Jak rozliczyć w księgach kradzież środków finansowych zgromadzonych na rachunku bankowym

Każda jednostka powinna w należyty sposób dbać o zabezpieczenie majątku. Okazuje się jednak, że czasem mimo zachowania należytej staranności dochodzi do nadużyć i kradzieży u klientów biur rachunkowych. Coraz częściej dotyczy to też środków zgromadzonych na rachunkach bankowych. Pojawiają się wtedy wątpliwości, jak takie zdarzenia rozliczyć w księgach rachunkowych klienta. W większości przypadków procedura ich wyjaśniania jest żmudna i długotrwała oraz wymaga uwzględnienia wielu okoliczności. Przy czym na potrzeby rachunkowości najczęściej skutki kradzieży majątku jednostki są ujmowane jako pozostałe koszty operacyjne jednostki albo jako roszczenia, jeśli uda się wskazać osobę/osoby, które przyczyniły się do powstania straty w majątku. Co ważne, w przypadku zaistnienia takiego zdarzenia o znacznej wartości należy o tym fakcie poinformować też w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego, sporządzanej według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. Taką kradzież należy wskazać jako zdarzenie trudne do przewidzenia, mające miejsce poza działalnością operacyjną jednostki gospodarczej i nieodnoszące się do ogólnego ryzyka prowadzenia przez przedsiębiorstwo jego działalności.

Zbadanie okoliczności

W każdym przypadku jednostka, w tym klient biura, jest zobligowana do zbadania wszelkich okoliczności, które towarzyszyły powstaniu ubytku w majątku. Czasem jest to bardzo trudne, szczególnie w przypadku coraz częstszych kradzieży za pomocą cudzej tożsamości czy fałszywych e-maili [przykład 1]. Należy podkreślić, że wszystkie jednostki oraz biura rachunkowe je obsługujące powinny korzystać z legalnego systemu operacyjnego, do którego producent regularnie dostarcza aktualizacje, a system informatyczny powinien być zabezpieczony na bieżąco aktualizowanym programem antywirusowym. Trzeba też dokonywać bieżącego skanowania swoich komputerów na obecność wirusów, szkodliwego oprogramowania oraz innych zagrożeń. Nie wolno instalować oprogramowania z nieznanych źródeł.