Jak rozliczać diety zagraniczne

ekspert w DLA Piper Wiater

Firmy wysyłające pracowników w podróże służbowe za granicę w praktyce mierzą się z trudnościami w obliczaniu swoich kosztów uzyskania przychodów.

Diety oraz wydatki związane z odbywaniem przez pracownika podróży służbowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów pracodawcy, pod warunkiem że jest zachowany związek tych wydatków z osiągniętymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i wydatki te nie zostały wprost w ustawie wyłączone z kosztów.

Zasadniczy problem dotyczy sposobu przeliczania kosztów w walutach obcych, a konkretnie, jaki i z którego dnia kurs waluty należy stosować przy rozliczaniu delegacji zagranicznych. Dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto dany koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

W przypadku gdy to pracownik bezpośrednio ponosi wydatki związane z odbywaną podróżą służbową, ustalenie całości kosztów związanych z podróżą służbową następuje nie wcześniej niż po jej zakończeniu, a najczęściej dopiero po przedłożeniu przez pracownika odpowiednich dokumentów rozliczeniowych. W konsekwencji zaksięgowanie kosztu podróży służbowej (łącznie z należną dietą) nastąpi w dniu rozliczenia delegacji pracownika. Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu określonego w sposób przedstawiony powyżej będzie właściwym do przeliczenia wysokości kosztów uzyskania przychodów.

Gdy pracownik podczas podróży służbowej posługiwał się korporacyjną kartą kredytową (finansował z niej niezbędne wydatki), wówczas dla pracodawcy kosztem będzie faktyczna kwota obciążająca kartę.

Gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w walucie w poczet podróży służbowej, znów kluczowym dniem będzie dzień rozliczenia delegacji przez pracownika (dzień, w którym pracownik dokonuje rozliczenia zaliczki).

Wydatki sfinansowane z zaliczki pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w kwocie wynikającej z przeliczenia wydatku po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji/zaliczki (tj. zaksięgowania dokumentu rozliczenia delegacji). Ta sama reguła znajduje zastosowanie w przypadku diety za podróż służbową.

Dodatkowo firma jest zobowiązana do rozliczenia różnic kursowych wynikających z różnicy między wartością faktycznych wydatków przeliczonych po faktycznie zastosowanym kursie, według którego pracodawca pozyskał walutę na wypłatę pracownikowi zaliczki, a wartością tychże wydatków przeliczoną według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej (przy stosowaniu tzw. podatkowej metody rozliczania różnic kursowych).

W odniesieniu do kwoty zaliczki w walucie zwracanej przez pracownika, różnice kursowe nie powstają.

Gdy zaliczka nie wystarczyła na pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową (w tym diet), kwotę w walucie do wypłaty pracownikowi przeliczyć należy po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (zaliczki).