Na co trzeba uważać, prowadząc ewidencje podatkowe

Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1,5 tys. zł. Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko pracownika; numer identyfikacji podatkowej pracownika; numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) pracownika; kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze; koszty uzyskania przychodu; potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych; dochód osiągnięty w danym miesiącu; dochód narastająco od początku roku; kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych; kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne określonej w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym; kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy; datę przekazania zaliczki.

Podatnik musi za każdy miesiąc wypełnić karty nie później niż do dnia 20 następnego miesiąca. Karty przychodów mogą być prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych. Na koniec każdego miesiąca, nie później jednak niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik musi sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc.

Par. 2 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (Dz.U. nr 219, poz. 1839).

Ewidencja pożyczek powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, imię i nazwisko pożyczkobiorcy, adres, datę udzielenia pożyczki, kwotę udzielonej pożyczki, wysokość umówionych odsetek w złotych, opis zastawionej rzeczy i jej wartość rynkową, termin zwrotu pożyczki wraz z odsetkami, datę i kwotę zwróconej pożyczki wraz z odsetkami, datę zwrotu zastawionej rzeczy, datę sprzedaży rzeczy i kwotę należną z tytułu tej sprzedaży, kwotę prowizji stanowiącej wartość spłaconych odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionej rzeczy a kwotą udzielonej pożyczki.

Par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego, na wniosek podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi podatkowej, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Podatnik musi złożyć wniosek o takie zwolnienie co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Par. 7 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinien zawierać co najmniej następujące dane: liczbę porządkową; datę nabycia; datę przyjęcia do używania; określenie dokumentu stwierdzającego nabycie; określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej; symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów; wartość początkową; stawkę amortyzacyjną; zaktualizowaną wartość początkową; datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Podatnik jest obowiązany zbroszurować wykaz i kolejno ponumerować jego karty.

Par. 14 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. nr 219, poz. 1836 z późn. zm.).

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów prowadzą:

● ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

● ewidencję wyposażenia.

Podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy są zobowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników. Z kolei podatnicy wykonujący:

● działalność kantorową - prowadzą również według zasad określonych w przepisach prawa dewizowego ewidencję wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej;

● działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenia lombardów) - są zobowiązani prowadzić również ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.

Par. 4 i 5 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub

2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Par. 12 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Ewidencja zatrudnienia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer wpisu; imię i nazwisko osoby zatrudnionej; numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) osoby zatrudnionej; numer identyfikacji podatkowej osoby zatrudnionej; datę rozpoczęcia i zakończenia przez tę osobę zatrudnienia; adnotacje o przerwach w zatrudnieniu.

Zapis dotyczący zatrudnienia danej osoby powinien być dokonany nie później niż przed rozpoczęciem zatrudnienia przez tę osobę. Podatnik jest zobowiązany zbroszurować ewidencję zatrudnienia i kolejno ponumerować jej karty.

Par. 2 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji zatrudnienia (Dz.U. nr 219, poz. 1838).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl