Jak zaewidencjonować dostęp do prenumeraty gazety online

W przypadku zakupu dostępu online do czasopisma na stronie internetowej mamy do czynienia z zakupem usług obcych. Wartość takiego dostępu należy więc zaksięgować w koszty zakupu usług, dotyczące kosztów działalności operacyjnej spółki na koncie zespołu 4 (lub 5, jeżeli spółka korzysta z tego typu kont).

Tak jak w przypadku prenumeraty papierowej rozliczenie będzie zależało od tego czy poniesiony koszt jest wartością istotną w skali działalności podmiotu. Należy jednak pamiętać, że i tę kwestię spółka powinna mieć uregulowaną w polityce/zasadach rachunkowości. Jeżeli wydatek na prenumeratę nie jest istotny (zgodnie z przyjętymi zasadami), płatność odnoszona jest bezpośrednio na konto kosztów. Jeżeli tak trzeba będzie to rozliczyć w czasie.

Takie postępowanie wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego. Przy czym nie ma znaczenia termin, w którym została dokonana zapłata.

W takiej sytuacji wydatki rozliczane będą za pomocą konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych.

Ważne jest to, że koszty prenumerat, które zostaną aktywowane dopiero w kolejnych okresach sprawozdawczych (np. gdy rozliczenie dotyczy przełomu lat 2013 i 2014), nie mają odzwierciedlenia w rachunku zysków i strat w okresie, w którym zostały poniesione. Natomiast wykazywane są w bilansie jako krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

PRZYKŁAD

Faktura

Spółka zakupiła prenumeratę czasopisma specjalistycznego online na czwarty kwartał 2013 roku. W październiku otrzymała fakturę na 1620 zł brutto.

@RY1@i02/2013/204/i02.2013.204.00800010b.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Wpłata środków na konto kontrahenta - 1620 zł

2. Otrzymanie faktury VAT - 1620 zł

a) wartość netto - 1500 zł

b) VAT - 120 zł

3. Odniesienie prenumeraty:

a) w koszty - 1500 zł

b) do rozliczeń międzyokresowych - 1500 zł

4. Odpis miesięczny (1500/12) - 125 zł

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).