Jak ująć wartość wynagrodzenia wypłaconego w następnym roku

Terminowo wypłacane wynagrodzenia pracodawcy mogą zaliczyć w ciężar kosztów podatkowych już w miesiącu, za który są należne. Wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownika tych należności muszą nastąpić w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego obie strony.

Również składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem podatkowym w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Pierwszą zasadę stosują pracodawcy, którzy wynagrodzenia ze stosunku pracy wypłacają w miesiącu, za który są one należne (np. w ostatnim dniu miesiąca którego dotyczą). Drugą ci, którzy wypłacają wynagrodzenia ze stosunku pracy po zakończeniu miesiąca.

Gdy wynagrodzenia za dany miesiąc terminowo są wypłacane (postawione do dyspozycji) w miesiącu następującym po miesiącu, za który są należne, możliwość memoriałowego rozliczenia składek ZUS (w części finansowanej przez pracodawcę) w kosztach podatkowych jest uzależniona od tego, czy zostaną zapłacone o miesiąc wcześniej, niż przewiduje to ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (nie później niż do 15. dnia tego miesiąca).

Wynagrodzenia należne za grudzień 2014 r. wypłacone w styczniu 2015 r. wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. h "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu wynagrodzeń".

Składki ZUS - zarówno obciążające pracodawcę, jak i pracowników - oraz zaliczki na podatek dochodowy naliczone od wynagrodzeń za grudzień 2014 r. wypłacanych w styczniu 2015 r. nie stanowią na dzień bilansowy wymagalnych prawnie zobowiązań. Mają charakter przyszłych zobowiązań, dlatego wykazuje się je w pasywach bilansu w pozycji B.I.3. "Pozostałe rezerwy krótkoterminowe". Niemniej jednak, jeśli nie zniekształca to obrazu sytuacji finansowej jednostki, a przyjęta zasada będzie stosowana przez jednostkę w sposób ciągły, to zobowiązania takie można wykazać w pasywach bilansu w pozycji B.III.2. lit. g "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń".

PRZYKŁAD

Zgodnie z regulaminem

Spółka wypłaca wynagrodzenia zgodnie z zapisem w regulaminie wynagradzania, tj. do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenia za grudzień 2014 r. zostały wypłacone w terminie, 10 stycznia 2015 r. W tym przypadku wartość wynagrodzeń będzie kosztem zarówno w rachunkowości, jak i w podatku dochodowym za 2014 r. Należy je ująć:

● Wn konto Wynagrodzenia - koszty stanowiące KUP,

● Ma konto Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń.

Składki ZUS obciążające pracodawcę w księgach rachunkowych będą stanowiły koszt 2014 r. Natomiast podatkowo będą mogły być uznane za koszt 2014 r., jeśli zostały przekazane na konta ZUS do 15 stycznia 2015 r. W przeciwnym wypadku będą już stanowiły koszty uzyskania przychodów 2015 r.

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).