Wydatki na okulary dla pracownika stanowią koszt dla firmy

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jak widać, przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy rozumiane są przez ustawodawcę bardzo szeroko. Są to zarówno świadczenia pieniężne (wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne), jak i wartość świadczeń niepieniężnych, w tym świadczeń nieodpłatnych. Stanowią one przychody bez względu na źródło ich finansowania oraz bez względu na to, czy ich wysokość była z góry przewidziana (np. w umowie o pracę), czy też nie. Przychodem pracownika są także świadczenia pieniężne ponoszone za niego przez pracodawcę.

Świadczenia zwolnione

Jednak stosownie do treści ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT).

Natomiast zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi nieodpłatne środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Pracownik musi więc otrzymać od pracodawcy środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami są tu zapisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973). Na ich podstawie pracodawca musi zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną. Musi też zapewnić okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Zatem jeśli pracownik otrzymał od lekarza medycyny pracy zaświadczenie o konieczności używania okularów podczas pracy przy monitorze, pracodawca jest zobligowany do zwrotu kosztów ich zakupu, a zwrócona pracownikowi kwota nie będzie podlegała opodatkowaniu.

Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe (zob. pismo naczelnika Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z 7 września 2005 r., nr II US.PB-I-415/40a/05).

Racjonalne uzasadnienie

Kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu, każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla osiągnięcia przychodu.

Spełnione kryteria

Niewątpliwie wydatki na okulary dla pracownika spełniają wskazane powyżej kryteria. Ponadto pracodawca ma nie prawo, a wręcz obowiązek ponieść ten wydatek. Zaświadczenie lekarza, które nakazuje wykorzystywanie przez pracownika w czasie pracy takich okularów, przesądza o konieczności ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Ponieważ opisane obowiązki są narzucone przez prawo, stanowią koszt podatkowy. Oczywiście przy założeniu, że wydatek będzie spełniał wszystkie kryteria uznania go za koszt.

Organy podatkowe również nie negują uznania wydatków na zakup okularów dla osób pracujących przy komputerach za koszt. Takie stanowisko zajął np. 7 czerwca 2005 r. naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w piśmie nr DP/P1/423-0049/05/AP.

@RY1@i02/2012/200/i02.2012.200.07100050c.802.jpg@RY2@

Rafał Styczyński, doradca podatkowy

Rafał Styczyński

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).