaniu dojazdów do pracy można mówić o powstaniu przychodu ze stosunku pracy oraz rozliczaniu wydatków na dojazdy w kosztach podatkowych.

Zacznijmy naszą analizę od sytuacji, gdy może dojść do powstania przychodu po stronie pracownika. Z takim przypadkiem możemy mieć do czynienia, gdy pracodawca organizuje dojazd do pracy pracownikom własnym transportem.

W interpretacjach podatkowych urzędnicy podkreślają, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Posiadanie przez pracownika wyłącznie zaświadczenia o wysokości faktycznie poniesionych wydatków nie stanowi przesłanki uprawniającej do zastosowania faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodu. W rocznym rozliczeniu koszty w faktycznej wysokości mogą być zastosowane wyłącznie na podstawie imiennych biletów okresowych.

Zaświadczenie z zakładu pracy stanowi jedynie załącznik do tych biletów. Podatnik - posiadając łącznie okresowe bilety imienne oraz zaświadczenie o wysokości poniesionych wydatków - może zastosować koszty faktycznie poniesione.

Są to w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

● jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

● jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,

● jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,

● w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Użyty zwrot "w szczególności" oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia, a więc każda forma przysporzenia majątkowego (tzn. zarówno pieniężna, jak i niepieniężna) mająca swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy. A zatem wszystko, co pracownik otrzymuje od swojego pracodawcy - o ile nie stanowi dochodu zwolnionego od podatku lub dochodu, od którego został zaniechany pobór podatku - podlega opodatkowaniu jako przychód.

Dochodem ze stosunku pracy jest również wartość zindywidualizowanego świadczenia w postaci dowozu pracownika do pracy, jak i z pracy na koszt pracodawcy. Według fiskusa pracownik otrzymuje konkretną korzyść finansową w postaci możliwości skorzystania z oferowanego przez pracodawcę transportu, co powoduje u niego przysporzenie w majątku w postaci możliwości korzystania z usług, za które nie zapłacił.

Gdy głównym celem organizacji akcji marketingowej była reklama pojazdów i innych towarów oferowanych przez spółkę, tj. zachęcenie do nabywania towarów przez ich prezentację, przekazywanie informacji o zaletach stosowanych technologii, ich wpływie na cechy produktu finalnego itp., i jeśli możliwość uczestniczenia w tym spotkaniu nie została ograniczona do grupy wyselekcjonowanych podmiotów, ale stanowiła szerzej dostępną formę prezentacji, można uznać, że miała ona charakter reklamowy. Wydatki związane z jej organizacją w postaci poczęstunku (obiadu) dla kontrahentów mogą wówczas zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile zapewnienie poczęstunku stanowi przejaw gościnności niewykraczający poza główny cel spotkania, tj. reklamę produktów (towarów) spółki. Podobnie koszty zakwaterowania i pełnego wyżywienia kontrahentów można uznać za koszty podatkowe, jeżeli ich poniesienie służyło realizacji celów reklamowych i było konieczne z uwagi na charakter i czas trwania organizowanego spotkania.

Gdy możliwość uczestniczenia w zwiedzaniu fabryki miała tylko wąska grupa wyselekcjonowanych przez spółkę podmiotów i jeśli spotkanie to zostało przygotowywane z myślą o budowaniu relacji z tymi kontrahentami, koszty ich wyżywienia i zakwaterowania mają charakter reprezentacyjny i podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów.

Urzędnicy skarbowi nie zgadzają się też z poglądami firm, że opłata zryczałtowana ponoszona za dowóz pracowników do firmy powoduje, że nie jest możliwe ustalenie przychodu u konkretnego pracownika.

O powstaniu obowiązku podatkowego po stronie podatnika nie decyduje, to ile razy pracownik faktycznie skorzystał z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy (np. w ramach umowy z przewoźnikiem), ale sam fakt otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci możliwości korzystania z danej usługi (np. wykupionej u przewoźnika).

Pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie w miesiącu, za który wnioskodawca wykupił przewóz w środkach transportu. Sposób rozliczenia usługi z przewoźnikiem nie może być podstawą odstąpienia od ustalenia przychodu po stronie pracownika. Pracodawca doskonale wie, komu udziela świadczenia w postaci dowozu do pracy i z pracy, zna bowiem swoich pracowników z imienia i nazwiska i wie, którzy wyrażają chęć skorzystania z dowozu do pracy. Gdy pracodawca wykupuje usługę u przewoźnika dla określonej grupy pracowników, wartość uzyskanego nieodpłatnego świadczenia przez danego podwładnego stanowić będzie wartość wykupionej przez pracodawcę usługi, w tym wartość ustalona przez podzielenie faktycznie poniesionych kosztów na liczbę pracowników, którym zapewniono dowóz do pracy. W momencie wykupu usługi znana będzie kwota do zapłaty za jednego pracownika albo łączna (globalna) kwota do zapłaty.

Spółka jako płatnik ma obowiązek doliczenia wartości świadczeń opłaconych za pracownika do wynagrodzenia wypłacanego w danym miesiącu oraz obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na PIT.

Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

● wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,

● nie mogą przekroczyć łącznie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,

● wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,

● nie mogą przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Koszty przelotów oraz pobytu w hotelach pokrywane ze środków spółki za udziałowca, który jest zarazem jedynym członkiem zarządu - prezesem, będą stanowiły przychód, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o PIT, otrzymywany przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych. Przychód ten jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ustawy o PIT, będzie wolny od podatku dochodowego do wysokości określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej. Jednak jeżeli należności wypłacone przez spółkę będą wyższe od limitów określonych w rozporządzeniu, to nadwyżki ponad te limity podlegać będą opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Zatem koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy podatnik może przyjąć w wysokości faktycznie poniesionych, gdy spełnione są następujące przesłanki:

● wydatki dotyczą dojazdu do zakładu pracy lub zakładów środkami transportu wskazanymi w tym przepisie,

● zostały faktycznie poniesione przez podatnika i są wyższe od określonych ustawowo,

● zostały udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Wartość nieodpłatnego świadczenia otrzymanego przez pracownika w postaci zapewnienia dowozu do pracy stanowi jego przychód ze stosunku pracy

● - to karteczka, kartonik będący dokumentem uprawniającym do czegoś jej posiadacza albo nabywcę.

● to określający imię i nazwisko (to znaczy odpowiednią osobę); zawierający spis nazwisk.

● to obejmujący pewien okres; dotyczący danego okresu.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).