Opłata za łóżko w delegacji nie zawsze jest przychodem

Organy podatkowe i sądy stosują dość prostą wykładnię. Punktem wyjścia jest to, że noclegi w ramach podróży służbowych są wolne od podatku. Tym samym stanowią one przychód podatkowy - gdyby nie były przychodem, zwolnienie byłoby bezprzedmiotowe. W efekcie, jeżeli mamy do czynienia z noclegiem poza podróżą służbową, wciąż jest on przychodem, ale tym razem podlegającym opodatkowaniu.

Wyjazd służbowy

Definicję podróży służbowej (delegacji) można wyprowadzić z przepisów prawa pracy. Jest nią wyjazd pracownika:

1) na polecenie pracodawcy,

2) w celu wykonania zadania służbowego,

3) do miejscowości innej niż siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy.

I tu właśnie pojawia się problem. Handlowcy często podróżują po dużym obszarze, np. po całym kraju. W efekcie teren Polski to ich miejsce pracy, a więc każdy nocleg jest w miejscu pracy. Tym samym organy podatkowe i sądy zazwyczaj uznają, że taki nocleg stanowi przychód podatkowy pracownika.

Dyskusyjne jednak jest to, czy rzeczywiście pracownik uzyskuje w takim przypadku przychód i ewentualnie jaka jest wysokość tego przychodu.

In plus czy in minus

Organy podatkowe wychodzą z założenia, że dla pracownika wartość noclegu jest przychodem. Czy to podejście jest słuszne? Pracownik udaje się bowiem w podróż nie w celach prywatnych (w takim przypadku nocleg w hotelu niewątpliwie jest przychodem pracownika), tylko służbowo, realizując zadania nałożone na niego przez pracodawcę. Oczywiście pracownik będąc w hotelu, może uzyskać pewne korzyści (najczęściej sprowadzające się do mydełek hotelowych i igielników), ale są to korzyści, których nie da się ustalić, a poza tym ich wartość jest znikoma.

Dość łatwo jest natomiast wykazać, że pracownik wręcz ponosi stratę. Można bowiem przyjąć, że ma jakieś mieszkanie, za które płaci miesięczny czynsz. Czynsz miesięczny zaś (jak sama nazwa wskazuje) jest za miesiąc, a więc pracownik płaci także za dni (noce), kiedy nocuje w innym miejscu. Dochodzą do tego niedogodności związane z podróżą w postaci rozstania z rodziną, zmęczenia, dodatkowych kosztów (na wyjazdach wydaje się więcej chociażby na posiłki).

Świadczenie na rzecz zatrudnionego

W dużej mierze problem sprowadza się do tego, że w ustawie podatkowej brak jest wyraźnego zapisu, że przychodem może być wyłącznie przysporzenie majątkowe. Z przepisów wynika natomiast, że przychodem jest praktycznie każde świadczenie na rzecz pracownika, a noclegi zaliczane są do innych nieodpłatnych świadczeń. Z oczywistych względów żadne świadczenie ze stosunku pracy nie jest nieodpłatne - pracownik odpłaca się bowiem pracodawcy swoją pracą. Dlatego też "inne nieodpłatne świadczenia" należy interpretować raczej jako "świadczenia bez pobrania należności".

Organy podatkowe i sądy zazwyczaj pomijają to, czy pracownik uzyskał faktyczne przysporzenie majątkowe, skupiając się na tym, że skoro coś uzyskał, to musiał to być przychód (taka metoda zero-jedynkowa, niedopuszczająca jakichkolwiek stanów pośrednich).

Składek ZUS łatwo uniknąć

Uznając wartość noclegu za przychód pracownika, należy zapłacić od niego podatek i składki ZUS. Okazuje się jednak, że składek można łatwo uniknąć - wystarczy zapis w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub przepisach o wynagradzaniu wprowadzający odpłatność za nocleg, żeby jego wartość była wolna od składek ZUS.

Korzystne wyroki i interpretacje

● "Zapłata przez pracodawcę kosztu noclegu pracownika wykonującego swe obowiązki w miejscu określonym w umowie o pracę (poza siedzibą firmy oraz miejscem zamieszkania pracownika) stanowi racjonalny wydatek firmy związany z realizacją określonych celów gospodarczych. Wydatek ten ponoszony w interesie pracodawcy, stanowiący koszt działalności gospodarczej poniesiony w celu osiągnięcia przychodów firmy nie może być uznany za element przychodu pracownika. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do paradoksalnego wniosku, iż wartość związanych z obowiązkami pracownika wydatków pracodawcy w postaci m.in. materiałów biurowych, zużytego prądu, wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego itp. powinna być proporcjonalnie przypisywana do przychodów pracowników z tytułu stosunku pracy - jako nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracowników".

z 18 czerwca 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 2629/11

● "Zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych".

z 21 marca 2011 r., nr IPPB2/415-3/11-4/AS

@RY1@i02/2014/115/i02.2014.115.07100030b.802.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski

Paweł Ziółkowski

 dgp@infor.pl