Kiedy firma nie powinna rozliczyć faktury

Obowiązujące przepisy nie zabraniają osobom fizycznym prowadzenia własnej działalności, będąc jednocześnie zatrudnionymi na umowę o pracę. Pracownik może zatem prowadzić dodatkowo własną działalność, jednak jej zakres nie powinien pokrywać się z czynnościami, jakie wykonuje na podstawie zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę.

Ustawa o VAT wskazuje, że podatnikami tego podatku są m.in. osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Natomiast art. 15 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT określa czynności, których nie uznaje się za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą. Są to czynności wykonywane przez osoby fizyczne będące pracownikami, za które w rozumieniu art. 12 ust. 4 ustawy o PIT uważa się osoby pozostające w stosunku służbowym, stosunku pracy itp. Zatem podatnikami są jedynie przedsiębiorcy działający bez stosunku podporządkowania wykonujący samodzielnie (niezależnie) w dowolnym miejscu działalność gospodarczą. Wyłączenie to nie ma zastosowania w stosunku do tej sfery aktywności gospodarczej pracownika, którą realizuje on poza stosunkiem zatrudnienia jako pracownik (interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kaliszu z 25 czerwca 2004 r., nr PP/443-58/13/04).

Tym samym na czynności należące do obowiązków pracownika wynikających z zawartego stosunku pracy pracownik nie może wystawiać faktur w ramach własnej działalności. Realizacja delegacji, nawet przy wykorzystaniu własnego samochodu, wynika ze stosunku pracy, zatem należy do jego obowiązków pracowniczych. Pracownik może korzystać z prywatnego samochodu podczas delegacji, o ile pracodawca wydał na to zgodę. Z kolei sama delegacja powinna być rozliczona w oparciu o rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Dowód ten powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko pracownika, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Do rozliczenia takiej podróży należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające wydatki. Mogą to być poniesione przez pracownika koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej udokumentowane fakturami, rachunkami wystawionymi na firmę czy biletami komunikacyjnymi. Mogą to być również inne udokumentowane koszty podróży służbowej zaakceptowane przez pracodawcę. Udokumentowania nie wymagają diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. Korzystając z własnego samochodu podczas podróży, pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, którą powinien dołączyć do rozliczenia podróży.

Reasumując, nie można rozliczyć faktury wystawionej przez pracownika dokumentującej wydatki podróży służbowej, bowiem odbywanie tych podróży związane jest z łączącym oba podmiotu stosunkiem pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Krzysztof Biernacki

doradca podatkowy