Jak udokumentować zakup poprzez serwis aukcyjny

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn.zm.) podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji w zakresie sposobu dokumentowania transakcji uwzględnianych przy obliczeniu podstawy opodatkowania odsyłają do odrębnych regulacji. A tymi odrębnymi przepisami jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Jej przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych w art. 21.

Zauważyć należy, iż art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. Jednak ust. 1a tego artykułu mówi, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 (a więc także podpisu osoby, od której przyjęto składniki aktywów) i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Jeśli zatem zgodnie z art. 661 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121) istnieje możliwość zawierania umów poprzez złożenie oferty i jej potwierdzenie w formie elektronicznej, to znaczy, iż jest w przypadku tak zawartej transakcji możliwość zaniechania umieszczenia podpisu. Zakup towarów od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, za pośrednictwem internetowego serwisu aukcyjnego, udokumentowany rachunkiem sporządzonym i podpisanym przez pracownika spółki z o.o. jest wystarczający do ujęcia tej transakcji w księgach, jeśli załączone do niego zostaną dowody źródłowe. Dowodami źródłowymi są wydruki z systemu sprzedaży serwisu X, dokumenty potwierdzenia przelewu zapłaty za towar lub wydruk potwierdzenia dokonania transakcji z usługi PayU albo potwierdzenia zapłaty za przesyłkę pobrania oraz regulamin serwisu. Taki dowód księgowy, który będzie właściwy do dokumentowania kosztu dla potrzeb rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych,

Zauważyć warto, iż w orzecznictwie sądów administracyjnych przyjęta została wykładnia, że dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, niespełniające wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego - Ośrodek Zamiejscowy w Łodzi z 12 czerwca 2003 r., sygn. akt. I SA/Łd 332/2002). Także NSA (wyrok z 13 marca 2001 r., sygn. akt III SA 68/2000) stanął na stanowisku, że ustawy o podatku dochodowym nie określają, w jaki sposób powinny być dokumentowane koszty, a ustawa o rachunkowości ma tu tylko posiłkowe znaczenie. Nie można, zatem przyjąć, że dowody księgowe dla celów podatkowych muszą literalnie wypełniać wszystkie przesłanki ważności wskazane w ustawie o rachunkowości.

Dr Katarzyna Trzpioła

Katedra Rachunkowości i Finansów UW

Podstawa prawna

Ustawa 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).