Jak ująć w księgach wyprawkę szkolną dla ucznia

Pracownikom, którzy złożą wnioski, finansujemy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wyprawki dla ich dzieci. Wartość takiego świadczenia to 500 zł. Pracownicy mają wybór: albo otrzymują 500 zł przelewem na konto, albo zaznaczają na liście, co im kupić. Łączna wartość zakupów to 500 zł, ale pracownik może dopłacić różnicę, jeśli zaznaczy zakupy za wyższą kwotę. Zdarza się to często, bo oferta dostawcy jest bardzo atrakcyjna. Jak te wydatki rozliczyć i ująć w księgach?

W przypadku finansowania wyprawek szkolnych dla uczniów z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) należy pamiętać, iż nakłady na te wyprawki nie są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów. Są one zmniejszeniem środków ZFŚS. Kosztami, w tym podatkowymi, były uprzednio dokonywane odpisy na fundusz świadczeń socjalnych. Wynika to wprost z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT, w których ustawodawca wyłączył z kosztów podatkowych wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (z wyjątkiem, który w omawianym temacie jest nieistotny). W przypadku tworzenia ZFŚS kosztem podatkowym są bowiem odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, o ile ich równowartość została wpłacona na rachunek funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT).

Zwolnione do 380 zł

Zaznaczyć należy, iż świadczenia otrzymane przez pracowników podlegają z zasady opodatkowaniu. W przypadku świadczeń finansowanych z ZFŚS mogą one korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, jeśli są spełnione warunki wymienione w tym przepisie. Przede wszystkim ze zwolnienia mogą korzystać tylko świadczenia rzeczowe i pieniężne do kwoty nieprzekraczającej w ciągu roku 380 zł. W sytuacji przekroczenia tej kwoty należy je opodatkować. Świadczenia w formie bonów, talonów czy innych znaków podlegają w całości opodatkowaniu.

Jeśli świadczenia są finansowane z ZFŚS, to nie stanowią one podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Zwolnienie to przysługuje bez ograniczenia kwotowego. Nie można jednak z niego skorzystać, jeśli zapomogi zostaną przyznane po równo każdemu pracownikowi, bez zróżnicowania wartości udzielonej pomocy.

Na kontach

Księgowania związane z sytuacjami opisanymi w pytaniu będą zatem następujące. Pracodawca przeznacza 500 zł na wyprawkę - do wypłaty pracownikowi: strona Wn konta - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta - Inne rozrachunki z pracownikami. Samą wypłatę na wyprawkę dziecka pracownika trzeba ująć: Wn konta - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta - Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. [przykład 1]

Fakturę za zakupy artykułów szkolnych przeznaczonych na wyprawkę ujmuje się po stronie Wn konta - Rozliczenie zakupu i stronie Ma konta - Rozrachunki z dostawcami. Po wydaniu artykułów pracownikowi wprowadza się zapisy po stronie Wn konta - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, po stronie Wn konta - Inne rozrachunki z pracownikami i strona Ma konta - Rozliczenie zakupu. Zaś zwrot przez pracownika nadwyżki ponad 500 zł ujmuje się po stronie Wn konta - Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, strona Ma konta - Inne rozrachunki z pracownikami. Samą zapłatę dostawcy za artykuły szkolne ewidencjonuje się: strona Wn konta - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta - Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. [przykład 2]

Pozostały jeszcze do zaewidencjonowania kwestie podatkowe. Zatem naliczenie podatku dochodowego w przypadku świadczenia pieniężnego, jeśli jest to kolejne świadczenie, jakie otrzymał pracownik w tym roku: strona Wn konta - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta - Rozrachunki z urzędem skarbowym. Natomiast naliczenie podatku dochodowego od świadczenia rzeczowego (lub pienieżnego) przy założeniu, iż jest to pierwsze świadczenie finansowane z ZFSS w roku kalendarzowym, ujmujemy: strona Wn konta Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rozrachunki z urzędem skarbowym.

Zapomogi

W pytaniu wskazano, iż zakup wyprawek jest świadczeniem socjalnym. Podkreślić należy, iż pracodawca może udzielić także takiej pomocy w formie zapomogi. Przyznanie pracownikom zapomogi na wyprawkę szkolną dla dziecka powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Dodatkowo powinno być związane ze zdarzeniem losowym. Jest to konieczne, aby uniknąć opodatkowania i oskładkowania takich zapomóg. Wypłacona zapomoga może pochodzić ze środków ZFŚS, jak i ze środków obrotowych. W przypadku finansowania jej ze środków funduszu przyznanie oraz wypłatę zapomogi można ująć w następujący sposób:

1. PK - przyznanie zapomogi: strona Wn konta - ZFŚS, strona Ma konta - Inne rozrachunki z pracownikami;

2. WB - przelew przyznanej zapomogi na rachunek bankowy pracownika: strona Wn konta - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta - Rachunek bankowy ZFŚS.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (a tym samym na pozostałe ubezpieczenia społeczne, tj. chorobowe i wypadkowe) wyłączone są zapomogi losowe, ale tylko te, które zostały wypłacone w przypadku: klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Takie zwolnienie ze składek wynika z par. 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W konsekwencji tego typu wypłaty nie stanowią też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zapomogi wypłacane pracownikom w takich okolicznościach korzystają ze zwolnienia składkowego bez ograniczenia kwotowego.

Zapomogi udzielane i wypłacane pracownikom korzystają ze zwolnienia od podatku do wysokości 2280 zł w roku podatkowym w przypadkach i na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT. Przy czym zwolnione z podatku dochodowego w ramach tego limitu są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Nie ma przy tym znaczenia źródło ich finansowania. Stąd, jeżeli zapomogi spełniają kryteria wskazane w analizowanym przepisie, nie podlegają opodatkowaniu bez względu na to, czy zostały wypłacone ze środków obrotowych pracodawcy, czy też zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

PRZYKŁAD 1

Wypłata

Pracownik złożył wniosek o sfinansowanie wyprawki dla dziecka z ZFŚS. Zgodnie z regulaminem ZFŚS wartość takiego świadczenia to 500 zł i pracownicy otrzymują je przelewem na konto. Jest to pierwsze świadczenie finansowane z ZFŚS w roku kalendarzowym.

@RY1@i02/2014/178/i02.2014.178.00800030e.803.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Przeznaczenie kwoty 500 zł na wyprawkę - do wypłaty pracownikowi;

2. WB wypłata kwoty 500 zł na wyprawkę dziecka pracownika;

3. Naliczenie podatku dochodowego od świadczenia przy założeniu, iż jest to pierwsze świadczenie finansowane z ZFSS w roku kalendarzowym w kwocie 23 zł [(500 zł - 380 zł)*0,19 = 22,80, czyli 23 zł].

PRZYKŁAD 2

Zakup u dostawcy

Pracownik złożył wniosek o sfinansowanie wyprawki dla dziecka z ZFŚS. Zgodnie z regulaminem ZFŚS wartość takiego świadczenia to 500 zł. Pracownicy mają wybór: albo otrzymują je przelewem na konto, albo zaznaczają na liście, co im kupić. Pracownik wybrał drugą opcję. Łączna wartość zakupów to 500 zł. Pracownik może dopłacić różnicę, jeśli zaznaczy zakupy za wyższą kwotę. Pracownik zaznaczył zakupy za 600 zł i musi zwrócić różnicę 100 zł. Jest to jego kolejne świadczenie z ZFŚS.

@RY1@i02/2014/178/i02.2014.178.00800030e.804.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zakupy artykułów szkolnych przeznaczonych na wyprawkę 600 zł;

2. Wydanie artykułów pracownikowi w kwocie 600 zł;

3. Zwrot przez pracownika nadwyżki ponad kwotę 500 zł, czyli kwoty 100 zł;

4. Wb zapłata dostawcy za artykuły szkolne kwoty 600 zł;

5. Naliczenie podatku dochodowego w przypadku świadczenia pieniężnego - jest to kolejne świadczenie, jakie otrzymał pracownik w tym roku - kwota 95 zł (500 zł x 0,19 zł = 95 zł).

Katarzyna Trzpioła

Katedra Finansów i Rachunkowości UW

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).