Przedsiębiorcy na samozatrudnieniu mogą uwzględniać koszty podatkowe

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeśli rozpoczynamy prowadzenie samodzielnej działalności gospodarczej, bardzo często możliwe i ekonomicznie uzasadnione jest wykonywanie jej w domu lub mieszkaniu stanowiącym miejsce zamieszkania przedsiębiorcy - osoby fizycznej.

Wawrzyniec Sawa, kierownik oddziału podatku dochodowego Izby Skarbowej w Lublinie, podkreśla, że z uwagi na fakt, iż zazwyczaj tylko część danej nieruchomości jest przeznaczona na cele działalności gospodarczej, nie wszystkie wydatki związane z jej utrzymaniem będą stanowić koszty podatkowe. Za koszty uzyskania przychodów uznaje się bowiem - w myśl art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w ustawie.

- Do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki eksploatacyjne związane z bieżącym utrzymaniem pomieszczeń wykorzystywanych w całości wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, np. czynsz, opłaty za wodę, gaz, energię elektryczną, ogrzewanie, wywóz śmieci, ochronę itd. - wylicza Wawrzyniec Sawa.

Ekspert dodaje, że organy podatkowe akceptują praktykę, zgodnie z którą podatnicy ustalają procentowy wskaźnik udziału powierzchni wykorzystywanej na potrzeby działalności w ogólnej powierzchni domu lub mieszkania i stosują go do ustalenia części wydatków związanych z działalnością gospodarczą.

- Brak jest podstaw do uwzględnienia w takim wyliczeniu powierzchni pomieszczeń wykorzystywanych na potrzeby firmy tylko częściowo, a zatem przedpokoju, kuchni, łazienki (np. wyrok WSA z 26 maja 2004 r., sygn. akt SA/Sz 2194/02) - zastrzega Wawrzyniec Sawa.

Podkreśla także, że alternatywą dla przedstawionego sposobu ustalania wysokości kosztów może być opomiarowanie pomieszczeń przeznaczonych do celów działalności gospodarczej, co pozwoli ustalić rzeczywiste koszty.

Zgodnie z par. 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) wydatki związane z opłatami za energię elektryczną, wodę, gaz, wywóz nieczystości, telefon, w części przypadającej na działalność gospodarczą mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi, które powinny zawierać: datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatku; określenie przedmiotu operacji gospodarczej; wysokość wydatku.

- Dowód wewnętrzny stanowiący podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów sporządza się na podstawie dokumentu obejmującego całość opłat na te cele - podsumowuje Wawrzyniec Sawa.

W przypadku opodatkowania samozatrudnienia na ogólnych zasadach, tj. według skali podatkowej, przychody mogą być pomniejszone o koszty według zasad określonych w art. 22 ustawy o PIT. Eksperci z Izby Skarbowej w Olsztynie wskazują, że generalną zasadą jest, że można odliczyć tylko wydatki faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane. W przypadku wydatków związanych z używaniem prywatnego telefonu stacjonarnego lub komórkowego przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko wydatki na rozmowy służbowe.

- Aby zaliczyć te wydatki, powinien posiadać szczegółowy billing rozmów telefonicznych oraz dokonać opisu rozmów, z którego musi wynikać, że są to rozmowy służbowe. Nie może jednak zaliczyć do kosztów wydatków na abonament takiego telefonu, który jako opłata stała za możliwość korzystania z telefonu obciąża dysponenta numeru - podkreślają urzędnicy z olsztyńskiej izby.

Dodają, że inaczej będzie w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego działalność w mieszkaniu i używającego do tego celu telefonu stacjonarnego lub komórkowego, zarejestrowanego na swoją firmę. Wówczas podatnik może wydatki związane z rozmowami telefonicznymi oraz abonament zaliczyć do kosztów.

- W kwestii właściwego udokumentowania kosztów rozmów telefonicznych m.in. wypowiedział się NSA, który w wyroku z 13 sierpnia 2002 r. (sygn. akt III SA 750/01) wskazał, że przez właściwe udokumentowanie należy rozumieć wydatki ustalone na podstawie wydruków telefonicznych uzyskiwanych od operatora po upływie każdego miesiąca - przypominają eksperci z olsztyńskiej izby.

Kolejną formą samozatrudnienia jest działalność wykonywana osobiście. Obejmuje ona przychody z tytułu świadczenia usług na podstawie niektórych umów zlecenia i o dzieło oraz przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa i uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z prowadzenia zawodów sportowych. Specjaliści z olsztyńskiej izby wskazują, że koszty uzyskania z tych tytułów określa się w wysokości 20 proc. przychodu, natomiast z praw autorskich - w wysokości 50 proc. przychodu. Jeżeli jednak podatnik udowodni, że koszty były wyższe niż norma procentowa, przyjmuje się je w wysokości faktycznie poniesionej.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wykorzystująca w tej działalności lokal czy budynek mieszkalny stanowiący jej własność, współwłasność lub ograniczone prawo rzeczowe (m.in. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu), zgodnie z art. 22a-22o ustawy o PIT może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jego amortyzację. Jak podkreślają pracownicy Izby Skarbowej w Łodzi, amortyzacja, inaczej odpis amortyzacyjny, jest to sukcesywnie zaliczany do kosztów uzyskania przychodów wydatek poniesiony na nabycie lub wybudowanie tego lokalu, budynku, tj. środka trwałego. Roczny odpis amortyzacyjny wylicza się jako iloczyn wartości początkowej środka trwałego oraz stawki amortyzacyjnej.

Jak podkreśla łódzka izba, wartość początkową środka trwałego ustala się w:

1.) cenie nabycia - w razie nabycia w drodze kupna,

2.) koszcie wytworzenia - w razie wytworzenia we własnym zakresie,

3.) cenie rynkowej - w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób oraz w sytuacji gdy nie można ustalić ceny nabycia,

4.) ceny określonej przez biegłego - w sytuacji, gdy nie można ustalić kosztu wytworzenia,

5.) wartości uproszczonej, wyliczonej jako iloczyn metrów kwadratowych używanej przez właściciela powierzchni użytkowej budynku lub lokalu oraz kwoty 988 zł.

Jeżeli do prowadzenia działalności gospodarczej wykorzystywana jest tylko część lokalu czy budynku, wówczas odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej tej części.

- Gdy lokal czy budynek stanowi współwłasność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, wartość początkową dla obliczenia amortyzacji ustala się w takiej proporcji, w jakiej pozostaje udział tej osoby we własności tego środka trwałego - tłumaczą eksperci z łódzkiej izby.

Dodają, że zasada ta nie ma zastosowania do lokali, budynków stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że małżonkowie wykorzystują je w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie.

Jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą decyduje się na dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od wykorzystywanego w tym celu lokalu/budynku mieszkalnego, to obowiązana jest do wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych. Ewidencja taka powinna zawierać niezbędne informacje do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Urzędnicy z Izby Skarbowej w Łodzi podkreślają także, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

- Przed rozpoczęciem amortyzacji danego środka trwałego osoba prowadząca działalność gospodarczą dokonuje wyboru metody amortyzacji i stosuje ją do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego - stwierdzają specjaliści łódzkiej izby.

Dodają, że roczną stawkę amortyzacyjną dla budynków i lokali mieszkalnych można ustalić jako:

1.) stawkę z Wykazu stawek amortyzacyjnych, stanowiącego załącznik do ustawy o PIT - 1,5 proc.,

2.)podwyższoną stawkę z Wykazu stawek amortyzacyjnych, przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż: dla używanych w warunkach pogorszonych - 1,2 oraz w warunkach złych - 1,4,

3.) indywidualną stawkę amortyzacyjną dla używanych lub ulepszonych po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji - 10 proc. (10 lat),

4.) stawkę dla ograniczonego prawa rzeczowego - 2,5 proc. (z wyłączeniem sytuacji, gdy jego wartość początkowa jest ustalona w wartości uproszczonej, wówczas stawka amortyzacyjna wynosi 1,5 proc.).

Gdy prowadzona działalność gospodarcza opodatkowana jest według tzw. zasad ogólnych, określonych w ustawie o PIT, przy używaniu w tej działalności samochodu zasadnicze znaczenie będzie miało, czy samochód stanowi własność podatnika, czy jest to samochód osobowy czy inny, a także jego status w firmie, a mianowicie, czy jest środkiem trwałym ujętym w ewidencji czy też nie.

Specjaliści z Izby Skarbowej w Opolu podkreślają, że wydatki na nabycie samochodów wykorzystywanych na potrzeby działalności gospodarczej, które staną się majątkiem firmy przez wprowadzenie ich do ewidencji środków trwałych, mogą zostać zaliczone do kosztów w formie odpisów amortyzacyjnych dokonywanych wyłącznie zgodnie z przepisami podatkowymi.

- W przypadku samochodów osobowych do kosztów nie można zaliczyć odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej 20 tys. euro. Limit ten nie dotyczy samochodów innych niż osobowe (ciężarowych) - podają opolscy specjaliści.

Dodają, że wydatki związane z bieżącą eksploatacją samochodów zarówno osobowych, jak i pozostałych, takie jak zakup paliwa, wymiana oleju, naprawy, przeglądy techniczne, stanowią koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości, pod warunkiem udokumentowania ich poniesienia dowodami w postaci faktur, rachunków, umów.

Do kosztów - jak wymieniają urzędnicy z opolskiej izby - można również zaliczyć wydatki na ubezpieczenie samochodu, przy czym w odniesieniu do drogich samochodów osobowych wydatki te są ograniczone do wartości ubezpieczenia od tej części wartości samochodu, która nie przekracza 20 tys. euro.

- Wydatki na remont samochodu zalicza się do kosztów bez względu na ich wysokość, natomiast wydatki na ulepszenie powiększają wartość początkową pojazdu i zostaną zaliczone do kosztów tylko w postaci naliczonych od tej wartości odpisów amortyzacyjnych - argumentują specjaliści Izby w Opolu.

Według ekspertów z opolskiej izby, gdy przedsiębiorca będzie używał w działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy i nie wprowadzi go do majątku firmy przez ujęcie w ewidencji środków trwałych, to do kosztów będzie mógł zaliczyć tylko wartość poniesionych wydatków związanych ze zwykłym używaniem tego pojazdu dla celów działalności gospodarczej do wysokości określonego limitu. Do kosztów można zaliczyć faktycznie poniesione i odpowiednio udokumentowane (faktury, rachunki, umowy) wydatki jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów przejechanych dla potrzeb działalności i obowiązującej stawki za 1 kilometr przejazdu, określonej w odrębnych przepisach. Będą to wydatki na zakup paliwa, części zamiennych, naprawy, remonty, ubezpieczenie (ograniczone do części wartości pojazdu nieprzekraczającej 20 tys. euro).

- Dla celów wyliczenia limitu podatnik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu - podpowiadają pracownicy opolskiej izby skarbowej.

W przypadku używania przez przedsiębiorcę prywatnego samochodu ciężarowego, niestanowiącego środka trwałego, do kosztów podatkowych można zaliczyć wszystkie odpowiednio udokumentowane wydatki związane z bieżącą eksploatacją tego pojazdu dla celów działalności gospodarczej, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

- Zasady zaliczania do kosztów wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodów użytkowanych na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub użyczenia są takie same jak w przypadku używania samochodu własnego - podają nasi rozmówcy.

Gdy na podstawie wymienionych umów użytkowane są samochody ciężarowe, udokumentowane wydatki związane z ich bieżącą eksploatacją są zaliczane do kosztów bez ograniczeń i prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

- Do wydatków z tytułu używania samochodów osobowych na podstawie umów leasingu nie stosuje się ograniczeń wynikających z tzw. kilometrówki oraz ewidencji przebiegu pojazdu. Obowiązują tylko wymienione wyżej ograniczenia dotyczące wartości ubezpieczenia drogich pojazdów, których cena nabycia przekracza 20 tys. euro - konkludują pracownicy Izby Skarbowej w Opolu.

Samozatrudnienie wykonywane w formie działalności gospodarczej może być również opodatkowane ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową. W tych jednak przypadkach koszty uzyskania przychodu nie mają wpływu na wysokość podatku

● Niewpisanie samochodu do ewidencji środków trwałych spowoduje, że odpisy amortyzacyjne nie będą mogły być zaliczone do kosztów

● Brak ewidencji przebiegu pojazdu spowoduje, że wydatki z tytułu używania samochodu nie będą mogły zostać zaliczone do kosztów

● W przypadku użytkowania samochodów na podstawie umowy użyczenia powstaje u przedsiębiorcy przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl