Katalog dowodów księgowych dla pkpir został poszerzony

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (dalej: pkpir) dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

W paragrafie 12 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) określono katalog dowodów księgowych, które są podstawą zapisów w pkpir. Obok w tabeli zamieszczono wykaz dowodów księgowych przed i po zmianie.

Nazewnictwo

Od 1 stycznia br. wprowadzono zmiany w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.; dalej: rozporządzenie fakturowe). W związku z tym trzeba też było te zmiany przenieść do kolejnego rozporządzenia. Poszerzono i zaktualizowano katalog, wprowadzając poprawki w dokumentach VAT. Obecnie dowodami są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Chodzi tu właśnie o przepisy rozporządzenia fakturowego i faktury uproszczone, dokumenty korygujące fakturę (tj. faktury korygujące oraz noty korygujące), jak również dokumenty uznane za fakturę na podstawie par. 17 i 18 rozporządzenia fakturowego.

W uzasadnieniu do projektu zmian w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia pkpir czytamy, że chodzi w tym o m.in. rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), wystawiane przez podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni; bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami; dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi oraz dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku.

Uzupełnienie

Ustawa z 30 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342) wprowadziła od początku tego roku nowy art. 24d w ustawie o PIT. Nałożono w nim na podatników podatku dochodowego korektę kosztów w przypadku nieuregulowania przez nich zobowiązań w terminie. Katalog uzupełniono więc o dowody księgowe sporządzane przez podatnika w celu dokonania prawidłowego zapisu w księdze na okoliczność zmniejszenia albo zwiększenia kosztów podatkowych. Określono jednocześnie niezbędne dane, jakie dowody te powinny zawierać, żeby zapisy w księdze były rzetelne. Dowody te będą sporządzane zarówno na okoliczność zmniejszenia kosztów podatkowych (zwiększenia przychodów), jak i zwiększenia kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z przepisami art. 24d ustawy o PIT. [przykład]

Warto pamiętać, że zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 24d ustawy o PIT, dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Bez zmian

Zgodnie z paragrafem 13 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane (o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2).

W razie błędu

Są dwie możliwości poprawienia stwierdzonych błędów w zapisach. Poprawia się je przez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki, lub

2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Z kolei błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

Zasad tych nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli:
1) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub	1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne (dalej: faktury), wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
1a) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów), zawierające co najmniej: a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów), b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym, c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody), d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
1b) dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów), zawierające co najmniej: a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów, b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym, c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów, d) wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów, e) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2) inne dowody, wymienione w par. 13 i 14, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych	2) inne dowody, wymienione w par. 13 i 14, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.	- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

PRZYKŁAD

Wcześniej w nowym brzmieniu

Jeżeli w okresie od 1 stycznia do 11 maja 2013 r. podatnik zmniejszał koszty uzyskania przychodów (zwiększał przychody) lub zwiększał koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 24d ustawy o PIT, a operacji nie wykazał w księdze w tym okresie, to powinien wpisać je we właściwej kolumnie w maju. W kolumnie "Uwagi" należy wskazać pozycję księgi, w której zaewidencjonowano koszty uzyskania przychodów. Kwoty zmniejszające koszty uzyskania przychodów należy wpisać ze znakiem minus (-) albo kolorem czerwonym. Księgę uznaje się za niewadliwą także w przypadku, gdy przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, czyli 11 maja br., zapisy w księdze dokonywane były na podstawie faktur, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w nowym brzmieniu (patrz tabela). Zasady te stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia pkpir z zastosowaniem technik informatycznych.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 30 kwietnia 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 551). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).