Sprawność podjętych działań pozwoli na zamknięcie ksiąg na początku stycznia

W praktyce przedsiębiorstwa mogą dokonać pewnych czynności, które zdecydowanie usprawnią prace związane z przygotowaniem sprawozdania finansowego. Oczywiście nie jest to katalog obowiązkowy ani tym bardziej katalog zamknięty.

Po pierwsze, warto zorganizować proces zamknięcia ksiąg w postaci zarządzenia, precyzującego, do kiedy pewne czynności i dokumenty powinny być przygotowane i kto jest odpowiedzialny za ich przygotowanie, weryfikację i wprowadzenie do ksiąg.

Po drugie, właściwym jest przeanalizowanie odpowiednio wcześnie, jakie koszty dotyczące zamykanego roku zostaną zafakturowane w roku następnym i należy odpowiednio ująć te koszty jako rezerwy. Analiza taka mogłaby być dokonana na podstawie doświadczenia z poprzednich lat, jak również na podstawie analizy zawartych umów. Pomocne byłoby również wystosowanie zarządzenia do kierowników poszczególnych działów, by pisemnie zadeklarowali własne oszacowania kosztów usług/zakupów, które zostały już zrealizowane lub są w toku realizacji a nie zostały jeszcze zafakturowane.

W następnej kolejności niezwykle pomocne jest określenie granicznej daty wprowadzania dokumentów kosztowych. Po tym terminie należy tworzyć jedynie rezerwy lub rozliczenia międzyokresowe bierne.

Po czwarte, należy poprosić kierowników poszczególnych działów o przeanalizowanie potrzeby dokonania zakupów części/materiałów/usług w grudniu oraz rozważeniem dokonania takich zakupów/zamówień w listopadzie, tak by, np. jasno ustalić, że po dniu np. 15 grudnia nikt nie dokonywał dalszych znaczących zakupów, powodujących konieczność oczekiwania na fakturę kosztową.

Po piąte warto sprawdzić z odpowiednim wyprzedzeniem czy występują przesłanki wskazujące na możliwą utratę wartości środków trwałych. Jeżeli istnieją przesłanki, wówczas warto od razu przystąpić do budowania modelu finansowego dla potrzeb przeprowadzenia testu na utratę wartości. Dodatkowo powinno się ustalić z odpowiednim wyprzedzeniem np. w listopadzie kto (sama spółka czy eksperci zewnętrzni) i kiedy przeprowadzi aktualizację wyceny wartości godziwej (instrumenty finansowe lub nieruchomości inwestycyjne).

Kolejne czynności to wysłanie listów/e-maili do dostawców, z prośbą o zafakturowanie wszystkich kwot dostaw do np. 15 grudnia; wysłanie potwierdzeń sald rozrachunków na 30 listopada (lub nawet 31 października); zorganizowanie pracy działu rachuby płac tak, by lista płac była gotowa do ujęcia w księgach jeszcze w grudniu lub w pierwszych dniach stycznia; przygotowanie wszelkiego typu jednorazowych księgowań (np. amortyzacja) odpowiednio wcześniej; przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zapasów jeszcze w listopadzie; dokonanie analizy zapasów zalegających i niepełnowartościowych, odpisów aktualizacyjnych należności itp. z odpowiednim wyprzedzeniem - tak, by możliwa była ich szybka aktualizacja w grudniu; zaprzestanie wysyłki i sprzedaży (o ile to możliwe) wyrobów gotowych, towarów, materiałów po np. 28 grudnia.

Agnieszka Pieróg

biegły rewident, menedżer w dziale Audytu Deloitte