Co robi osoba odpowiedzialna materialnie przy inwentaryzacji

Osoby odpowiedzialne materialnie (które podpisały umowy o materialnej odpowiedzialności lub współodpowiedzialności za powierzone im składniki mienia) nie powinny być członkami zespołów spisowych. Spis z natury jest przecież elementem kontrolnym mającym na celu m.in. ocenę pracy tych osób. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów wskazuje wprost, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
• niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Osoby odpowiedzialne materialnie powinny móc bezpośrednio obserwować prace zespołu spisowego. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury powinno wręcz zobowiązywać osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im składników. Jeżeli osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, to powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem.