Inwentaryzacja w pytaniach i odpowiedziach

Przed przystąpieniem do spisywania należy sprawdzić, czy kierownik inwentaryzowanej placówki sporządził i przekazał do komórki księgowości wszystkie niezbędne dowody księgowe, które mają wpływ na stan księgowy składników majątku objętego inwentaryzacją. Wszystkie potrzebne materiały i dokumenty powinny być wcześniej zakupione lub wydrukowane w odpowiedniej ilości. Ułatwieniem będzie wyposażenie pól spisowych w urządzenia pomiarowe. Rozpoczęcie spisu z natury zazwyczaj poprzedza wydanie zespołom spisowym odpowiedniej liczby opieczętowanych i ponumerowanych arkuszy spisowych, materiałów biurowych i pomocy technicznych (np. kalkulatorów, taśm mierniczych, wag). W tym roku z uwagi na pandemię istnieje ryzyko zachorowania podczas przeprowadzania spisu z natury. Dlatego trzeba też dopilnować, aby były zachowane podstawowe zasady ostrożności i zachowany odpowiedni dystans – członkowie zespołu spisowego powinni więc mieć zapewnione i wydane maseczki, przyłbice, rękawiczki, środki dezynfekcji. Przy czym termin rozpoczęcia spisu warto przełożyć, jeśli na terenie jednostki były przypadki koronawirusa. Trzeba też pamiętać o informatycznym wspomaganiu inwentaryzacji i obecnie ze względu na zagrożenie zarażeniem warto je zastosować. Stanowisko KSR wskazuje, że takie wspomaganie może polegać m.in. na elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej (przede wszystkim arkuszy spisowych), a także korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych (w szczególności zapewniającego bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych). Spis może usprawnić użycie mobilnych urządzeń, np. skanerów, ale pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów odpowiednimi kodami identyfikującymi. Generalnie inwentaryzację drogą spisu z natury w całości wspomaganą informatycznie przeprowadza się z zachowaniem zasad dla spisu. Wtedy przed przystąpieniem do niego niezbędne jest uzgodnienie danych zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową) i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów. Uzgodnienie dotyczy symboli (indeksów) składników, np. zapasów, jednostek miary i ewentualnie opisu ich cech oraz lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu. Zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie. Stany i kody (oznaczenia) identyfikujące składniki zapasów są automatycznie zapisywane w pamięci skanerów, przy czym zespół spisowy nie ma możliwości modyfikowania tych zapisów.

Jak wygląda oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych