Jak wypełniać księgę i ewidencje

Nie ma przeszkód, by wystawić jeden dowód wewnętrzny dokumentujący koszty operacji bankowych z całego miesiąca i na jego podstawie dokonać jednego wpisu do księgi. Wówczas załącznikiem do takiego dowodu powinny być noty bankowe potwierdzające dokonane operacje albo np. jedno wystawione przez bank zestawienie takich operacji.

Można jednak wpisywać do księgi jako oddzielne wydarzenia gospodarcze także poszczególne operacje. Podstawę do wpisu może stanowić dokument bankowy, jeśli tylko spełnia kryteria pozwalające zakwalifikować go jako dowód księgowy. W przeciwnym przypadku trzeba wystawić dowód wewnętrzny, do którego taki dokument bankowy będzie tylko załącznikiem.

Jeśli opłata za parkowanie związana jest z korzystaniem z samochodu do celów prowadzonej działalności, uznajemy ją za koszt na dwa sposoby. Bezpośrednio - w przypadku samochodu wpisanego do ewidencji środków trwałych. Pośrednio - gdy wykorzystywany jest samochód prywatny niewprowadzony do ewidencji. Wówczas koszt ten księgujemy w ewidencji przebiegu pojazdu. W księdze przychodów jest on uwzględniany w miesięcznej kwocie ryczałtu.

Dotyczy to nie tylko opłat miesięcznych, ale także jednorazowych, pod warunkiem że są one odpowiednio udokumentowane. Jeśli nie jest to faktura lub rachunek, ale paragon lub bilet z parkometru, trzeba go potraktować jako załącznik do dowodu wewnętrznego sporządzonego na okoliczność takiego wydatku. Dopiero taki dowód wewnętrzny stanowi podstawę do dokonania wpisu po stronie kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jeśli zaś mamy tylko pokwitowanie z automatu, dodatkowo trzeba wystawić dowód wewnętrzny i na jego podstawie dokonać wpisu do księgi. Kwit parkometrowy jest wówczas załącznikiem do dowodu wewnętrznego.

Taki stan wynika z treści dwóch różnych przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów. Jeden z nich ustanawia zasadę, iż na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). A drugi zezwala, by za pomocą takiego dowodu wewnętrznego dokumentować wydatki związane z parkowaniem samochodu, w sytuacji gdy są one poparte biletem z parkometru, kuponem czy biletem jednorazowym, załączając go do sporządzonego dowodu.

Oczywiście, jeśli chce wliczać w koszty wydatki na środki trwałe. Ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zakłada się od momentu, w którym do działalności gospodarczej zacznie się wykorzystywać takie składniki majątku firmy. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie takiej ewidencji jest niezbędne do rozliczania amortyzacji w koszty prowadzonej działalności gospodarczej albo osiąganych przychodów z najmu opodatkowanych na zasadach ogólnych. W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dalej dowodami przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi - w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.

Osoba, która prowadzi prywatną praktykę i zatrudnia inne osoby na umowę o pracę lub w formie umów cywilnych, związane z tym wydatki ewidencjonuje w księdze przychodów. Jednak w innej kolumnie księguje się wydatki na płace, a w innej na składki ZUS.

Kolumna 12 księgi przychodów i rozchodów jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców. Wpisu dokonuje się zazwyczaj na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie. Możliwe jest też księgowanie na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Natomiast w kolumnie 13, która jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12) wpisuje się m.in. składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.

Kolumnę zaktualizowana wartość początkowa w ewidencji środków trwałych wypełniamy tylko wówczas, gdy w roku podatkowym, dla którego prowadzona jest ewidencja, zajdzie potrzeba zaktualizowania wartości początkowej.

Generalnie obowiązek zaktualizowania wartości początkowej środka trwałego zachodzi w trzech przypadkach: nastąpiło ulepszenie lub rozbudowa środka trwałego, a suma wydatków poniesionych na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł, nastąpiło trwałe odłączenia od danego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej albo gdy podatnik stosuje degresywną metodę amortyzacji i w związku z tym na początku kolejnego roku aktualizuje wartość początkową, od której nalicza amortyzację.

Druga to zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych. Tę cześć ewidencji wypełnia się. Trzeba przy tym pamiętać, że w konsekwencji zaktualizowania wartości początkowej środka trwałego zachodzi potrzeba wypełnienia także drugiej kolumny ewidencji środków trwałych - zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych.

Wszystkie opłaty, które ponosimy (z tytułu np. porto na poczcie, w banku itp.) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, stanowią koszt. Księgujemy je w rubryce 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie faktur, rachunków. Ale także i innych dowodów. Pod pewnymi warunkami. Dowody opłat pocztowych i bankowych, podobnie jak wszelkie takie dowody, muszą zawierać co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty oraz przedmiotu operacji gospodarczej i jego wartości oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych. Ponadto - podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oraz oznaczenie numerem lub w inny sposób, umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Koszty wszystkich operacji, które osoba uzyskująca dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej wykonuje za pośrednictwem firmowego konta bankowego, są kosztem uzyskania przychodu. Odsetki naliczone na takim koncie trzeba opodatkować jak dochód z działalności.

Takie koszty to zarówno stała opłata za prowadzenie rachunku pobierana przez bank, jak i opłaty za przelewy, wpłaty itp. Księgujemy je w kolumnie pozostałe wydatki podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie not bankowych, które bank wystawia po dokonaniu każdej operacji.

Najwygodniej jest wystawić jeden dowód wewnętrzny dokumentujący koszty operacji bankowych z całego miesiąca i na jego podstawie dokonać jednego wpisu do księgi. Wówczas załącznikiem do takiego dowodu powinny być noty bankowe potwierdzające dokonane operacje albo np. jedno wystawione przez bank zestawienie takich operacji.

Można jednak wpisywać do księgi jako oddzielne wydarzenia gospodarcze także poszczególne operacje. Podstawę do wpisu może stanowić dokument bankowy, jeśli tylko spełnia kryteria pozwalające zakwalifikować go jako dowód księgowy. W przeciwnym przypadku trzeba wystawić dowód wewnętrzny, do którego taki dokument bankowy będzie tylko załącznikiem.

Co do zasady, zgodnie z art. 23 ustawy o PIT, nie można uznać za koszt uzyskania przychodu ani kapitałów własnych, ani pochodzących z kredytu lub pożyczki. Nie ma natomiast przeszkód, by w koszty zaliczyć wszystkie odsetki od takich kredytów lub pożyczek. Ewidencjonujemy je także w kol. 13 księgi przychodów.

W przypadku kont podmiotów gospodarczych odsetki od zgromadzonych na koncie kwot są zazwyczaj niewielkie, ale w określonych terminach (rocznych, kwartalnych, a ostatnio także miesięcznych) następuje ich kapitalizacja. Wówczas taką kwotę odsetek księgujemy w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostały przychód).